Udbuddet foretages af Brugerklubben SBSYS, men på vegne af en række ordregivende myndigheder i fællesskab.
Ordregiver er:
— Brugerklubben SBSYS
— De offentlige myndigheder, som er medlemmer af Brugerklubben SBSYS
— De offentlige myndigheder, organisationer og virksomheder, som har indgået en licensaftale med Brugerklubben SBSYS, og
— En række potentielle licensholdere/medlemmer af Brugerklubben SBSYS.
Nærværende udbud består af følgende dele:
1. En Leverance, som konsoliderer SBSYS-systemet og som udmunder i SBSYS-leverandørens overtagelse af ansvaret for det eksisterende SBSYS-system fra den nuværende leverandør. SBSYS-systemet skal herefter leve op til de nonfunktionelle krav, som stilles.
2. En udviklingsret til løbende videreudvikling og nyudvikling i form af primært agile udviklingsprojekter.
3. Vedligeholdelse med support af SBSYS-systemet i rammeaftaleperioden.
De udbudte ydelser er nærmere beskrevet i Rammeaftalen og Rammeaftalebilagene.
Nærværende udbud vedrører Brugerklubben SBSYS ønske om konkurrenceudsættelse af udvikling og vedligeholdelse af SBSYS ESDH på vegne af nuværende og potentielle medlemmer og licensholdere.
Brugerklubben SBSYS gennemfører i 2016 tre udbud med i alt 4 rammeaftaler, som også har til formål at understøtte og virkeliggøre Brugerklubbens strategiske mål om at have flere leverandører og partnerskaber.
Udbuddene omhandler følgende ydelser:
— Udbud 1 SBSYS-porteføljen — support, vedligehold og videreudvikling. Den forventede rammeaftalesum vil være på 20 — 30 000 000 DKK. Dette vedrører nærværende udbud.
— Udbud 2 SBSIP-porteføljen — support, vedligehold og videreudvikling. Den forventede rammeaftalesum vil være på 16 — 24 000 000 DKK.
— Udbud 3, Delaftale 1 Implementerings- og applikationsdriftsydelser — teknisk og organisatorisk implementering, procesunderstøttelse og rådgivning. Den forventede rammeaftalesum vil være på 25 — 40 000 000 DKK.
— Udbud 3, Delaftale 2 Arkivering. Den forventede rammeaftalesum vil være på 5 — 15 000 000 DKK.
Brugerklubben SBSYS ønsker at opbygge tætte og tillidsbaserede leverandørsamarbejder med en portefølje af markedsledende leverandører, som bistår Brugerklubben SBSYS med at realisere målet om en sammenhængende digital forvaltning. Det er et fokuspunkt og stort behov for Brugerklubben SBSYS, at kommende leverandører indgår i agile udviklingsprojekter og løbende leverer værdi til Brugerklubben SBSYS' medlemmer og licensholdere gennem iterativ udvikling.
Brugerklubben SBSYS fungerer som indkøbscentral og vil på vegne af de ordregivende myndigheder foretage de konkrete indkøb under Rammeaftalen.
De offentlige myndigheder, offentlige organisationer og offentlige virksomheder, som deltager i udbuddet enten som (nuværende eller potentielle) medlemmer af Brugerklubben SBSYS eller som (nuværende eller potentielle) licensholdere, er alle opregnet i rammeaftalebilag 16, som findes på sbsys.dk
Formålet med forhandlingen er at vise deltagende tilbudsgivere den »rette vej«. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor Ordregiver forhandler om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Tilbudsgiverne afgiver et skriftligt indledende tilbud, som skal danne grundlag for den eventuelle efterfølgende forhandling, og som i sidste ende skal føre til afgivelse af endeligt og bindende tilbud.
Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud,
Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet kort notat om evalueringen af det indledende tilbud. Notatet indeholder tilbudsgivers styrker og svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Tilbudsgiver vil have mulighed for kommentere på denne for eventuelle faktuelle fejl i notatet. Såfremt der er fejl, vil dette være et emne til drøftelse.