Logistik im Rahmen des Programmes „Lesestart 1-2-3“, insbesondere:

— Modul 1: Warenannahme und Lagerung,

— Modul 2: Konfektionierung und termingerechter Versand von 500 000 Material-Sets für 3-Jährige sowie Fulfillment/Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting),

— Modul 3: Callcenter-Betreuung/Datenbankpflege,

— Modul 4: Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstelle für die Lesestart-Onlinedatenbank,

— Modul 5: Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Partner.

Beschreibung des Programms „Lesestart 1-2-3“

„Lesestart 1-2-3“ (im Weiteren „Lesestart“) ist ein bundesweites Leseförderprogramm, das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert und von der Stiftung Lesen durchgeführt wird.

Im Rahmen des insgesamt mehrjährigen Programms erhalten Eltern Informationen zum Thema Vorlesen und Erzählen und ihre Kinder ein Buchgeschenk. Das Programm möchte Eltern für die Sprach- und Leseförderung ihrer Kinder gewinnen. In der jeweiligen Programmphase können jeweils ca. 50 Prozent aller Eltern mit kleinen Kindern von „Lesestart“ profitieren. Weitere Informationen erhalten interessierte Bieter unter www.lesestart.de.

Lesestart 1 richtet sich an Eltern und ihre einjährigen Kinder. Lesestart 2 richtet sich an Eltern und ihre zweijährigen Kinder.

Lesestart 3 richtet sich an Eltern und ihre dann dreijährigen Kinder. Im November 2021 erhalten Bibliotheken Folge-Sets, die sie Familien und Kindern überreichen.

Hier ausgeschrieben werden die folgenden Dienstleistungen für die 3. Programmphase (= Set 3 für 3-Jährige) der ersten Kohorte.

Auftragsgegenstand und Beschreibung der Leistungen

Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer (im Weiteren AN) zu erbringen:

1. Warenannahme und Lagerung,

2. Konfektionierung und termingerechter Versand von 500 000 Material-Sets für 3-jährige mit nachstehend näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment / Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting),

3. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege,

4. Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung zur Schnittstellenkommunikation zwischen Lesestart-Onlinedatenbank, AN und Lesestart-Webseite,

5. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Programmpartner.

Die detaillierte Beschreibung findet sich in den Vergabeunterlagen im Dokument: Leistungsbeschreibung.

1. Warenannahme und Lagerung

Zeitversetze Warenannahme und Lagerung von ca. 400-600 Euro-Tausch-Paletten mit 3 verschiedenen Produktformen bis zum Start der Konfektionierung:

— 1 Baumwolltasche (500 000 Stück),

— 5 verschiedene Pappbilderbücher (pro Set 1 Buch),

(5 Buchtitel x 100.000 Exemplare = 500 000 Bücher insgesamt)

— 1 Ratgeber-Broschüre (500.000 Exemplare).

2. Konfektionierung und termingerechter Versand von 500 000 Material-Sets für 3-jährige mit nachstehen näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment/Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting).

— Kommissionierung, Konfektionierung und Versand sowie Fulfillment und Versandservice.

Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:

— 1 gebundenes Pappbilderbuch (Lesestart-3-Buch) (es gibt 5 verschiedene Titel von 5 verschiedenen Verlagen, die in der Auflage von je 100 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), ca. 16-18 (Breite) x 18-22 (Höhe) cm, maximales Gewicht 250 Gramm. Die Dicke ist voraussichtlich maximal 1,9 cm, eine unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden,

— 1 Ratgeber DIN A5, voraussichtlich 58 Seiten.

Gesamtgewicht pro Material-Set: voraussichtlich max. ca. 400 g

— Konfektionieren von Material-Sets nach unseren Vorgaben (siehe Leistungsbeschreibung)

Die 500 000 Material-Sets im Programmjahr 2021/22 können in Verpackungseinheiten à 15, 25, und 30 Stück vorkonfektioniert werden. Der AN erhält alle relevanten Versanddaten von der AG und muss die Anzahl zu versendender Sets entsprechend der Verpackungseinheiten selbstständig nach einem Algorithmus errechnen und diese Daten der AG zwecks Freigabe zur Verfügung stellen. Hierbei ist die gewünschte Abdeckung mit Materialsets pro Bundesland zu beachten. Die Set-Anzahl, die der jeweiligen Bibliothek zur Verfügung gestellt wird, wird seitens der AG nach einem Algorithmus anhand des gemeldeten Set-Bedarfs je Bibliothek ermittelt. Die Lieferungen an die Bibliotheken können Sets in den verschiedensten Mengen bein-halten. Die Varianz kann zwischen 15 und 300 Sets liegen.

Ein Infoschreiben/Merkzettel (nicht personalisiert) wird jedem Karton beigelegt und muss obenauf liegen.

Vorgesehen sind momentan ca.:

3 300 Pakete/Verpackungseinheiten x 15er-Einheiten

11 360 Pakete/Verpackungseinheiten x 25er-Einheiten

5 550 Pakete/Verpackungseinheiten x 30er-Einheiten

— Erstellen und Anbringen von Lieferscheinen,

— Sortenreine Einlagerung,

— Versand der vorkonfektionierten Material-Sets (als Paket und als Palettensendung),

— Nachversand und Einzelversand,

— Retouren- und Rückholungsmanagement,

— Artikelnummern, Bestandslisten/Lagerartikellisten vergeben und führen.

3. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege (inklusive aller Details gemäß Leistungsbeschreibung),

4. Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung,

5. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Programmpartner.

Drei postalische Mailings an 11 300, ca. 8 000 und ca. 9 000 Adressaten sowie weitere zusätzliche postalische Mailings

— Notfallkonzept.