Die Förderperiode des EFRE Programms (Ziel 2 – Alt Programm) 2007-2013 endet am 31. Dezember 2015. Mit den Abwicklungsarbeiten für dieses Programm ist die Fa. agiplan, Mülheim an der Ruhr, nach einer Ausschreibung beauftragt worden. Für die neue Förderperiode des EFRE Programms ist dies nicht mehr vorgesehen, Es sind aber noch erhebliche, komplexe Abwicklungsarbeiten vor allem im administrativen Bereich insbesondere in den Jahren 2016 und 2017, zum ordnungsgemäßen Programmabschluss erforderlich.

Dabei handelt es sich vor allem um folgende Arbeitsbereiche:

— Management der Projekte, bei denen 2016 noch Auszahlungen an den Antragsteller erfolgen müssen sowie Management von den Projekten, die bis Ende 2015 nicht fertiggestellt werden konnten (z. B. Musikzentrum Bochum),

— Projektbegleitung,

— Schlussverwendungsnachweise,

— Abschlussbögen,

— Mitwirkung bei der Prüfbearbeitungen zum Altprogram der div. Prüfbehörden,

— Abschlussberichte sowie die Ex-Post-Evaluierung und sonstige Auswertungen.

Insgesamt sind im Rahmen dieses Altprogramms 3 100 Projekte bewilligt worden. Bis Ende 2015 werden nur rd. 1.500 der SVN vorliegen, 1 600 werden erst 2016 eingehen. Diese 1 600 SVN müssen überprüft, mit den Datenbanken abgeglichen und Unstimmigkeiten mit den diversen Ansprechpartnern (u.a. Zwischengeschaltete Stelle, Prüfbehörde, Bescheinigungsbehörde, Stelle für Qualitätsmanagement ) geklärt werden.

Zudem müssen Prüfbeanstandungen geklärt, die Abschlussbögen sowie der Abschlussbericht auf Grundlage all dieser Daten erstellt werden. Dies ist gem. der Verordnung Artikel 67 der VO (EG) Nr. 1083/2006 bis Ende März 2017 notwendig. Nur dann ist es möglich, dieses Programm mit der Europäischen Kommission ab-zurechnen. Ferner sieht die Europäischen Kommission zur Bewertung der Förderperiode 2007-2013 eine ex-post-Evaluierung vor, die entsprechend vorbereitet werden muss.

Für die Durchführung der Aufgaben sind folgende Arbeitspakete vorgesehen:

— Arbeitspaket 1: Projektbegleitung,

— Arbeitspaket 2: Schlussverwendungsnachweise,

— Arbeitspaket 3: Abschlussbögen,

— Arbeitspaket 4 Zusammenarbeit mit Prüfbehörde/Bescheinigungsbehörde,

— Arbeitspaket 5: Abschlussbericht,

— Arbeitspaket 6: Ex-post-Evaluierung und sonstige Auswertungen.

Die in diesen Arbeitspaketen erforderliche Aufgaben sind:

Arbeitspaket 1 – Projektbegleitung:

Abstimmungsgespräche mit den zwischengeschalteten Stellen,

Anpassung der Projektdaten in der Datenbank TEO,

Erstellung der dafür notwendigen Übersichten und Unterlagen.

Arbeitspaket 2 – Schlussverwendungsnachweise:

Prüfung der Schlussverwendungsnachweise,

Anpassung der Projektdaten in der Datenbank TEO,

Bei Klärungsbedarf Abstimmungsgespräche mit den zwischengeschalteten Stellen.

Arbeitspaket 3 – Abschlussbögen:

Nachfassaktionen für den Erhalt der vollständig ausgefüllten Bögen,

Betreuung der Zuwendungsempfänger und der zwischengeschalteten Stellen hinsichtlich der Webanwendung BOE,

Plausibilitätsprüfung der Abschlussbögen,

Abstimmungen mit den zwischengeschalteten Stellen,

Eingabe bzw. Änderung der Abschlussbögen in BOE.

Arbeitspaket 4 – Zusammenarbeit mit Prüfbehörde/Bescheinigungsbehörde:

Abstimmungsgespräche mit den zugeschalteten Stellen, den Fachreferaten und der Bescheinigungsbehörde.

Arbeitspaket 5 – Abschlussbericht:

Organisation und Vorbereitung der Berichterstellung,

Regelmäßige Absprache mit dem Auftraggeber,

Unterstützung bei der Erstellung des abschließenden Durchführungsberichts, insbesondere der Erhebung, Zusammenstellung und Validierung der Daten sowie der Darstellungen und Beschreibungen der Inhalte,

Unterstützung bei Korrekturen/Anpassungen durch Prüfbehörde und Begleitausschuss,

Eingabe in SFC, Keyuser,

Begleitung kontradiktorische Verfahren.

Arbeitspaket 6 – Ex-post-Evaluierung und sonstige Auswertungen:

Durchführung vorbereitender Analysen und Auswertungen,

Abstimmungen mit relevanten Akteuren.