Wartung, Pflege und Weiterentwicklung des IT-System EFRE 2021

bis 2027

Die vom Auftragnehmer zu erbringende Leistungen lassen sich in folgende Schwer-punkte gliedern:

1.) Aufbau, Weiterentwicklung und Anpassung des Datenbankprogramms BISAM2020-EFRE an die neuen EFRE-Förderbedingungen aufgrund der überarbeiteten Vorgaben der einschlägigen EU-Verordnungen inkl. Anbindung an E-Akte ("vollelektronische Aktenführung"), Digitale Signatur (ELSTER, WSP, Servicekonto, E-PA, ...), Bidirektionale Kommunikation (Post-korb für ZE zur Bescheidzustellung, u.ä.)

2.) Laufende Wartung und Pflege des neuen Datenbankprogramms BISAM2027-EFRE in der Hochsicherheitsarchitektur beim landeseigenen IT-Dienstleister für Information und Technik (IT.NRW)

3.) "First-Level-Support" für die Nutzer des Systems, insbesondere laufende Fehlerbehebung sowie direkte Unterstützung bei technischen Problemstellungen

4.) Anpassung an die in Entwicklung befindlichen, mit BISAM per Schnittstellen verbundenen vor- und nachgelagerten Onlineverfahren zur sukzessiven Erfüllung der Vorgaben und Richtlinien des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und des Single Digital Gateway (SDG)

5.) Weiterentwicklung und Anpassung des Datenbankprogramms BISAM an die Schnittstellen des Finanzbuchhaltungssystems des Landes NRW EPOS.NRW, hier insbesondere EPOS-Geschäftspartnerschnittstelle sowie EPOS-Transfermittelschnittstelle.

Wesentlicher Bestandteil der o.g. Leistungen sind ebenso die nachfolgend genannten, übergreifenden Aufgaben des Berichtswesens:

- Regelmäßig wiederkehrende Berichtsanforderungen sowie ad hoc Berichte sind zu erstellen, wobei die Berichterstellung zukünftig überwiegend durch die EFRE-Verwaltungsbehörde selbst vorgenommen werden soll.

- Die Unterstützung der Berichterstellung erfolgt insbesondere durch den Aufbau und die Pflege der in BO abgebildeten Metadaten in den Universen.

- Die Pflege und Weiterentwicklung der Business Objects Installation und der BO-Universen ist Basis zur Erfüllung der Berichtsanforderungen in den folgenden Kategorien:

- Landesberichte

- Regionalstatistiken

- Antragstatistiken

- Bewilligungsstatistiken

- Individualauswertungen

- Auswertungen im Zusammenhang mit dem Zahlungsantrag

- Maximalauswertung

- 113 Felderliste und deren Nachfolger

- Zur Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Berichtswesens, ist neben der technischen Kompetenz mit den Berichtswerkzeugen Business Objects und BISAM, eine Kommunikation mit dem Bereich Haushalt und der EFRE-VB unerlässlich.

- Support ad-hoc-Aufgaben:

- Anwenderbetreuung

- Zuarbeit und Unterstützung von Schulungen

- Ad-hoc-Service ggf. vor Ort

6.) Projektorganisation

Aus den Erfahrungen der vorherigen Förderperiode 2014 - 2020 aufbauend, wird eine erfolgreiche Projektdurchführung durch eine gut strukturierte Projektorganisation gewährleistet. Die folgende Organisationsstruktur mit entsprechendem Leistungsportfolio trägt den Anforderungen der neuen Förderperiode 2021 - 2027 Rechnung.

6.1) Projektleitung

Zusammensetzung: Projektleiter/in des MWIDE, Ref. V C 1 und dessen/deren Vertreter/in in Kooperation mit dem/der Projektleiter/in des Auftragnehmers.

Turnusmäßiges Treffen: Monatliche Besprechung zur Projektsteuerung, wöchentliche Telefonkonferenzen zum aktuellen Stand

Die Leitungsgruppe arbeitet in räumlicher Nähe zueinander sowie in Online-Meetings wie Telefon- und Videokonferenzen als Team, Abstimmungen sind jederzeit möglich.

Aufgaben: Festlegung und Gewichtung der Arbeitsschwerpunkte

Verbindliche Konkretisierung der vom Auftragnehmer zu erbringenden Produkte und Leistungen

Abstimmen und regelmäßige Aktualisierung eines Terminplanes (Projektleitung des Auftragnehmers)

Abrechnung der Leistungsscheine (Projektleitung MWIDE)

Steuerung des Projektbudgets

Konzeptionelle Vorbereitung der Weiterentwicklung der beschriebenen IT-Systeme

Terminierung und Vorbereitung der Arbeitsgruppensitzungen

Entscheidung von Fachfragen

6.2) Arbeitsgruppe

Zusammensetzung: Projektleitung, Entwickler und Fachverantwortliche des Auftragnehmers und des MWIDE sowie bedarfsweise Teilneh-mende des IT-Hosting-Dienstleisters IT.NRW sowie Projektleitung, Projektmitarbeiter der ESF-Verwaltungsbehörde.

Sitzungen: Regelmäßige Abstimmung gemäß Festlegung der Projektleitung

Die Arbeitsgruppe arbeitet in räumlicher Nähe zueinander sowie in Online-Meetings wie Telefon- und Videokonferenzen als Team, Abstimmungen sind jederzeit möglich.

Aufgaben:

Diskussion der anstehenden Aufgaben

Abstimmung und Konkretisierung der zu erbringenden Produkte und Leistungen

Ausführliche Beschreibungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.