Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji dla maksymalnie 150 osób, podsumowującej realizację projektu pn. „Tworzenie Sieci Najciekawszych Wsi” w Polsce, w dniu 9.6.2015 roku. Konferencja skierowana jest do wójtów lub burmistrzów gmin oraz przedstawicieli społeczności lokalnej miejscowości – potencjalnych uczestników Sieci Najciekawszych Wsi w Polsce, członków Polskiej Sieci Odnowy i Rozwoju Wsi, przedstawicieli instytucji i podmiotów działających na rzecz rozwoju wsi.

W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.

W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:

a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług;

b) minimum jeden nr telefonu stacjonarnego lub nr telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny;

c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom konferencji, szkolenia i seminariów. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.

Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.

Podstawowe zadania Biura:

Organizacja ogólnopolskiej konferencji dla maksymalnie 150 osób.

W ramach zadania Wykonawca zapewni:

a) Nabór minimalnie 120 uczestników a maksymalnie 150 uczestników konferencji.

Wykonawca odpowiedzialny będzie za rekrutację minimum 120 uczestników a maksymalnie 150 uczestników konferencji.

Wykonawca opracuje listę adresową uczestników konferencji spośród wójtów lub burmistrzów gmin oraz przedstawicieli społeczności lokalnej miejscowości – potencjalnych uczestników Sieci Najciekawszych Wsi w Polsce, członków Polskiej Sieci Odnowy i Rozwoju Wsi, przedstawicieli instytucji i podmiotów działających na rzecz rozwoju wsi oraz ekspertów projektu tworzenie Sieci Najciekawszych Wsi. Lista miejscowości – potencjalnych uczestników Sieci Najciekawszych Wsi w Polsce oraz lista członków Polskiej Sieci Odnowy i Rozwoju Wsi zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

Opracowaną listę adresową Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu w ciągu 4 dni od dnia otrzymania list miejscowości – potencjalnych uczestników Sieci Najciekawszych Wsi

w Polsce oraz listy członków Polskiej Sieci Odnowy i Rozwoju Wsi. Zamawiający w ciągu 3 dni od dnia otrzymania listy adresowej od Wykonawcy, dokona weryfikacji przesłanej listy adresowej, wskazując Wykonawcy listę podmiotów do których w pierwszej kolejności powinno zostać wysłane zaproszenie oraz listę rezerwową.

Ponadto, Wykonawca odpowiedzialny będzie za opracowanie graficzne, przygotowanie i dystrybucję zaproszeń w wersji papierowej i elektronicznej w formacie PDF. W opracowanych zaproszeniach należy wskazać miejsce konferencji, datę i link do rejestracji oraz szczegółowy program konferencji. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu 2 propozycje graficzne zaproszeń, w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy. W ciągu 2 dni od otrzymania propozycji Zamawiający zaakceptuje wzór zaproszenia bądź zgłosi uwagi, które w ciągu 1 dnia powinny zostać uwzględnione przez Wykonawcę.

Zaproszenia zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego graficznym wzorem zostaną przekazane do podpisu Zamawiającego, następnie zostaną kolejno rozdystrybuowane zgodnie

z zaakceptowaną listą adresową w terminie 2 dni od dnia otrzymania od Zamawiającego podpisanych zaproszeń.

Zaproszenia muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.

Uwaga: Logotypy i slogany zostaną zamieszczone zgodnie z Księgą wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013 dostępną na stronie internetowej www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu: http://www.minrol.gov.pl/pol/Wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/PROW-2007-2013/Dzialania-informacyjne-PROW/Ksiega-wizualizacji-i-logotypy).

b) Salę konferencyjną dla maksymalnie 150 osób, w podanym przez Zamawiającego terminie tj. dnia 9.6.2015 r.,

Sala konferencyjna musi być zlokalizowana w obiekcie położonym na obszarach wiejskich w odległości do 25 km od węzła autostradowego lub drogi ekspresowej na terenie województwa łódzkiego lub opolskiego w odległości maks. 20 km od wsi uczestnika projektu (lista miejscowości stanowi Załącznik nr 9 do SIWZ).

Sala konferencyjna dla maksymalnie 150 osób musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran), sprzęt nagłaśniający, 2 bezprzewodowe mikrofony, dostęp do Internetu. Sala konferencyjna na czas konferencji musi zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl

c) Obsługę organizacyjno-techniczną konferencji, w tym:

— 2 osoby do obsługi rejestracji uczestników w dniu konferencji,

— 1 osobę zapewniająca obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego.

d) Pełną obsługę cateringową konferencji dla maksymalnie 150 uczestników w miejscu w którym odbędzie się konferencja, zgodnie z poniższymi wymaganiami:

— potrawy zostaną podane w formie szwedzkiego stołu, w innym pomieszczeniu niż sala gdzie odbędzie się konferencja,

— obiad składać się będzie co najmniej z dwóch zestawów dań gorących w tym 2 zupy i 2 drugie dania (jedno mięsne oraz jedno wegetariańskie – do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych,

— serwis kawowy, dostępny przez cały czas trwania konferencji bez ograniczeń: świeżo parzona kawa, 3 rodzaje herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne: woda i soki owocowe.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu do wyboru i akceptacji, najpóźniej 7 dni przed konferencją.

e) Opracowanie i dystrybucję materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników konferencji:

— Program konferencji (wydruk w kolorze) – opracowanie graficzne programu konferencji, zgodnie z programem przedstawionym przez Zamawiającego (Zamawiający przekaże Wykonawcy program konferencji najpóźniej 3 dni robocze od dnia podpisania umowy).

— Raport opracowany w ramach projektu pn. „Tworzenie Sieci Najciekawszych Wsi – obraz wsi z potencjałem uczestnictwa w sieci” – druk w pełnym kolorze.

Materiały konferencyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w Załączniku nr 8 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl