Zamówienie obejmuje usługę przeprowadzenia grupowych zajęć oraz indywidualnych konsultacji z prawnikiem dla 5 uczestników projektu „Równi na rynku pracy – EFS” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego na bazie jednostki Zamawiającego tj. Ośrodek Szkolenia i Wychowania w Wasilkowie, ul. Supraślska 21, 16-010 Wasilków.
Termin realizacji grupowych zajęć: od momentu podpisania umowy do 31.3.2015 (zgodnie z utworzonym harmonogramem zajęć) – 5 h (po 45 minut) zajęć na grupę.
Termin realizacji indywidualnych konsultacji: od momentu podpisania umowy do 31.3.2015 (zgodnie z utworzonym harmonogramem zajęć): średnio 2 h/os (po 60 minut) zajęć indywidualnych z uczestnikami.
Zajęcia powinny być realizowane danego dnia w przedziale czasowym 8:00–16:00 (wg szczegółowych ustaleń dat i godzin z lokalnym koordynatorem projektu/osobą do kontaktów):
— zajęcia indywidualne i grupowe powinny być prowadzone przez tego samego specjalistę,
— zajęcia stanowić będą część składową programu realizowanego przez uczestników danej grupy w ramach całego projektu.
Uczestnicy projektu.
Młodzież zagrożona wykluczeniem społecznym, pozostająca bez zatrudnienia w wieku 18–24 lata (ukończony 18 r.ż. i nieukończony 25 r.ż.) mająca trudności z nabyciem umiejętności umożliwiających wejście na rynek pracy i gwarantujących udany start życiowy ze względu na ograniczenia materialne i środowiskowe, brak lub zbyt niskie kwalifikacje zawodowe, kwalifikacje zawodowe niedostosowane do potrzeb rynku pracy, brak doświadczenia zawodowego, brak wiedzy na temat skutecznych metod poszukiwania pracy.
Charakterystyka grupowych zajęć: zajęcia mają na celu wprowadzenie uczestników w tematykę obejmującą swym zakresem zagadnienia z prawa rodzinnego i opiekuńczego, a także prawa pracy. Grupowe zajęcia z prawnikiem należy przeprowadzić w 2015 r. według ustalonych harmonogramów szczegółowych zajęć z koordynatorami projektu/opiekunami z poszczególnych grup realizujących projekt. Uzupełnieniem zajęć grupowych z prawnikiem będą konsultacje indywidualne.
Charakterystyka indywidualnych zajęć: zajęcia są uzupełnieniem grupowych zajęć z prawnikiem i będą miały charakter konsultacji. Zajęcia zostaną dostosowane do indywidualnych potrzeb beneficjentów projektu (pomoc prawna dla ofiar przemocy, porady prawne z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego, prawa pracy). Forma wsparcia skierowana jest głównie do osób, które będą potrzebowały pomocy w przedmiotowym zakresie. Godziny konsultacji nie wykorzystane przez poszczególnych uczestników przechodzą do wykorzystania innym uczestnikom zgłaszającym większe zapotrzebowanie na ten rodzaj wsparcia z danej grupy.
Podstawą przyjęcia uczestników na dane zajęcia będzie załączony do Umowy przez koordynatora projektu/osobę do kontaktów Imienny wykaz Uczestników zajęć – przekazany dla Wykonawcy na 3 dni przed rozpoczęciem zajęć w danej grupie. Listy uczestników zostaną przekazane przed rozpoczęciem zajęć.
Do obowiązków specjalisty prowadzącego konsultacje indywidualne będzie należało m.in.:
— sporządzenie w porozumieniu z lokalnym koordynatorem projektu Harmonogramu indywidualnych konsultacji z uczestnikiem projektu /powinny w nim się znaleźć: data spotkania, liczba godz., imię i nazwisko uczestnika, ogółem liczba godzin indywidualnych zajęć/oraz załączenia do harmonogramu „Karty indywidualnych konsultacji ze specjalistą” – sporządzonej wg poniższego wzoru:
„Karta indywidualnych konsultacji ze specjalistą”
Prowadzący specjalista:……....................
Imię i nazwisko uczestnika:…………...............
Lp. Data spotkania
Miejsce zajęć Godziny od do Ilość godzin ogółem Temat spotkania/ ogółem omawiane problemy Podpis prowadzącego (czytelny) Podpis uczestnika (czytelny)
Zatwierdził: koordynator projektu ........................(imię i nazwisko)
— bieżące dostarczanie dla koordynatora projektu do zatwierdzenia podpisanych czytelnie wymaganych dokumentów (m. in. pokwitowania uczestników za ewentualnie otrzymane materiały),
— bieżące uzupełnianie, czytelne podpisywanie i w celu rozliczenia merytorycznego zajęć dostarczanie dla koordynatora projektu/osobie do kontaktów zatwierdzonych wymaganych dokumentów (w tym pokwitowania uczestników za ewentualne otrzymane przez nich materiały/sporządzone wg ustalonego wcześniej wzoru z koordynatorem projektu i innych wymaganych dokumentów (jeśli zajdzie taka potrzeba) – do 3 dni od zakończenia zajęć),
— na bieżąco, tuż po zakończeniu danych zajęć, zawiadomienie koordynatora projektu o przypadkach niezdyscyplinowania, o 2-krotnej nieusprawiedliwionej nieobecności uczestnika i innych wydarzeniach losowych dotyczących uczestnika zajęć.
Do obowiązków specjalisty prowadzącego zajęcia grupowe należy m.in.:
— przeprowadzenie zajęć na podstawie przygotowanych przez siebie (zatwierdzonych przez koordynatora lokalnego projektu przed rozpoczęciem zajęć z uczestnikami) konspektów zajęć (na podstawie wymaganych celów i zakresu tematycznego) – wzór konspektu zostanie przekazany przy podpisywaniu umowy,
— prowadzenie na bieżąco wpisów z zajęć do dziennika zajęć (udostępnionego przez Zamawiającego),
— prowadzenie listy obecności uczestników na odpowiednim druku w porozumieniu z koordynatorem lokalnym projektu/opiekunem grupy,
— bieżące dostarczanie dla koordynatora projektu do zatwierdzenia podpisanych czytelnie wymaganych dokumentów (m. in. konspektów zajęć, listy uczestników zajęć, pokwitowania uczestników za ewentualnie otrzymane materiały),
— bieżące uzupełnianie, czytelne podpisywanie i w celu rozliczenia merytorycznego zajęć dostarczanie dla koordynatora projektu/osobie do kontaktów zatwierdzonych wymaganych dokumentów: konspektów zajęć – na 3 dni przed rozpoczęciem zajęć oraz listy obecności uczestników zajęć, pokwitowania uczestników za ewentualne otrzymane przez nich materiały/sporządzone wg ustalonego wcześniej wzoru z koordynatorem projektu/osobą do kontaktów i ewentualnie innych wymaganych dokumentów (jeśli zajdzie taka potrzeba) – do 3 dni od zakończenia zajęć,
— na bieżąco, tuż po zakończeniu danych zajęć, zawiadomienie koordynatora projektu o przypadkach niezdyscyplinowania, o 2-krotnej nieusprawiedliwionej nieobecności uczestnika i innych wydarzeniach losowych dotyczących uczestnika zajęć.
Pozostałe wymagania:
— specjaliści powinni być rzetelni, dokładni, dyspozycyjni, komunikatywni, cierpliwi w pracy z młodzieżą i odporni na stres;
— Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania (jeżeli zaistnieje taka konieczność), w porozumieniu z koordynatorem projektu/opiekunem grupy, do zajęć materiałów dla uczestników, które przejdą w posiadanie uczestników wsparcia (w ramach własnych środków finansowych);
— Wykonawca winien potwierdzać klauzulą „za zgodność z oryginałem” i podpisywać niebieskim długopisem kopie wszystkich sporządzanych dokumentów;
— dodatkowo Wykonawca zatrudniający specjalistę na umowę zobowiązany będzie do monitorowania i kontrolowania organizowanych zajęć;
— Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania logo PO WER i UE wszystkich dokumentów sporządzonych w ramach projektu wg obowiązującego wzoru i umieszczenia pod logotypami zapisu „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego”;
— Wykonawca powinien utrzymywać czystość w pomieszczeniach dydaktycznych i sanitarnych w trakcie realizacji zajęć włącznie z zapewnieniem środków czystości (po uprzednim uzgodnieniu ich rodzaju z opiekunem grupy) wykorzystywanych do sprzątania sal i środków higienicznych wykorzystywanych w pomieszczeniach sanitarnych;
— wszystkie dokumenty sporządzone w ramach zajęć powinny zawierać pieczęć i czytelny podpis (w przypadku osób fizycznych pieczęć nie jest wymagana) organizatora zajęć oraz obowiązujące logotypy;
— Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania do 31.12.2030 wszystkich oryginalnych dokumentów potwierdzających organizację zajęć. W przypadku zmiany okresu archiwizacji Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę;
— Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia dokumentów związanych z realizacją zajęć, w tym dokumentów finansowych, Zamawiającemu, bądź organowi kontrolnemu (w przypadku kontroli Zamawiającego przez organ do tego uprawniony itp.).
Zamawiający w ramach zajęć zastrzega:
— prawo kontroli (przebiegu i efektywności zajęć) prowadzonej przez kierownika jednostki OHP wdrażającej projekt, wojewódzkiego koordynatora projektu oraz innych wytypowanych pracowników;
— prawo rozwiązania umowy w przeciągu 7 dni w razie nienależytego jej wykonania przez Wykonawcę, w szczególności w przypadku przerwania lub zawieszenia zajęć oraz prowadzenia zajęć niezgodnie z programem, harmonogramem lub innych występujących problemów organizacyjnych (np. niskiej frekwencji uczestników projektu na zajęciach). Jednocześnie Zamawiający zobowiązuje się do wypłacenia Wykonawcy kosztów poniesionych do chwili zerwania umowy;
— prawo zmniejszenia liczby uczestników zajęć w przypadku, jeśli przed rozpoczęciem zajęć w poszczególnych grupach zmniejszy się ich stan oraz zmniejszenia liczby uczestników zajęć w przypadku, kiedy dany uczestnik przerwie ich realizację z przyczyn niezależnych od Zamawiającego (np. choroba, wypadek itp.). W takim przypadku Zamawiający zastrzega prawo ewentualnego wprowadzenia osoby z listy rezerwowej. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do przeprowadzenia zajęć w takiej liczbie godzin jaka została niewykorzystana przez poprzedniego uczestnika. Powyższe zmiany nie wymagają zmiany umowy w formie aneksu.
Wykonawcy z którymi podpisana będzie umowa na realizację zamówienia zobowiązani będą do podpisania Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Ponadto firmy zobowiązane będą do wydania najpóźniej w ciągu 7 dni (od daty podpisania Umowy z Podlaską WK OHP) upoważnień przetwarzania danych osobowych pracownikom realizującym zajęcia oraz przekazania ich kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem dla koordynatora projektu/opiekuna grupy.
Wykonawca będący osobą fizyczną po podpisaniu umowy zobowiązany będzie do podpisania oświadczenia o zatrudnieniu, oświadczenia do umów EFS prowadzenia Karty Czasu Pracy z prowadzonych zajęć oraz prowadzenia Ewidencji Czasu Pracy o ile dana osoba jest zaangażowana w realizacje innych projektów w ramach EFS i wykazała to w zaświadczeniu do umów EFS. Dodatkowo będzie zobowiązany on do comiesięcznego składania oświadczenia o dochodach.