Det Danske Filminstitut (DFI) ønsker at udbyde en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse og udvikling af en samlet IT-løsning til de tilskudsadministrative afdelinger, der skal afløse to eksisterende systemer (DUDIP (eget udviklet) og DataEase), der skal udfases. Den nye løsning skal bidrage til at effektivisere og kvalificere den interne sagsbehandling, øge fokus på overholdelse af servicemål, minimere ventetid ved hjælp af parallelle sagsforløb og undgå dobbeltregistrering. Opfølgning på sager samt advisering af involverede parter skal styres i et fleksibelt og simpelt workflow. Løsningen skal give mulighed for at registrere en række forretningsmæssige data, herunder foretage beregninger i forbindelse med registrering af budgetter, regnskabstal samt indtægtsopgørelser i systemet, og skal understøtte anvendelsen af standardbreve. Desuden skal løsningen give mulighed for at danne forskellige statistikker for de enkelte projekter og støtter.
Til løsningen ønsker DFI samtidig leveret en digital grænseflade til filmbranchen, der gør det let og hurtigt at søge om støtte. Grænsefladen skal guide ansøger gennem ansøgningsprocessen og i de videre processer, og skal støtte ansøger med at finde og udfylde de relevante dokumenter og blanketter, så DFI modtager korrekt materiale. Grænsefladen skal samtidig lette kommunikationen mellem ansøger og DFI og sikre transparens i forhold til sagens status og udvalgte dokumenter, så der skabes et fælles overblik over hvor i sagsforløbet en given sag befinder sig, og hvad der ventes på. Grænsefladen skal løbende give ansøger mulighed for at tilgå oplysninger om sine projekter i systemet og indeholde en funktion til digital underskrift.
Leverandøren har flg. overordnede opgaver i projektet:
1. Levering af internt sagsbehandlingssystem til ca. 130 brugere i DFIs tilskudsadministrative områder, der indeholder forretningsmæssige data, dokumenter samt godkendelsesproces vha. digital underskrift. Den interne løsning skal spille sammen med den eksterne brugergrænseflade.
2. Levering af brugergrænseflade til den eksterne filmbranche, der indeholder forretningsmæssige data og dokumenter, og som spiller sammen med det interne sagsbehandlingssystem. Forventet 100 samtidige brugere.
3. Workflow understøttelse af de interne og eksterne arbejdsgange.
4. Understøttelse af statistik og rapport funktion.
5. Etablering af ekstern adgang for eksterne brugere ved hjælp af NemID og digital underskrift.
6. Etablering af integration mellem systemet og Microsoft Officepakken — herunder oprettelse og håndtering af brevskabeloner med brevfletning.
7. Uddannelse af superbrugerne i systemet, så de kan undervise kollegerne, samt overdragelse af viden til DFIs it-afdeling, så de kan forestå driften af løsningen. Uddannelsen af superbrugerne skal samtidig indeholde uddannelse i administrative funktioner, så de selv kan oprette nye brevskabeloner, udvide værdisæt i valglister mv.
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter Leverandørens pligt til at levere det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af en rammeaftale i forbindelse med Kundens muligheder for i kontraktperioden at bestille ad hoc bistand og yderligere ydelser relateret til den leverede løsning.