Przedmiotem zamówienia jest zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania PROW na lata 2014–2020 odbywającej się w terminie 27 – 28 maja 2015 r.
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji
i Promocji projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych
z realizacją projektu:
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
1) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań Biura,
2) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny,
3) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zapewni co najmniej:
1. Nabór uczestników.
Wykonawca zapewni nabór uczestników projektu minimalnie - 120 osób
a maksymalnie 130 osób spośród przedstawicieli: młodych rolników, przedstawicieli grup producenckich, przedstawicieli instytucji rolniczych i około rolniczych.
2. Salę konferencyjną w dniach 27 i 28 maja 2015 r.:
1) sala w miejscu zakwaterowania uczestników konferencji wyposażona minimalnie w:
a) krzesła w ustawieniu konferencyjnym - dla minimalnie 120, a maksymalnie 130 osób,
b) mównicę,
c) mikrofony bezprzewodowe - 2 szt.,
d) zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do Internetu;
2) umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku;
3) z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla minimalnie 120, a maksymalnie 130 osób;
4) Wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl;
Wykonawca zapewni salę w godzinach od 7:00 do 19:00 w każdym dniu konferencji.
3. Obsługę organizacyjno – techniczną tj.:
— obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego,
— obsługę rejestracji uczestników w dniu konferencji,
4. Zakwaterowanie w jednym obiekcie dla wszystkich uczestników konferencji.
Wykonawca zapewni zakwaterowanie w Krakowie lub w odległości nie większej niż 50 km od granic administracyjnych miasta Krakowa.
Zakwaterowanie uczestników konferencji w jednym obiekcie - hotelu min. 3 gwiazdowym, w terminie 27 - 28 maja 2015 r (1 nocleg), w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych lub trzyosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju.
Liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających
z zakwaterowania.
5. Wyżywienie.
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w dniach
27 – 28 maja 2015 r, składające się minimalnie z:
a) około godziny 8:00 śniadanie – 28 maja 2015 r. – bufet szwedzki – menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składające się co najmniej z:
— napojów gorących w tym: kawy (rozpuszczalnej, parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (cytryny, mleka oraz cukru),
— 2 rodzajów soków naturalnych,
— gorących przekąsek (parówek, jajecznicy, smażonego bekonu, żurku
z białą kiełbasą),
— zimnych przystawek (wyboru wędlin minimalnie 3 rodzajów, wyboru serów
i twarogów minimalnie 3 rodzajów, dżemu oraz miodu),
— pieczywa białego i razowego,
— warzyw świeżych (pomidorów oraz ogórków),
— masła;
b) około godziny 13:30 trzydaniowy obiad, menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z:
— w dniu 27 maja 2015 r.:
— zupa krem z borowików,
— rosół z makaronem,
— karkówka z pieczonymi ziemniakami,
— placek po zbójnicku,
— tarta ze szpinakiem, brokułami i serem,
— zestaw surówek - z białej kapusty, z czerwonej kapusty,
— zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków);
— w dniu 28 maja 2015 r.:
— krem z brokułów z grzankami,
— krem z pomidorów,
— filet z kurczaka,
— ziemniaki z wody,
— frytki,
— schab ze śliwkami z grillowanymi warzywami,
— bakłażan faszerowany z serem mozarella,
— zestaw surówek - z białej kapusty, z czerwonej kapusty,
— zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków);
c) około godziny 19:00, w dniu 27 maja 2015 r - uroczystej zasiadanej kolacji, menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającej się co najmniej z:
— strogonowa,
— polędwiczek wieprzowych w sosie z pieczonymi ziemniaczkami,
— devolay z piersi kurczaka,
— panierowanych cukinii w sosie czosnkowym,
— sałatek warzywnych (tradycyjna, pomidory z mozarellą),
— śledzie (w oleju i po kaszubsku),
— deski serów tradycyjnych min. 3 rodzaje,
— półmiska wędlin tradycyjnych min. 4 rodzajów,
— pikli (grzybów marynowanych, ogórków kwaszonych),
— smalcu tradycyjnego,
— pieczywa białego i razowego,
— zimnych napojów (z wody gazowanej i niegazowanej, co najmniej 2 rodzajów soków),
— gorących napojów w tym: kawy (rozpuszczalnej i parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (mleka, cukru i cytryny);
d) całodziennych (dwukrotnie uzupełnianych) dwóch serwisów kawowych w każdym dniu konferencji - menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z:
— dwóch rodzajów ciast,
— dwóch rodzajów ciastek,
— napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzajów soków),
— napojów gorących w tym: kawy (rozpuszczalnej oraz parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) i dodatków (cytryny, mleka oraz cukier);
e) suchego prowiantu na drogę (w dniu 28 maja 2015 r.) dla wszystkich uczestników konferencji składającego się co najmniej z:
— 2 kanapek (z wędliną i wegetariańskie) z pieczywa jasnego i ciemnego,
— 1 owocu krajowego,
— małej wody gazowanej i niegazowanej.
Liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających
z wyżywienia.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 9 do SIWZ.