Zie II.2.4).
Voor de logistieke organisatie van het geheel van een zending/staatsbezoek doet het ABH een beroep op de diensten van een reisorganisator. Elke opdracht betreft de organisatie van een reis op maat, met een wisselend aantal deelnemers en een specifiek programma.
In principe worden elk jaar 2 zendingen georganiseerd. Het agentschap werkt ook mee aan de logistieke organisatie en het economische luik van de staatsbezoeken. Jaarlijks worden gewoonlijk 2 staatsbezoeken gepland.
Het agentschap heeft zo een gebruikelijke kruissnelheid van 4 bezoeken op het hoogste niveau per jaar. Afhankelijk van de politieke en feitelijke omstandigheden, kan het jaarlijks actieplan worden herzien.
Het ABH zal de opdracht voor de logistieke organisatie van elke zending/staatsbezoek bij onderhandelingsprocedure* toekennen aan 1 van de 5 vooraf geselecteerde reisorganisatoren. De bedoeling van deze raadpleging is een shortlist samen te stellen van deze 5 reisbureaus.
Wij vestigen de aandacht op het feit dat de opdracht zich voor het ABH beperkt tot alleen de uitgaven verbonden aan de organisatie van de missie/staatsbezoek, de reis en het verblijf van zijn eigen personeel (3 tot maximum 4 personen). Het leveren van prestaties aan de overige deelnemers gebeurt rechtstreeks tussen het reisbureau en de deelnemende ondernemingen en officiële instanties, die bovendien niet verplicht zijn een beroep te doen op het aangeduide reisbureau.
De complexiteit van een zending/staatsbezoek vereist een grote flexibiliteit vanwege de reisorganisatoren. Deze moeten in staat zijn uiterst veeleisende prestaties te leveren, rekening houdend met de desiderata van elke deelnemer, en moeten zonder onderscheid vragen kunnen behandelen, komende van de 3 gewesten. Bovendien moeten zij over voldoende middelen beschikken om de nodige reservaties te blokkeren, vooraleer de inschrijvingen van alle deelnemers zijn afgerond.
Elke zending/staatsbezoek heeft wisselende organisatievoorwaarden en toekenningscriteria. Daarom schrijft het ABH aparte procedures op basis van een bijzonder bestek, specifiek voor elke missie.
De preselectie houdt geen automatische selectie in voor toekomstige aanbestedingen.