Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (XFEL) mit Sitz in Schenefeld ist eine multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion Hamburg. Seit 2018 betreiben hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen. XFEL beschäftigt inzwischen mehrere hundert Mitarbeiter*innen.

Zur Verwaltung der stetig wachsenden Zahl an Mitarbeiter*innen benötigt XFEL ein neues integriertes Personal Management System, das als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt werden soll.

Das integrierte Personal Management System soll durch den Auftragnehmer als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung bereitgestellt werden. Alle Funktionalitäten sind für die Nutzer in englischer und deutscher Sprache verfügbar. Der Zugriff auf das System erfolgt über ein Login mit Passwort. Es muss gewährleistet sein, dass Nutzern auch eingeschränkte Rechte eingeräumt werden können, bspw. nur Zugriff auf ausgewählte Teilbereiche des Systems. Sämtliche Zugriffsberechtigungen können je Benutzer festgelegt werden.

Alle Daten müssen vor unbefugten Zugriffen und Änderungen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sein. Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur innerhalb der EU entsprechend der Vorgaben der DSGVO zulässig. Dies gilt auch für den Support (First level/second level and third level). Mit dem Auftragnehmer wird zu diesem Zweck (zusätzlich zum Leistungsvertrag) ein von XFEL mit den Vergabeunterlagen bereitgestellter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen.

Das System soll Daten vom Abrechnungsdienstleister (Lohndirekt) importieren sowie Daten mit einem Zeiterfassungs- und Schichtplansystem (dieses wird parallel ausgeschrieben) austauschen können.

Die Bereitstellung des integrierten Personal Management Systems beinhaltet auch Schulungsleistungen.

Das Personal Management System muss folgende Module und Funktionalitäten beinhalten:

- Personalbeschaffung,

- Digitale Personalakte,

- Personalinformation,

- Dokumentenerstellung,

- Personalentwicklung,

- Auswertungen,

- Workflows sowie

- Mitarbeiter- und Manager Self-Service (ESS/MSS).

Weitere Einzelheiten zur Leistung sowie zu den benötigten Schnittstellen enthält die "Kurzbeschreibung der fachlichen Anforderungen", die bereits mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus erhalten die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs gemäß Ziff. II.2.9 dieser Bekanntmachung ausgewählten Bieter die vollständigen Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung inkl. Schnittstellenliste / Lastenheft). Zu den Vergabeunterlagen gehört auch das Vertragswerk. Es ist beabsichtigt, dieses Vertragswerk auf Grundlage der EVB-IT (Überlassung Typ B bzw. Service) zu erstellen.

Das Vergabeverfahren wird in deutscher Sprache durchgeführt.