Udbuddet omfatter indgåelse af en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse og videreudvikling af en ESDH-løsning til Folkekirkens It.
Kontrakten omfatter anskaffelse, vedligeholdelse, videreudvikling af en ESDH-løsning til 500-600 brugere som skal kunne tildeles profiler som chefer, sagsbehandlere og/- eller journalførere. Løsningen skal understøtte Kirkeministeriets, Stifterne og Provstiernes digitale administrative processer og sagsgange, bl.a. i forbindelse med indgående og udgående kommunikation, journalisering, sagsbehandling, ministerforelæggelse, procesunderstøttelse og styrings- og ledelsesinformation samt aflevering af elektronisk arkiv til Rigsarkivet. ESDH løsningen skal tilvejebringe avanceret funktionalitet til at understøtte de dagsordens og mødeprocesser, der forefindes i regi af Stiftsråd og Provstiudvalg. Ligeledes skal mindre avanceret møde/dagsordensfunktionalitet stilles til rådighed for departementets brugere især i en sammenhæng hvor ledelsen afholder møder.
ESDH løsningen skal tillige anvendes af ca. 800-1 000 brugere, som er folkevalgte medlemmer af udvalg, med en læseadgang skal kunne få adgang til at fremsøge dokumenter i et nærmere defineret udsnit af systemet.
Ved denne tredje anskaffelse af et ESDH-system, ønsker ordregiver at anskaffe et system, som kan interagere med andre systemer eksempelvis sådan at ESDH-systemet i en arbejdsproces indgår på lige fod med f.eks. et lønsystem i forbindelse med en præsteansættelse eller byggesagsbehandling.
ESDH løsningen skal også understøtte adgang og sagsbehandling via mobile løsninger. Såfremt det leverede system er modulopbygget, således at forelæggelses- og dagsordensfunktionalitet er egne moduler, skal forelæggelsesfunktionaliteten anvendes af ca. 50 brugere ligesom den fulde dagsorden funktionalitet skal anvendes af ca. 200 brugere.
Omfattet af opgaven er endvidere integrationer via veldefinerede grænseflader til øvrige systemer, eksempelvis CPR og Digital Post.
Brugeradministration i systemet skal kunne ske via AD og Microsoft Identity Manager
Ud over systemet, så omfatter leverancen også en række optioner, jf. også punkt II.2.11).
Option 1-2: Funktionel understøttelse af præsteansættelse og byggesager, som kan interagere med andre systemer sådan at ESDH-systemet i en arbejdsproces indgår på lige fod med fx et lønsystem i forbindelse med en præsteansættelse eller byggesagsbehandling.
Option 3-10: Konvertering af lukkede og åbne sager med eksisterende data fra henholdsvis en eksisterende cBrain løsning og en eksisterende Acadre løsning, hvor både udlæsning og indlæsning af data indgår.
Option 10-14: Kurser for brugere og administratorer /teknikere.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Kundens muligheder for videreudvikling af digitale processer.