Le présent marché est un marché public de services, pluriannuel à commandes, au sens de l'article 3, 4° de la loi du 15.6.2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services.
Éléments de contexte:
Le Service public de Wallonie, le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ainsi que l'ETNIC (Entreprise publique des Technologies Nouvelles de l'Information et de la Communication) et les entités qui dépendent d'eux font partie des entités publiques de la Région wallonne et de la Communauté française. Ces entités ont une volonté partagée de se doter d'un système d'information en matière de gestion des ressources humaines et ce, en vue de se moderniser dans ce domaine.
Au vu du contexte politique actuel, de cette volonté partagée et d'un besoin fonctionnel proche, les Gouvernements des entités fédérées ont incité les administrations à mettre en place des synergies entre elles.
En conséquence, en avril 2017 L'ETNIC et la Région wallonne ont lancé un nouveau marché 2016_M022_SIRH — Marché relatif à l'acquisition, au déploiement, à la maintenance et au support d'une solution informatique de gestion des ressources humaines (dénommé « marché 2016_M022_SIRH » dans la suite du présent document).
Le présent marché 2017M085, a pour objet l'accompagnement du SPW et de l'ETNIC (via la centrale de marchés dont question au point 1.2 du cahier des charges) dans le cadre dudit marché 2016_M022_SIRH, tant au stade de la procédure d'attribution du marché (lot 1) qu'au stade de son exécution (lot 2). Cet accompagnement consiste à promulguer des conseils neutres et indépendants, ainsi qu'à prendre en charge certaines activités, plus particulièrement dans les domaines suivants:
— assistance à l'analyse et à la négociation des offres remises par les soumissionnaires dans le cadre du marché 2016_M022_SIRH;
— Price Benchmarking des offres des soumissionnaires du marché 2016_M022_SIRH (options obligatoires);
— accompagnement du pilotage général du programme de déploiement de la solution de gestion des ressources humaines (dont le marché 2016_M022_SIRH constitue la pierre angulaire)
— mise à disposition d'experts IT ou en gestion RH en fonction des besoins du pouvoir adjudicateur, conseil stratégique, gestion du changement, assistance à la redéfinition des processus métier et leur description, etc.
— assistance du Comité de pilotage composé de top managers, notamment dans le cadre de la gouvernance du marché 2016_M022_SIRH tel que fixé au point 3.2.2.5 du CSC.
Remarque importante: Pour des raisons évidentes de non-atteinte à la concurrence et de besoin d'indépendance dès lors qu'il s'agit de conseiller le Pouvoir adjudicateur sur des propositions émanant de soumissionnaires puis de l'adjudicataire du marché 2016_M022_SIRH ainsi que dans le but d'obtenir des conseils alignés sur les meilleures pratiques du marché, les soumissionnaires au présent marché ne pourront ni remettre une offre dans le cadre du marché public 2016_M022_SIRH, en tant que soumissionnaire, entreprise liée ou sous-traitant d'un soumissionnaire dudit marché, ni assister un soumissionnaire dans le cadre de la remise de son offre pour le marché public 2016_M022_SIRH.
À cet effet, il sera demandé au soumissionnaire de déclarer sur l'honneur qu'il s'engage à n'avoir jamais déposé et à ne jamais déposé, même par une personne interposée, une offre dans le cadre du marché public 2016_M022SIRH et également, qu'il s'engage à ne pas avoir assisté, ni à assister à l'avenir un soumissionnaire au marché public 2016_M022SIRH.
Le présent marché M085 est scindé en deux lots distincts dont l'attribution séparée est dès lors possible:
Lot 1: Assistance à l'analyse et à la négociation des offres remises dans le cadre du marché 2016_M022_SIRH
Le lot n°1 du présent marché est divisé en 3 postes:
— poste 1: expertise à la demande (régie)
— poste 2: expertise en mode forfaitaire
— poste 3 (options obligatoires): Price Benchmarking
— poste 3.1 (option obligatoire): Price Benchmarking de l'offre du seul soumissionnaire ayant remis une offre régulière dans le cadre du marché 2016_M022_SIRH à l'issue des négociations, avant la demande de BAFO
— poste 3.2 (option obligatoire): Price Benchmarking des offres des deux soumissionnaires classés en ordre utile dans le cadre du marché 2016_M022_SIRH à l'issue des négociations, avant la demande de BAFO
L'objet de ce lot est:
— d'assister l'équipe du pouvoir adjudicateur chargée de l'analyse et de la comparaison des offres des soumissionnaires du marché 2016_M022_SIRH;
— de participer à la demande, comme conseiller du pouvoir adjudicateur, aux négociations avec les différents soumissionnaires ainsi qu'avec les éventuels éditeurs de logiciel / progiciel sous-jacents afin d'obtenir les conditions les plus avantageuses (voir point 2.3.1. du CSC).
A titre indicatif, ce lot 1 devrait démarrer mi 2017, lorsque le pouvoir adjudicateur aura reçu les offres pour le marché 2016_M022_SIRH (voir point 2.2. du CSC).
Dans le cadre de ce lot, l'adjudicataire pourrait également être amené, au titre d'option obligatoire, à comparer les prix des progiciels sous-tendant la solution proposée par les soumissionnaires dans le cadre du marché 2016_M022_SIRH et/ou de certains services à prix globaux décrits ci-après aux meilleurs prix et conditions du marché, et d'en vérifier la conformité (« Price Benchmarking »).
En complément aux progiciels, les services à prix globaux ou bordereaux de prix mais pour des services standards et identifiés par le pouvoir adjudicateur et qui pourront faire l'objet d'un Benchmarking des prix correspondant aux postes du marché 2016_M022_SIRH (voir description de ces postes au point 2.2.2 du CSC).
La comparaison (benchmarking) ne concernera au plus que les prix remis par les deux soumissionnaires les mieux classés dans le cadre du marché 2016_M022_SIRH à l'issue des négociations menées par le pouvoir adjudicateur dans le cadre du lot 1 et devra être faite par rapport aux prix pratiqués sur le marché pour un périmètre et des services similaires.
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'activer le Price Benchmarking sur un ou plusieurs des postes du marché 2016_M022_SIRH.
Les résultats du Price Benchmarking, intégrant des argumentations détaillées, seront ensuite fournis au pouvoir adjudicateur qui sera à même de les utiliser pour mener les négociations dans le cadre du marché 2016M022, avec l'aide de l'adjudicataire du présent lot.
Les prestations visées par le présent marché sont plus amplement détaillées dans les clauses techniques du présent cahier spécial des charges.
Lot 2: Support au pilotage et à la coordination du programme de déploiement de la solution de gestion des ressources humaines
L'objet de ce lot est de fournir un support au pouvoir adjudicateur (PA) pour assurer la conduite des activités à mener tout au long du programme de déploiement de la solution de gestion des ressources humaines au sein du PA.
Le présent lot est constitué des postes suivants:
Poste 1 — Support au pilotage et à la coordination du programme (2016_M022_SIRH): notamment, coordination des activités métier (gestion des ressources humaines) en rapport avec la mise en œuvre dudit programme, conseil, planification de réunions et ressources, circulation et centralisation de l'information, organisation de réunions (préparation des documents, fixation des OJ, rédaction des PVs, etc.), gestion des alertes, tenue des « to do lists », organisation des arbitrages, reporting sur l'avancement du programme et des problèmes éventuels rencontrés, support à la gestion de la qualité, etc.
Poste 2 — Conseil stratégique et expertise spécifique et ponctuelle à la demande: mise à disposition d'experts en matière de gestion de ressources humaines et de solutions IT pour diverses activités consistant notamment en une assistance pour certaines tâches nécessaires à la validation de la solution proposée par l'adjudicataire du marché 2016_M022_SIRH, du conseil stratégique dans le cadre du programme de déploiement de la solution de gestion des ressources humaines, la révision et la documentation (métier et éventuellement technique) des processus de gestion des ressources humaines, etc.
Poste 3 — Gestion du changement: préparation, conduite et accompagnement du changement culturel et technique, gestion de la communication, accompagnement des utilisateurs pour l'adaptation au nouveau système, etc.
Le poste 1 mobilisera une ou des ressources dans un volume de travail relativement constant tout au long du marché à accompagner (2016_M022_SIRH). Le soumissionnaire devra dès lors pouvoir garantir une stabilité de cette ou ces ressource(s) pendant toute la durée de la mission. A titre indicatif, l'exécution du marché 2016_M022_SIRH devrait démarrer fin du premier trimestre 2018, début du second trimestre 2018.
Les postes 2 et 3 feront quant à eux l'objet de prestations à la demande, avec des fluctuations prévisibles au fur et à mesure de l'exécution du planning des projets du programme. La capacité à mobiliser les ressources par le soumissionnaire devra être rapide et les interventions seront ciblées en termes de compétences et de durée.
Le contenu du programme de déploiement du marché 2016_M022_SIRH est décrit dans les clauses techniques du CSC.