Monetra Oy hankintapalvelut ilmoittaa perustavansa dynaamisen hankintajärjestelmän viestinnän ja markkinoinnin palveluista hankinnassa mukana oleville asiakkailleen (jatkossa myös tilaaja) tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Dynaaminen hankintajärjestelmä on perustettaessa jaettu seuraaviin osiin:
1. Audiovisuaaliset palvelut
2. Strategiset kumppanuudet / brändityö
3. Viestintätoimistot/viestintäpalvelut
4. Markkinointiviestintäpalvelut
5. Sosiaalinen media.
Tarkemmat kuvaukset on esitetty ryhmien kuvauksissa.
Ryhmä 1 pitää sisällään audiovisuaaliset palvelut seuraavilta mm. osa-alueilta:
— Videotuotanto mm.
— — ilmakuvaus
— — esittelyvideot
— — tapahtumakuvaus / kevyt ENG-tuotanto
— — mainostuotanto
— — versiointi
— Valokuvaus mm.
— — ilmakuvaus
— — arkkitehtuuri- ja maisemakuvaus
— — mainoskuvaus
— — henkilökuvaus
— — tapahtumakuvaus
— — dokumentaarinen kuvaus
— — tilannekuvaus
— Äänituotanto mm.
— — radiomainos
— — ääniteos.
Dynaamisen hankintajärjestelmän aikana tilaaja valitsee palveluntuottajan tai -tuottajat tapauskohtaisesti tarjouspyynnöissä ilmoitetun mukaisesti. Toimeksiannot/tilaukset sisältävät valokuvia ja/tai videosisältöjä ja/tai äänituotantoja tilaajan tarpeen mukaisesti (esim. tapahtumataltiointi, mainosvideon tai -valokuvan toteutus, yksittäisen valokuvan oikeuksien hankinta, radiomainos tai äänimaisema näyttelytilaan). Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia markkinointi- ja viestintävaatimuksia sekä teknisiä laatuvaatimuksia.
Tilaaja valitsee aina tapauskohtaisesti tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti palveluntuottajan (still-kuvaus/videokuvaus/äänituotanto). Palveluntuottajat toteuttavat heille osoitettua tehtävää yhteistyössä tilaajan markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijoiden kanssa.
Ryhmä 2 pitää sisällään strategisen markkinoinnin yhteistyökumppanuuksia.
Dynaamisen hankintajärjestelmän aikana tilaaja hankkii tapauskohtaisesti itselleen palveluntuottajan, jonka tulee toimia viestinnän ja markkinoinnin ammattilaisten työparina tekemällä tulevaisuutta ennakoivaa, proaktiivista ja tiivistä yhteistyötä aina suunnittelusta ja konseptoinnista toteutukseen sekä raportointiin saakka. Tapauskohtaisesti kilpailutuksella valittu palveluntuottaja tulee tekemään yhteistyötä osana tilaajan kumppaniverkostoa, johon kuuluu muun muassa muut kilpailutetut viestintä- ja mainostoimistot sekä yritysyhteistyökumppanit.
Palveluntuottajan tulee tarvittaessa olla lähellä, koska strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää avainhenkilöiden läsnäoloa.
Palveluntuottajalla tulee kuitenkin olla valmius matkustaa tilaajan määrittelemällä tavalla ja ajankohtina tilaajan tiloihin. Matkustamisesta aiheutuvien kustannusten tulee aina sisältyä palveluntuottajan kilpailutuksen yhteydessä tilaajalle esittämiin hintoihin.
Palveluntuottajan tulee käydä vähintään yhden (1) kerran kuussa (tai muussa tilaajan määrittelemässä ajassa) tilaajan luona tapaamassa ja keskustelemassa meneillään olevista sekä mahdollisista tulevista asioista.
Palveluntuottajalta halutaan tilaajan tasolla strategisesti merkittävien viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suunnittelua ja toteutusta, joiden sisällöt määräytyvät vuosi- ja toimintasuunnitelmista, jotka tehdään yhteistyössä esim. yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan.
Kilpailutuksessa määritellyn sopimuskauden aikana halutaan ostaa strategisen tason kumppanuutta ja sparrausta. Oman tekemisen osuus määritellään toimenpidekohtaisesti suunnitelmia tehtäessä.
Palveluntuottaja kilpailutetaan tilaajakohtaisesti ja sopimus tullaan tekemään yhden (1) palveluntuottajan kanssa tarjouspyynnössä kulloinkin tarkemmin määritellyllä tavalla pitemmäksi ajaksi (esim. 1–3 vuotta). Mikäli tilaaja kokee, ettei yhteistyö strategisen kumppanin kanssa toimi (esim. brändikäsikirjan mukainen toteuttaminen tms.), voi tilaaja perustellusta syystä irtisanoa sopimuksen kolmen (3) kk:n irtisanomisajalla ja kilpailuttaa sopimuksen uudelleen.
Tarjoajan tulee nimetä aina tarjouspyynnössä pyydetyn mukaisesti avainhenkilöt/-tiimi, joka hoitaa sopimusta kokonaisuudessaan (projektinjohtaja, sisällöntuottaja/copy, AD). Vastuutiimin tulee koostua tilaajan ilmoittaman mukaisesti esim. projektipäälliköstä, joka hoitaa yhteydenpidon asiakkaaseen sekä luovaa työtä tekevistä henkilöistä (ml. vähintään graafinen suunnittelu, sisällöntuottaja ja digitaalisen median asiantuntija). Strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää avainhenkilöiden fyysistä läsnäoloa.
Mikäli tilaaja tarvitsee palveluntuotantoa esim. Some-ryhmästä, tilaajalla on oikeus määritellä, onko kyseessä strateginen hankinta, jolloin hankinta tehdään strategisen kumppanin kautta. Jos tilaaja katsoo palvelun operatiiviseksi, hankinta kilpailutetaan ko. ryhmän palveluntuottajien kesken.
Ryhmä 3 pitää sisällään kansalliset ja kansainväliset viestintäpalvelut.
Sopimuskauden aikana halutaan mm. seuraavia palveluita:
— Kansalliset viestintäpalvelut
— — projektinjohto
— — projektien ja kampanjoiden koordinointi
— — kokonaissuunnittelu ja toteutus
— — mediayhteydet, lehdistötilaisuuksien ja mediavierailujen järjestäminen
— — tiedotteiden ja erilaisten viestintämateriaalien tuottaminen ja jakelu, mm. lehtiartikkelit, whitepaperit, messujulkisuus, web-tekstit ja kampanjat
— — PR-, yhteiskunta- ja vaikuttajaviestintä
— — kriisiviestintä
— Kansainväliset viestintäpalvelut
— — projektinjohto
— — projektien ja kampanjoiden koordinointi
— — kokonaissuunnittelu ja toteutus
— — mediayhteydet, lehdistötilaisuuksien ja mediavierailujen järjestäminen
— — tiedotteiden ja erilaisten viestintämateriaalien tuottaminen ja jakelu, mm. lehtiartikkelit, whitepaperit, messujulkisuus, web-tekstit ja kampanjat
— — PR- ja vaikuttajaviestintä
— — kriisiviestintä.
Dynaamisen hankintajärjestelmän aikana määritellään tapauskohtaisesti kilpailutuksissa, mitä palveluja halutaan. Tilaaja määrittelee tapauskohtaisesti tarjouspyynnössä, mitä toimintoja tehdään itse ja mitä ostetaan palveluntuottajalta. Valitun palveluntuottajan tulee toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan tarjouspyyntöön asettamia vaatimuksia.
Ryhmä 4 pitää sisällään ketterät ja nopeat markkinointiviestinnän palvelut mm. seuraavilta osa-alueilta:
— Graafinen suunnittelu
— Sisältösuunnittelu ja tekstityöt (copy writing)
— Verkkosivujen suunnittelu ja toteutus
— Digimarkkinointi osana markkinointipalveluja (esim. applikaatiot, analytiikka, hakusanamainonta ja -optimointi, bannerimainonta, kampanjoiden arviointi)
— Kampanjasuunnittelu
— Sosiaalinen media osana markkinointipalveluja
— Muu markkinointipalvelu.
Dynaamisen hankintajärjestelmän aikana tilaaja hankkii tapauskohtaisesti valittavalta palveluntuottajalta tai -tuottajilta toimeksiannoilla tai tilauksilla graafista suunnittelua, sisältösuunnittelua, verkkosivujen suunnittelua sekä kampanjasuunnittelua tarpeensa mukaisesti. Tekeminen voi olla luonteeltaan yksittäisten toimenpiteiden toteutusta (esim. esite), jatkuvaa tuotantoa tai ajallisesti rajatumpien kampanjoiden suunnittelua ja toteutusta. Tilaaja valitsee kilpailutuksissa aina tapauskohtaisesti hankinnan luonteen mukaisen palveluntuottajan (esim. graafisen suunnittelun toimeksiannoissa graafisen suunnittelun osaajan). Valitut palveluntuottajat toteuttavat niille osoitettuja tehtäviä yhteistyössä tilaajan markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijoiden kanssa.
Tilaaja tekee toimeksiannon kilpailutuksissa ilmoitetun tarpeensa mukaisesti, ja palveluntuottaja toteuttaa tilatut palvelut sovitussa aikataulussa, noudattaen tilaajan asettamia markkinointi- ja viestintävaatimuksia sekä teknisiä ja muita laatuvaatimuksia.
Ryhmä 5 pitää sisällään sosiaalisen median suunnitelman laatimisen yhdessä tilaajan kanssa, sosiaalisen median konsultoinnin ja sparrauksen, sisällöntuotannon sosiaalisen median eri kanaviin ja sosiaalisen median kampanjoiden suunnittelun, toteuttamisen ja raportoinnin.
Palveluntuottamiseen kuuluu mm.:
— Digitaalisen näkyvyyden strategia osaksi tilaajan markkinointiviestintästrategiaa
— Sosiaalisen median suunnitelman ja ohjeistuksien laatiminen yhdessä tilaajan kanssa sekä suunnitelmaan liittyvät konsultoinnit
— Yhteisömanagerin tehtävät
— Sosiaalisen median sisältösuunnitelma ja sisältöjen tuottaminen eri kanaviin (ml. kuvat, somevideot ja live-lähetykset)
— Jatkuva sisällöntuotanto tai ajallisesti rajatumpien kampanjoiden suunnittelu, toteutus ja arviointi
— Sparraus kaupungin omille viestinnän asiantuntijoille somen hyödyntämisessä ja käytössä, muun muassa sosiaalisen median suunnitelman laadinta ja mittaaminen
— Sosiaalisen median koulutukset
— Konsultointitapaamiset, joissa tutustutaan palveluntuottajan johdolla edellisten kuukausien tuloksiin ja ideoidaan uusia sisältöjä
— Seuranta ja raportointi sekä tavoiteasetanta (kokonaisuutena ja kampanjakohtaisesti)
— Sosiaalisen median kampanja- ja tuotanto-/tapahtumakohtaiset ohjeistukset.
Dynaamisen hankintajärjestelmän aikana tapauskohtaisesti valituilta sosiaalisen median palveluntuottajilta odotetaan osaamista verkkoviestinnän monipuolisessa kehittämisessä (ml. luovuus, visuaalisuus ja asiakaskokemuksen kehittäminen).
Palveluntuottajan tiimissä tulee olla osaamista erilaisten verkkosisältöjen (mm. tekstipäivitykset, laajemmat jutut ja artikkelit, valokuvat ja some-videot) tuottamisesta eri kanaviin (mm. sosiaalisen median eri kanavat, verkkosivut ja verkkojulkaisut) ja mittaamisesta. Tiimin pitää pystyä tuottamaan visuaalisia ja tekstipainotteisia sisältöjä, joissa huomioidaan sosiaalisen median eri kanavien tekniset ja sisällölliset erityispiirteet. Tiimissä tulee olla myös kokemusta sosiaalisen median kouluttamisesta.
Palveluiden tulee olla tilaajan käytettävissä ympäri vuoden, mukaan lukien kesä- ja loma-ajat sekä tarvittaessa myös kellon ympäri (esim. tapahtumia järjestetään kesä/loma-aikoina). Some-kumppanin läsnäolo on välttämätöntä, ja matkakulut kuuluvat sopimuksen hintaan / tarjottuihin hintoihin.
Ryhmän sisällä voidaan kilpailuttaa some-kumppani esim. pitemmälle ajalle (esim. kolme (3) vuotta) tilaajakohtaisesti tai yksittäisiä kertaluonteisia toimenpiteitä tai jotain siltä väliltä. Tarkemmat kuvaukset tarpeesta on kuvattu aina kilpailutuskohtaisesti.