Monetra Oy (myöhemmin myös Monetra-konserni, tilaaja tai hankintayksikkö) pyysi tarjousta sanomanvälitysoperaattoripalveluista (myöhemmin myös palvelut).

Hankinta sisälsi kaksi (2) ryhmää:

Ryhmä 1: Osto- ja myyntilaskujen sekä liiketoimintasanomien välityspalvelut ja palveluportaalit

Ryhmä 2: Palkkalaskelma-aineiston välityspalvelut.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus.

Hankintasopimus on suunniteltu alkavaksi 2020 loppuvuoden aikana, aikataulu on arvio ja sopimus on voimassa määräaikaisena sopimuksena kolme (3) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu keskeytyksettä toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin.

Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on

11 280 000 EUR (alv 0 %). Tarjoajia pyydettiin huomioimaan, että hankinnan ilmoitettu kokonaisarvo on arvio, eikä tilaaja sitoudu tilaamaan palvelua em. summalla. Hankinnan kokonaisarvossa on pyritty ottamaan huomioon mahdollinen kasvava tarve tulevaisuudessa.

Hankinnan tavoitteena on varmentaa, että Monetra-konserniin kuuluvien yhteisöjen sanomanvälitysoperaattoripalvelut on hoidettu laadukkaasti, kokonaisedullisesti sekä lakien ja asetusten määräysten mukaisesti. Ryhmä 1 Osto- ja myyntilaskujen sekä liiketoimintasanomien välityspalvelut ja palveluportaalit -hankinta tullaan tekemään yhdeltä (1) toimittajalta. Hankintaan tulee kuulumaan palvelun toteuttamiseen, mukauttamiseen ja ylläpitoon liittyviä asiantuntijapalveluja.

Ryhmän 1 Osto- ja myyntilaskujen sekä liiketoimintasanomien välityspalvelut ja palveluportaalit sisältävät mm. seuraavat asiat tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti:

— Myyntilaskujen välityspalvelut (välitys eri kanaviin)

— Ostolaskujen välityspalvelut​

— RI-, SI- ja RP-sanomat​

— Ostolaskujen välitys- ja skannauspalvelut

— Liiketoimintasanomien välityspalvelut (sisältää esimerkiksi tilaussanomat, tilausvahvistukset, toimitustietosanomat, tilausehdotukset, toimitusennusteet

— Muun aineiston välitys (sisältää esim. tiedotteet ja päätökset)

— Laskuportaali toimittajille​ (tilaajan toimittajille tarjoama palvelu, jossa toimittaja voi luoda laskun tilaajalle tai tilaajan asiakkaille)

— Aineiston seurantaportaali (operaattorille välitettyjen aineistojen tai operaattorin välittämien aineistojen seurantapalvelu)

— Toimittajaportaali (toimittajan liiketoimintasanomien välitystä ja vastaanottamista varten tarkoitettu kanava).

Ryhmän 1 optiot:

Optio 1:

— eKuitti, jossa tarjoajalla tulee olla valmius kehittää eKuittipalvelua yhdessä tilaajan kanssa

Optio 2:

— Myyntilaskujen salassa pidettävän liitteen välityksen ratkaisu.

Optioiden hinta kysytään kohdassa Hankinnan kriteerit, mutta ne eivät vaikuta vertailuhintaan.

Palvelu otetaan käyttöön vuoden 2022 loppuun mennessä. Käyttöönotto on kaikissa alueyhtiöissä tilaajan määrittelemällä tavalla ja tilaajan määrittelemässä järjestyksessä.

Hankinnan tavoitteena on varmentaa, että Monetra-konserniin kuuluvien yhteisöjen sanomanvälitysoperaattoripalvelut on hoidettu laadukkaasti, kokonaisedullisesti sekä lakien ja asetusten määräysten mukaisesti. Ryhmän 2 Palkkalaskelma-aineiston välityspalvelut hankinta tullaan tekemään yhdeltä (1) toimittajalta. Hankintaan tulee kuulumaan palvelun toteuttamiseen, mukauttamiseen ja ylläpitoon liittyviä asiantuntijapalveluja.

Ryhmän 2 Palkkalaskelma-aineiston välityspalvelut sisältävät mm. seuraavat asiat tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti:

— Palkkalaskelma-aineiston välityspalvelut​.

Sisältö on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyssä.

Palvelu otetaan käyttöön vuoden 2022 loppuun mennessä. Käyttöönotto on kaikissa alueyhtiöissä tilaajan määrittelemällä tavalla ja tilaajan määrittelemässä järjestyksessä.