Leistungsgegenstand ist die Beschaffung einer Standardsoftware zur IT-gestützten Eingangs-rechnungsverarbeitung mit SAP-Vollintegration – „eInvoicing-System“ – für die folgenden Eigenbetriebe der Landeshauptstadt München (LHM): Abfallwirtschaftsbetrieb München (AWM), Münchner Stadtentwässerung (MSE), Markthallen München (MHM), Münchner Kammerspiele (MK) sowie it@M – Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik.

Auftragsgegenstand sind die folgenden Liefergegenstände:

Liefergegenstand 1: System (Standardsoftware, Konfiguration, Customizing, Integration)

Liefergegenstand 2: Dienstleistungen (Feinkonzeption, Projektmanagement)

Liefergegenstand 3: Schulungen

Liefergegenstand 4: Spezifische Schnittstellen

Liefergegenstand 5: Systemservice über einen Zeitraum von 4 Jahren mit der Möglichkeit einer optionalen viermaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr.

Liefergegenstand 6: optionale Leistungen

Die genannten Eigenbetriebe schreiben die Lieferung, Installation, Anpassung (Customizing) und Pflege einer Standardanwendung zur IT-gestützten Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP-Vollintegration aus. Unter Vollintegration wird verstanden, dass alle Funktionsbausteine des eInvoicing-Systems so in SAP integriert sind, dass ein Anwender diese direkt in der SAP-GUI nutzen kann. Dies gilt auch für die Steuerung der Scan-Funktionen, die OCR/Validierung und die Teilnahme an SAP-Workflow (Freigabeprozesse).

Ziel ist es, den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen in den Eigenbetrieben komplett digital abzubilden und dabei den Erfassungsaufwand von Rechnungsdaten, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie die Buchungsqualität zu optimieren. Zusätzlich muss das Einbinden von internen Belegen möglich sein. Das System muss spätestens ab dem 02.11.2019 in allen Eigenbetrieben produktiv genutzt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine rollierende Einführung (die Eigenbetriebe nacheinander anzubinden) bis zu diesem Stichtag möglich ist. Durch eine stufenweise Einführung wird das System mit Produktivsetzung zunächst von einem eingeschränkten Nutzerkreis bzw. mit einem begrenzten Belegvolumen eingesetzt. Es wird erwartet, dass dies bei der Abrechnung der Lizenz- und Supportkosten seitens des Bieters Berücksichtigung findet.

Leistungsgegenstand sind hierbei:

Liefergegenstand 1: System (Standardsoftware, Konfiguration, Customizing, Integration):

Der Liefergegenstand 1 umfasst die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung, die Erstellung des Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft in allen Eigenbetrieben (inkl. Test und Dokumentation). Im Einzelnen sind folgende Bestandteile beinhaltet: SAP-integriertes eInvoicing-Produktiv-, Test- sowie Entwicklungs-/Customizingsystem, Scan-Lösung, OCR- und Validierungslösung, Installation und Customizing aller eInvoicing-Softwarekomponenten, Einrichten der Berechtigungsstrukturen und SAP Workflow-Prozesse, Testunterstützung, Dokumentation.

Liefergegenstand 2: Dienstleistungen (Feinkonzeption, Projektmanagement):

Der Bieter verpflichtet sich, das Gesamtsystem zusammen mit Vertretern der Eigenbetriebe im Detail zu planen und diese Planung in Form eines Feinkonzeptes zu dokumentieren.

Seitens des Bieters gibt es eine Projektleitung, die als Single Point of Contact für die Projektleitung des Auftraggebers die Bereitstellung der Liefergegenstände beim Auftraggeber koordiniert und während der Projektlaufzeit ansprechbar ist.

Liefergegenstand 3: Schulungen: der Liefergegenstand umfasst die Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Schulungen zum eInvoicing-System für:

— technische Administratoren,

— fachliche Administratoren,

— Mitarbeiter Kreditorenmanagement,

— Feststellungsbefugte.

Liefergegenstand 4: spezifische Schnittstellen

Liefergegenstand 5: Systemservice: Service und Wartung des Gesamtsystems sind für einen Zeitraum von 4 Jahren nach Abnahme des Gesamtsystems zu erbringen. Es besteht die Möglichkeit einer optionalen viermaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr. Zu den Aufgaben des Systemservice gehören die Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems.

Liefergegenstand 6: optionale Leistungen:

— optionale Dienstleistungen: der Bieter steht auch über die Abnahme hinaus für Aufgaben z. B. für die individuelle Weiterentwicklung des Systems bereit,

— optionale Lizenzen für Scan-Clients, falls sich herausstellen sollte, dass die vorhandenen Scan-Clients nicht ausreichend sind,

— optionale Schulungen für eine bestimmte Anwendergruppe (Key User-Schulung), welche als Multiplikator dient,

— optionaler Systemservice für das eInvoicing-System: nach Ablauf der initialen Vertragslaufzeit kann der Vertrag für den laufenden Systemservice viermalig um jeweils 12 Monate verlängert werden.