Kotkan ja Haminan kaupunkien sekä Pyhtään, Virolahden ja Miehikkälän kuntien muodostama hankintarengas pyysi ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön sekä sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan tavoitteena on hankkia laadukasta ja ammattitaitoista palvelua, jonka avulla toteutetaan hankintarenkaan jäsenten elinkeinopoliittisia tavoitteita sekä tuetaan Etelä-Kymenlaakson seudullista elinvoimaa.

Hankittavat seudulliset palvelukokonaisuudet ovat:

– Elinkeinopalvelut

– Matkailupalvelut

– Edunvalvontapalvelut

– Seutuyhteistyön hallintopalvelut.

Hankinta toteutettiin hankintalain 21 §:n mukaisena muuna yhteishankintana, jossa hankintayksiköt sopivat yksittäisen hankinnan toteuttamisesta yhdessä.

Hankinta toteutettiin hankintalain 36 §:n mukaisella kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.

Hankintamenettelyn lopputuloksena hankintarengas valitsi yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee hankintasopimuksen.

Alustava kuvaus hankinnan kohteena olevista palveluista sekä muuta alustavaa tarjouspyyntömateriaalia oli osallistumishakemuspyynnön liitteenä. Näiden liitteiden sisältö voi muuttua ja tarkentua neuvotteluiden perusteella sillä rajoituksella, että valitun sopimuskumppanin on toteutettava vähintään kaikki palvelunkuvauksissa ylätasolla listatut palvelut.

Sopimusluonnos liitteineen oli myös neuvottelujen kohteena, joten siihen tehtiin muutoksia menettelyn aikana. Tarjoajan tuli sitoutua vasta lopulliseen tarjouspyyntöön.