Zie II.2.4

Korte beschrijving van de behoefte:

• Gespecialiseerde diensten m.b.t. een sociaal secretariaat met loonberekening, berekening eindejaarspremie, berekening vakantiegeld, loonadministratie, juridische dienstverlening,... waarbij de specialisatie vereist is voor de complexiteit van de payroll ressorterend onder PC 335, met voornamelijk eigen regelingen en C.A.O.’s bv. m.b.t. functieclassificatie, een groot aandeel tewerkstelling van buitenlandse medewerkers, enz.

• HR-Software, waarbij de behoefte van VITO verder reikt dan het zuivere payroll gedeelte. Het systeem moet naast de payroll module minimaal beschikken over volgende functionaliteiten:

— Budgetmodule: deze module dient het mogelijk te maken om over een vlotte/ efficiënte budgetopvolging te beschikken en allerlei mogelijke simulaties te kunnen uitvoeren. Noodzakelijk is om de verwachtte loonkost (forecast) van het jaar te kunnen genereren waarbij we rekening houden met het verleden als realiteit (reële loonkost) en de toekomst als budget. Daarnaast dient het ook mogelijk te zijn om provisies te berekenen,

— Compensation Management: VITO hanteert een functie gebaseerd verloningssysteem met een daaraan gekoppeld prestatie- en carrièremanagementsysteem. De loonsverhogingen die hiermee gepaard gaan, dienen berekend te worden door de compensation module. De verhoging is voor elk individu verschillend afhankelijk van de groep/functie/band/klasse waarin men zich bevindt en de score die wordt toegekend. Naast de berekening van de loonsverhoging gebaseerd op de functieclassificatie is het ook noodzakelijk om indexaties te berekenen en door te voeren voor de ganse populatie,

— Organisatie en positie management: beheren van de organisatiestructuur (boomstructuur, matrix,...) en functies (functiefamilies, individuele functies, functieklassen,...)

De bij voorkeur extra te voorziene module(s):

— Elektronisch personeelsdossier

— Beheer wagenpark

— Beheer cafetariaplan (keuzebudget)

Korte beschrijving van de verwachting van de samenwerking met een sociaal secretariaat en een nieuwe oplossing: zie Selectieleidraad

Zoals mogelijk al blijkt uit bovenstaande, is VITO geen “standaard” organisatie waardoor maatwerk zal dienen te gebeuren bv. om specifieke afspraken uit CAO-context systeem- en loontechnisch mogelijk te maken.

Het betreft een opdracht in één perceel.

De basisopdracht betreft: “In dienst stellen van een Sociaal Secretariaat, gecombineerd met het aanschaffen en implementeren van HR-Software - SaaS-oplossing (2019 & 2020)”.

De volgende toegestane variante is voorzien: “In dienst stellen van een Sociaal Secretariaat, gecombineerd met het aanschaffen en implementeren van HR-Software - ON PREMISE-oplossing (2019 & 2020)”

In het jaar 2019 wordt de implementatie van de HR-software tool voorzien. Het jaar 2020 betreft het eerste jaar operationele uitvoering van de gevraagde diensten met de nieuw geïmplementeerde software.

Het volstaat om in fase 2 van de procedure ofwel voor de basisopdracht ofwel voor de toegestane variante ofwel voor beiden een offerte in te dienen.

Vrije varianten worden niet toegelaten en er zijn geen vereiste varianten voorzien.

Plaats van dienstverlening: VITO, Boeretang 200 te 2400 MOL

De duurtijd van de opdracht bedraagt in principe acht jaar, t.t.z. vanaf de dag volgend op de datum waarop de opdracht wordt gesloten tot 31.12.2026 (Zie ook Hoofdstuk I.4). De basisopdracht/toegestane variante betreft het jaar 2019 (implementatie)-2020 (eerste jaar operationele uitvoering). Er worden 6 jaarlijkse verlengingen voorzien.