Gegenstand ist die Lieferung, Implementierung und Pflege eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit einer Erweiterungslösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV). Die Implementierung erfolgt universitätsweit, stufenweise und prozessbezogen.

Es ist beabsichtigt, eine eigenständige Standardsoftware mit Funktionsbereitstellung in Form einer ganzheitlichen Komplettlösung „aus einer Hand“ mit einheitlicher Datenbasis, Bedienoberfläche und kompatiblen Schnittstellen zu beschaffen, welche typische DMS-Kernfunktionen sowie ein erweitertes Anwendungsumfeld im ECM-Bereich abdeckt und den gesamten Dokument-Lebenszyklus inkl. Vorgangsverarbeitung administrativ unterstützt. Der systemgestützte ERV-Arbeitsablauf soll über eine nahezu eigenständige, nicht auf SAP-Technologie basierende Anwendung gesteuert werden, welche eine Erweiterung des DMS-Basisproduktes darstellt. Ferner soll eine elektronische Umgebung zur compliance-konformen, revisionssicheren Langzeitaufbewahrung geschaffen werden.

Beim Auftraggeber wird ein DMS zur elektronischen Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Langzeitaufbewahrung mit einer Erweiterungslösung zur automatisierten ERV beschafft, implementiert, produktiv gesetzt und gepflegt. Die Implementierung erfolgt im Rahmen eines Einführungsprojektes im Prozess „Eingehende Rechnung bearbeiten“ innerhalb von 18 Monaten. Das DMS soll in dieser Phase auf ca. 1 000 Nutzer ausgerollt werden. In die Umsetzung sind die Erfassung papiergebundener und elektronischer Rechnungseingänge sowie weiterer zahlungsbegründender Unterlagen, die elektronische Rechnungsprüfung unter Einsatz systemgestützter Workflows, die Übergabe der Buchungsdaten an SAP und die revisionssichere Langzeitaufbewahrung einzubeziehen. Das DMS muss ein vollständig im Haus des Auftraggebers (Eigenbetrieb) installierbares System sein. Die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer muss in Form einer Campus-Lizenz erfolgen, welche mindestens für den Systemkern mit DMS-typischen Basisfunktionen zu gewährleisten ist. Alle Mitarbeiter sollten Zugriff auf das DMS per Web- und Programm-Client sowie per Read-Only erhalten. Es kann langfristig davon ausgegangen werden, dass alle Mitglieder und Angehörige des Auftraggebers gemäß § 49 SächsHSFG das DMS nutzen werden. Es wird prognostiziert, dass im Gesamtausbaustadium ca. 5 000 Systemnutzer für volle und erweiterte Funktionalitäten sowie ca. 2 500 Gelegenheitsnutzer in Frage kommen. Für DMS-Spezialfunktionen zur Erfassung, Klassifikation und elektronischen Signatur können nutzerbezogene Lizenzen (Prognose: jeweils ca. 10 für Import/Erfassung, mindestens 1 für Signatur-Software) bereitgestellt werden. Das DMS muss im Gesamtausbaustadium in der Lage sein, jährlich mindestens 2 000 000 Dokumente zu erfassen, zu administrieren und langzeitaufzubewahren. Es ist ein hybrides Eingangsportal für papierbasierte und elektronische Eingänge zu etablieren. Für papiergebundene Eingänge soll softwareseitig eine standort-zentrale Erfassungsstrecke mit dem Scan-Szenario „frühes, ersetzendes Stapel-Scannen“ aufgebaut werden, die konform zur BSI TR 03138 RESISCAN arbeiten kann. Die Attributerzeugung muss automatisiert und manuell erfolgen können. Die Indexierung muss mehrstufig und mit Vererbung in einer mindestens dreistufigen Schriftgutobjekt-Hierarchie erfolgen können. Das DMS muss Daten und Dokumente sowohl aus anderen Quellsystemen übernehmen als auch an andere Zielsysteme übermitteln können. Es müssen Funktionalitäten zur Abbildung von Verfügungen, zur Einbindung unterschiedlicher Zeichnungsverfahren und -arten sowie verschiedener Signaturarten, -stufen und -verfahren an jedem workflowbeteiligten Arbeitsplatz sowie der Scanstelle vorhanden sein. Die Einführung ist in Form von Installations-, Konfigurations-, und Anpassungsarbeiten unter Mitwirkung des Auftraggebers so durchzuführen, dass die Betriebsbereitschaft des DMS herbeigeführt wird. Einen Schwerpunkt bildet die Anbindung des DMS in die führende ERP-Anwendung SAP ERP ECC 6.0 EHP 7 mit den Modulen FI, CO, PS, MM, SRM, PM, HCM und RE-FX. Neben dieser Kernschnittstelle ist das DMS zudem an das zentrale IDM-System, das E-Mail-System und MS Office anzubinden. Ferner sind die Dienstleistungen Projektleitungsunterstützung, Beratung, Einführungsunterstützung, Schulung, Benutzerunterstützung, Software-Pflege für 48 Monate und nach Bedarf Migration zu erbringen. Es kann davon ausgegangen werden, dass alle Personalressourcen, die zur Dienstleistungserbringung erforderlich sind, innerhalb von 18 Monaten ab Auftragserteilung bereitzustellen sind. Das zur Dienstleistungserbringung eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen und diese bei Dienstleistungserbringung anwenden. Die für den Betrieb des DMS benötigte Hardware ist nicht Bestandteil der Lieferung und Leistung. Die empfohlene Hardware wird vom Auftraggeber nach Zuschlagserteilung und Abstimmung mit dem Auftragnehmer separat beschafft und zur Verfügung gestellt.