1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych. 2. Zamówienie obejmuje sukcesywną kompleksową rezerwację i zakup biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w IATA (International Air Transport Association) lub posiadających status agenta (autoryzację) IATA, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA). 3. Szczegółowy zakres czynności, do których będzie zobowiązany Wykonawca zawarty został w rozdziale III SWZ. 4. W celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty Zamawiający wskazuje w Załączniku nr 7 do SWZ kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2019-2022 r. Zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie.

1.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1)sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego; 2)przyjmowania od Zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji,zmiany rezerwacji,zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu; 3)realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1godziny od jego otrzymania; 4)niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4godzin od jego otrzymania; 5)zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu,zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta; 6)obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez osobę posiadającą uprawnienia kasjera lotniczego; 7)zapewnienia bezkolizyjnej realizacji wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwości ich łączenia; 8)proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży; 9)oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 10)oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń(minimum trzy najtańsze połączenia); 12)przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 13)automatycznego przedłużania złożonych rezerwacji, a w razie braku możliwości przedłużenia rezerwacji w dotychczasowej cenie, powiadamiania Zamawiającego o tym fakcie oraz o nowej cenie; 14)każdorazowego informowania Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych lub wykupionych biletów–niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji; 15)w sytuacji nagłej, bezpłatnego dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku,ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika,który realizuje przelot; 16)w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, zapewnienia możliwości bezpłatnego odbioru biletu w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub, po uzgodnieniu z Zamawiającym, bezpłatnego dostarczenia odbiorcy biletu w inny sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; 17)udzielania informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży; 18)zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej,w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi-Helpdesku; 19)negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; 20)zapewnienia bezpłatnej wymiany wcześniej nabytego biletu w przypadku upadłości przewoźnika; 21)zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi,obowiązującymi przepisami polskimi,jak również przepisami krajów docelowych; 22)w przypadku konieczności pilnych wyjazdów-dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego,które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; 23)zapewnienia możliwości dokonywania odprawy online i informowania o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania, a na zlecenie Zamawiającego również dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej; 24)pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem; 25)zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby,na którą wystawiono bilety/rezerwacje,zmiany trasy,terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu; 26)na zlecenie Zamawiającego,ubezpieczania biletu oraz pośredniczenia pomiędzy Zamawiającym a ubezpieczycielem w przypadku konieczności skorzystania z wykupionego ubezpieczenia. 2.Szczegółowe informacje są w rozdziale III SWZ.