Om de volledige opdrachtinformatie te kunnen zien dient u een formeel goedgekeurde registratie te hebben op het betreffende Dynamisch Aankoopsysteem.
Gemeente Boxmeer is een gemeente van bijna 30.000 inwoners. De sector ondersteuning bestaat uit de afdelingen Bestuursondersteuning Communicatie, Financiën, Interne Dienstverlening en Personeel Organisatie.
De afdeling Interne Dienstverlening bestaat uit 21 medewerkers verdeeld onder 3 teams: Informatie en Communicatietechnologie (ICT), Facilitaire Dienstverlening (FDI) en Documentaire Informatievoorziening (DIV).
Voor team DIV zijn wij tijdelijk op zoek naar een medewerk(st)er Documentaire Informatievoorziening (36 uur per week voor maximaal 1 jaar).
DIV is verantwoordelijk voor de ondersteuning aan het management en medewerkers door het verzorgen van taken zoals organisatiebrede beleidsvorming op het gebied van documentaire (digitale) informatievoorziening, ontwikkelen en implementeren van werkprocessen ter ondersteuning van een centrale documentaire (digitale) informatievoorziening. De hiervoor genoemde taken vloeien voort uit de Algemene Wet Bestuursrecht en het gemeentelijk besluit elektronisch bestuurlijk verkeer, alsmede de Archiefwet, het Archiefbesluit en de gemeentelijke archiefverordening.
De laatste jaren heeft de gemeente Boxmeer flink ingezet op het verbeteren van het documentair informatiebeheer. In juni 2017 is de overstap gemaakt naar zaakgericht (digitaal) werken met de implementatie van een nieuw zaaksysteem Join (van de firma Decos). Omdat team DIV hier veel tijd in heeft gestoken en door personele wisselingen zijn er achterstanden ontstaan in de archivering. De analoge dossiers dienen bijgewerkt en zoveel als mogelijk afgevoerd te worden naar het semistatisch archief.
De taken:
Je draagt zorg voor het wegwerken van de analoge achterstanden in het archief. De werkzaamheden zullen bestaan uit:
- Organisatiebreed archiveren conform de basisarchiefcode (classificatiecode). Denk hierbij aan dossiers aanmaken en bijwerken
- Afvoeren dossiers van dynamisch archief naar semistatisch archief met de daarbij behorende bewaar-/vernietigingstermijnen
- Verwerking gegevens in het documentmanagement-/zaaksysteem (DMS) Join van Decos (voor dossiervorming was dit voorheen Docman).