Hankintayksikkönä toimii Innovaatiorahoituskeskus Tekes. Tekes kilpailuttaa tämän hankinnan Business Finland Oy:ksi 1.1.2018 yhdistyville Tekesille ja Finpro Oy:lle.
Tekes kilpailuttaa uuden henkilöstöhallinnon järjestelmän ohjelmistopalveluna (Software as a Service eli SaaS-palvelu), joka koostuu kahdesta osa-alueesta:
1. Palkanlaskentapalvelu implementointeineen
2. HR-järjestelmä palveluna implementointeineen
Tavoiteaikataulu HR-järjestelmä- ja palkanlaskentapalvelun aloittamiselle on 1.4.2018. Käyttöönottoaikataulua tarkennetaan tarvittaessa hankintaprosessin aikana. Käyttöönotto voidaan tehdä vaiheittain siten, että palvelu ja siihen liittyvät järjestelmät otetaan käyttöön toiminnallinen osa-alue kerrallaan erikseen sovittavan aikataulun mukaan tai että jompikumpi organisaatioista ottaa järjestelmän käyttöön ensin.
Tekesillä ei 1.1.2018 lukien ole käytössä HR-järjestelmää ja palkanmaksupalvelu tullaan tarvittaessa hankkimaan väliaikaisella järjestelyllä alkuvuoden ajan.HR-ratkaisulla tulee voida hoitaa vähintään henkilöstön perustietojen ylläpito, organisaatiotietojen hallinta, työsopimusten ja työsuhteen hallinta sekä rekrytointi. Järjestelmä toimii henkilötietojen osalta HR-master -tietokantana. HR-järjestelmästä tulee pystyä tuottamaan raportteja monipuolisesti sekä siirtämään tietoja tarvittaessa Exceliin.
Hankittavan palkanlaskentapalvelun tulee tukea vähintään kaikkia lakisääteisiä palkanlaskennan prosesseja Suomessa, esimerkiksi palkanlaskennan perustiedot, palkka-ajot, palkanmaksatus, palkanlaskennan jälkeiset toimenpiteet sekä palkanlaskentaan liittyvä raportointi sekä arkistointi.
HR-järjestelmän käyttökielenä tulee olla englanti ja optiona suomi. Palkanlaskentapalvelun kielenä on suomi.
Ajanhallintaan liittyvät prosessit pitää pystyä hoitamaan joko HR- tai palkanlaskentajärjestelmässä, toimittajan tarjoamasta kokonaisuudesta riippuen. Ajanhallinnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä työajan, lomien ja poissaolojen hallintaa. Työntekijöiden tulee voida hallita edellä mainittuja tietoja sähköisesti itsepalvelutoimintona. Lisäksi työntekijöiden tulee voida kohdentaa tehtyä työaikaa seurantakohteille. Kohdennettujen työaikatietojen tulisi olla siirrettävissä taloushallinnon järjestelmään, joka on tällä hetkellä Microsoft Dynamics NAV 2017.
Lisäksi erikseen sovittavalla aikataululla voidaan myöhemmässä vaiheessa ottaa käyttöön esimerkiksi osaamisenhallinnan, osaamisenjohtamisen, ura- ja seuraajasuunnittelun sekä suorituksenjohtamisen toiminnollisuuksia. Myös henkilöstön työsuhdeneuvonta voidaan hankkia valitulta palveluntarjoajalta.