Digitalisierung und Vernichtung von Akten des Auftraggebers (Scandienstleistungen)

Für die elektronische Aktenführung, welche die Digitalisierung der Bestandsakten zum Gegenstand hat, benötigt der Landkreis Heilbronn ein Gesamtdienstleistungspaket. Die Papierakten sollen partienweise beim Auftraggeber abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig beim Auftraggeber anzuliefern, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem übernommen werden können.

Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim Auftragnehmer für einen Zeitraum von sechs Monaten sicher und datenschutzkonform aufbewahrt und später vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Übertragung der Akten an den Auftraggeber. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom Auftraggeber in Textform erteilt.

Insgesamt sollen ca. 3.050 laufende Meter Akten, das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 15,0 Mio. Blatt bzw. 40.000 Akten, verarbeitet und digitalisiert werden.