Nærværende udbud vedrører rammeaftale om levering, implementering, løbende udvikling og vedligeholdelse af støttesystemer til it-system til optimering af flextrafik.

Projektet ”Ny OptimeringsPlatform”, NOP, er igangsat for at anskaffe en ny og tidssvarende platform til understøttelse af flextrafikken. NOP er forudsætning for at trafikselskaberne kan fortsætte med at indkøbe, planlægge, styre og optimere forskellige individuelle befordringsbehov på tværs af kommuner og regioner.

Visionen for NOP er, at trafikselskaberne skal kunne levere flextrafikløsninger i den efterspurgte kvalitet, inden for rammerne af den eksisterende forretningsmodel. Løsningerne skal være tidssvarende, brugervenlige og effektive. NOPs mål indfries gennem udbud af leverance, vedligeholdelse, udvikling, drift og support af 2 separate aftaler;

1) Støttesystemet (nærværende udbud) som dækker kapabiliteterne indenfor registrering af bevillinger, bestilling samt vognmandportal og afregning samt

2) Kernesystemet (udbudt i selvstændigt udbud), som indeholder algoritmerne til planlægning og afvikling af kørsel til afviklingen af flextrafikken.

Kernesystemet udstiller snitflader, som skal anvendes af støttesystemet, hvilke indgår som en væsentlig del af nærværende udbudsmateriale. Flextrafik er behovsstyret kollektiv trafik (DRT). Flextrafik samkører dagligt passagerer på tværs af ordninger, kommuner og regioner. Ved at lade flextrafik varetage den lovpligtige visiterede kørsel, kommer kommunens og regionens kørsler ind i samme pulje af kørsler. Kørslen udføres af vognmænd eller taxiselskaber som trafikselskaberne har indgået rammeaftale med. Koordineringen af kørslen kan ske, fordi alle bestillinger på kørsler indlægges i et specialiseret it-planlægningssystem, der sørger for at planlægge kørslerne, uafhængigt af krav til service og hvem der har bestilt dem. Det betyder, at passagerer, der skal til lægen, kan samkøre med fx sygehuspatienter, pensionister der skal på indkøb eller andre der benytter flextrafik. Det er dermed muligt at yde en service, der lever op til det, der ønskes fra det politiske niveau samtidig med, at man kan opnå en bedre styring af udgifterne til kørslen. Hver dag er opgaven at levere effektiv planlægning og sikker drift i den aftalte kvalitet til gavn for passagerer, kommuner og regioner. Der blev i 2019 gennemført omkring 5,7 mio. rejser for omkring 310 000 unikke personer af omkring 5 100 biler. Det svarer til godt 15 600 rejser pr. dag. Trafikselskaberne varetager opgaverne med overvågning af kørslerne i den daglige drift, brugersupport af kommuner og myndigheder, samt løbende optimering af forretningen med justering af myndighedernes opsatte parametre. Der findes ca. 160 000 registrerede brugere i regioner, kommuner og trafikselskaber, hvoraf ca. 20 000 aktivt benytter det eksisterende it-system til planlægning og koordinering af kørsel med ca. 310 000 unikke passagerer hvert år. Rammeaftalen omfatter A - Udvikling, konfiguration og levering af it-systemer til systemadministration, vognressource-administration, passageradministration, bevilling og bestilling, samt korrektion og afregning, som indgår i støttesystemet. B - Implementering i form af bistand til ordregivers idriftsættelse af støttesystemet ved trafikselskaberne og disses kunder og samarbejdspartnere. C - Vedligeholdelse, drift og support i form af bl.a. opdatering af programmel, overvågning af støttesystemet og varetagelse af den daglige tekniske support til ordregivers supportberettigede brugere bestående af bl.a. service desk. D - Løbende udvikling af systemet, som følge af ændrede og nye forretningsbehov.

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Såfremt denne mulighed anvendes, forbeholder ordregiver sig retten til, efter første forhandlingsrunde med alle tilbudsgivere om det indledende tilbud, at foretage en begrænsning i antallet af tilbudsgivere i løbet af forhandlingerne, den såkaldte shortlistingprocedure. Shortlisting medfører, at ordregiver foretager en evaluering af tilbuddene i overensstemmelse med kriterierne for tildeling i udbudsbetingelsernes afsnit 5, der resulterer i, at det lavest rangerende tilbud frasorteres.