Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego na potrzeby Polskiej Akademii Nauk. Wdrożenie systemu obejmuje następujące obszary funkcjonalne: finanse-księgowość, planowanie finansowe i budżetowanie, środki trwałe, kadry i płace, analizy i controlling, zarządzanie majątkiem, elektroniczny obieg dokumentów wraz z rejestrami, delegacje, generator raportów.

1. Realizacja projektu zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące etapy:

1) etap 0 – organizacja ram projektu, kończąca się opracowaniem i dostarczeniem zaakceptowanego przez Zamawiającego dokumentu inicjującego projekt oraz zorganizowaniem i przeprowadzeniem spotkania kick-off zespołu projektowego;

2) etap I – opracowanie i dostarczenie dokumentu koncepcji biznesowej wdrożenia systemu;

3) etap II – dostawa i instalacja oprogramowania standardowego;

4) etap III – wdrożenie systemu przeprowadzone w 3 fazach:

a) faza A – wdrożenie systemu w obszarze funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów wraz z rejestrami;

b) faza B – wdrożenie systemu w następujących obszarach:

— finanse-księgowość,

— środki trwałe,

— planowanie finansowe i budżetowanie,

— kadry i płace;

c) faza C – wdrożenie systemu w następujących obszarach:

— analizy i controlling,

— zarządzanie majątkiem,

— delegacje,

— generator raportów;

5) etap IV – szkolenia użytkowników i administratorów zgodnie z przygotowanymi planami szkoleń w oparciu o dostarczone materiały szkoleniowe;

6) etap V – okres stabilizacji systemu, w tym w szczególności przeprowadzenie startu produkcyjnego, świadczenie asysty powdrożeniowej, serwisu wdrożeniowego, opracowanie i dostarczenie dokumentacji powykonawczej wraz z ewentualną aktualizacją pozostałej dokumentacji oraz przeprowadzenie odbioru systemu. W ramach etapu V Zamawiający planuje zrealizować do 1 000 roboczogodzin konsultacji (zamówienie podstawowe);

7) świadczenie serwisu utrzymaniowego.

2. Szczegółowe informacje dot. terminów realizacji, które z uwagi na sposób uzupełnienia formularza i rozróżnienie terminów w tygodniach i miesiącach nie mogły zostać zamieszczone w sekcji II.7:

1) etap 0 – 3 tygodnie od zawarcia umowy;

2) etap I – 4 miesiące od zakończenia etapu 0;

3) etap II – 3 tygodnie od zakończenia etapu I;

4) etap III:

a) faza A – 4 miesiące od zakończenia etapu I;

b) faza B – 8 miesięcy od zakończenia etapu I;

c) faza C – 14 miesięcy od zakończenia etapu I;

5) etap IV:

a) faza A – 4 miesiące od zakończenia etapu I;

b) faza B – 8 miesięcy od zakończenia etapu I;

c) faza C – 14 miesięcy od zakończenia etapu I;

6) etap V (asysta powdrożeniowa) – od zakończenia fazy A realizowanej w etapie III do 6 miesięcy po zakończeniu wdrożenia fazy C realizowanej w etapie III;

7) świadczenie serwisu utrzymaniowego – liczba miesięcy wskazana przez Wykonawcę w ofercie (okres minimalny 36 miesięcy, okres możliwy do zaoferowania: 48 miesięcy lub 60 miesięcy). Termin rozpoczyna bieg od zakończenia fazy C etapu III.

Termin określony w części II.7 ogłoszenia jest (w przybliżeniu) terminem obejmującym maksymalny, możliwy do zaoferowania okres świadczenia serwisu utrzymaniowego w ramach kryterium oceny ofert.