Hankintailmoituksella perustetaan dynaaminen hankintajärjestelmä. Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytään kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat. Järjestelmään ilmoittautuminen ei sido ehdokasta. Ehdokas voi valita, mihin järjestelmän sisällä järjestettäviin kilpailutuksiin osallistuu. Ehdokkaiden hyväksymisen dynaamiseen hankintajärjestelmään tekee Kajaanin kaupungin hankintapalvelut.
Dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kohteena ovat rakennus- ja värialantarvikkeet. Dynaaminen hankintajärjestelmä on jaettu perustettaessa seuraaviin osiin:
1. Rakennusmateriaalit (esim. teräkset, muurausaineet, tiilet, pienrauta ja kiinnikkeet)
2. Puutavara
3. Ovet ja ikkunat
4. Pintamateriaalit.
Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa perustetaan dynaaminen hankintajärjestelmä ja toisessa vaiheessa dynaamiseen hankintajärjestelmään sisältyvät rakennus- ja värialantarvikkeet kilpailutetaan järjestelmän sisäisellä kilpailutuksella. Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä kilpailutukset tehdään tarjouspyynnössä tarkemmin määritellyin kriteerein paikkakuntakohtaisesti. Kilpailutuksen tuloksena jokaiseen osaan valitaan palveluntuottajat 1–2 vuoden ajalle.
Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat voivat liittyä dynaamiseen hankintajärjestelmään koko sen keston ajan, ja kaikki hankintajärjestelmään hyväksytyt ehdokkaat voivat jättää tarjouksia kilpailutuksiin. Ilmoittautuminen järjestelmään ei sido, mutta on edellytys tarjouskilpailuihin osallistumiselle. Hankinta-asiakirjoihin merkityt soveltuvuusehdot on täytettävä koko hankintakauden ajan.
Hankittavat tuotteet ja tarvikkeet määritellään tarkemmin kussakin dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa.
Dynaamisen hankintajärjestelmän kesto on 48 kuukautta.
Dynaamisen hankintajärjestelmän osa-alue 1 koskee Kajaanin kaupungin ja Kainuun hankintarenkaan tarvitsemia rakennusmateriaaleja esimerkiksi teräs-, muuraustarvikkeita ja erilaisia rakennustiiliä sekä niihin liittyviä laasteja, sementtejä, eristeitä ja muita vastaavia tuotteita. Osa-alue 1 koskee myös pienrautaa ja erilaisia kiinnikkeitä.
Dynaamisen hankintajärjestelmän osa-alue 2 koskee Kajaanin kaupungin ja Kainuun hankintarenkaan tarvitsemaa erilaiseen rakentamiseen ja peruskorjaukseen käytettävää puutavaraa. Esimerkkejä tästä tuoteryhmästä ovat mm. rakennuspuutavara tai määrämittaan höylätty puutavara.
Dynaamisen hankintajärjestelmän osa-alue 3 koskee Kajaanin kaupungin ja Kainuun hankintarenkaan tarvitsemia erilaisia rakentamiseen ja peruskorjaukseen käytettäviä ikkunoita ja ovia.
Dynaamisen hankintajärjestelmän osa-alue 4 koskee Kajaanin kaupungin ja Kainuun hankintarenkaan tarvitsemia erilaisia pintamateriaalitarvikkeita rakentamiseen ja peruskorjaukseen. Esimerkkejä tästä tuoteryhmästä ovat maalit, tapetit, pensselit, laatat, liimat, listat yms.