Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy kilpailuttaa Helsingin yliopistokonsernin (Helsingin yliopisto, Helsingin yliopiston rahastot, Helsingin Yliopisto-kiinteistöt Oy sekä näiden omistamat kiinteistö-, tytär- ja osakkuusyhtiöt) erikseen määritettävissä kiinteistöissä tehtäviä tarjouspyynnössä määritellylle puitesopimuskaudelle Ilmanvaihtojärjestelmien huolto- ja kunnossapitotöitä.
Helsingin yliopistokonserni tilaa ilmanvaihtojärjestelmiin kohdistuvat korjaus-, huolto- ja kunnossapitotyöt pääkaupunkiseudulla ilmanvaihtotöiden puiteso-pimuskumppanilta lukuun ottamatta ilmanvaihtosuodattimien hankintaa ja vaihtoa, ilmanvaihtojärjestelmien puhdistusta sekä urakoita, jotka on kilpailutettu erikseen.
Helsingin yliopistolla on käytössään yhteensä noin 600 000 huoneisto-m2, joihin teetetään vuosittain tässä tarjouspyynnössä tarkoitettuja huolto- ja kunnossapitotöitä.
Tiloista noin 95 % sijaitsee pääkaupunkiseudulla mutta myös Mäntsälässä, Hyytiälässä (Juupajoki), Tvärminnessä (Hangossa), Lammilla, Lahdessa, Vaasas-sa ja Kilpisjärvellä. Tämä hankinta koskee pääkaupunkiseudun kohteita.
Tilat koostuvat erityistiloista, laboratorioista, opetustiloista ja toimistotiloista sekä niiden aputiloista. Osa rakennuksista on rakennussuojelukohteita. Hankinta kohdistuu rakennusten lisäksi ulkoalueisiin.
Huolto- ja kunnossapitotöille tunnusomaista on, että työskennellään toiminnassa olevissa rakennuksissa. Rakennuksen käyttäjien toiminnasta johtuvat rajoitteet otetaan huomioon töiden suunnittelussa. Töitä tehdään yhdessä Helsingin yliopiston / Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy:n muiden puitesopimusyritysten kanssa. Huoltotyöt vaihtelevat muutaman tunnin korjauksista parin päivän korjauksiin. Kunnossapitokorjaukset ovat yleensä päivästä useisiin viikkoihin.
Urakkaohjelmassa (liite 4) kerrottu hankintaan liittyvistä yksityiskohdista, urakkaohjelma on yhteinen kaikkiin huolto-, korjaus- ja kunnossapitotöihin.
Kukin tehtävä työ tilataan ja sovitaan kohdekohtaisesti erikseen. Tilaaja varaa oikeuden halutessaan teettää suorituksia erillisinä hankintoina (esim. lukitus, kulunvalvonta, rakennustyöt yms.). Nämä urakoitsijat toimivat ilman eri sopimusta puitesopimushankkeissa alistettuina sivu-urakoitsijoina.
Hankintamenettely:
Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa toimittajat voivat ilmoittaa halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun toimittamalla osallistumishakemuksen hankintajärjestelmään sekä liittämällä tarvittavat asiakirjat hakemukseen.
Vähimäisvaatimukset täyttävät osallistumishakemukset arvioidaan Hankinnan kohteen kriteerit -osion pisteytysten perusteella. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemusten perusteella 5–10 yritystä, joille lähetetään tarjouspyyntö. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat toimittajaehdokkaat voivat tehdä tarjouksen.
Kilpailutuksen toisessa vaiheessa valitut toimittajat tekevät tarjouksen sähköiseen tarjousportaaliin. Liitteenä alustavat tarjouslomakkeet: Alustava tarjouslomake laatu (Liite 1) ja Alustava tarjouslomake hinnat (Lite 2 ). Liitteen 2 tiedot tullaan kysymään tarjousportaalissa, ei erillisellä liitteellä.
Tarjousten arviointi, käsittely ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa
1. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
2. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Tarjouskilpailun perusteella valitaan 3–4 yritystä, joiden kanssa solmitaan puitesopimus liitteenä (liite 5) olevan esitäytetyn sopimusasiakirjan mukaisena.
Tarjoajan mahdollisesti käyttämiä alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin itse tarjoajaa. Tarjoaja vastaa alihankkijan tekemästä työstä kuten omasta työstään.
Puitesopimus ei muodosta hankintayksikölle määräostovelvoitetta.
Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta tai tarjouksesta.