Swissmedic, Institut suisse des produits thérapeutiques, est l'autorité suisse centrale de contrôle des produits thérapeutiques. Le mandat légal de Swissmedic est régi par la loi fédérale du 15.12.2000 sur les médicaments et les dispositifs médicaux (loi sur les produits thérapeutiques, LPTh; RS 812.21 [1]). Swissmedic est un organe juridiquement indépendant et décentralisé de l'administration fédérale gérant sa propre comptabilité. Fort d'environ 430 collaborateurs travaillant sur trois sites à Berne, l'institut réalise un chiffre d'affaires annuel de plus de CHF 90 millions.

Les activités clés de Swissmedic comprennent:

— l'autorisation de mise sur le marché de médicaments,

— l'autorisation d'exploitation pour la fabrication et le commerce de gros ainsi que les inspections,

— la surveillance du marché des médicaments et dispositifs médicaux,

— le droit de la poursuite pénale,

— les essais cliniques de produits thérapeutiques et l'analyse en laboratoire de la qualité des médicaments ;

— la législation et la normalisation,

— l'information de la population,

— la collaboration nationale et internationale.

Vous trouverez des informations complémentaires sur Swissmedic sous: www.swissmedic.ch.

Du fait de la diversité de ces activités, Swissmedic se trouve confronté à un volume important de documents dans les domaines spécialisés les plus divers, en particulier dans le secteur Mise sur le marché (dossiers relatifs à des médicaments). Ces documents sont actuellement conservés dans des archives physiques situées à Berne et à Zollikofen, dont ils sont sortis au besoin à des fins de prêt puis transportés à Berne avant d'être remis aux collaborateurs de Swissmedic concernés. Ils sont ensuite ramenés dans les archives.

Des parties de ces archives doivent être numérisées d'ici à la mi-2015 par un processus de scannage, pour permettre leur mise à la disposition du personnel sous forme électronique dans le système de gestion des documents DMS. L'infrastructure de scannage et le DMS seront mis à disposition par Swissmedic. Le présent appel d'offres a pour objet de se procurer des capacités externes en personnel afin de mener à bien une numérisation unique des documents existants.

La mise en œuvre de cette mesure ponctuelle aura lieu dans le cadre d'un projet géré par Swissmedic.

Sont exclus du présent appel d'offres les prestations opérationnelles et récurrentes de numérisation de nouveaux documents entrants ultérieurement.

Swissmedic estime actuellement que la charge de travail pour cette prestation correspondra à celle de 12 EPL (équivalents plein temps) pendant environ 14 mois. Une personne de cette équipe devra assumer le rôle d'interlocuteur («superviseur») et sera chargée à ce titre de la gestion du personnel, de la planification des activités et de l'organisation du travail des collaborateurs engagés. Elle veillera à ce que les prestations convenues fassent état de la qualité requise et soient fournies dans les conditions et selon les objectifs fixés. Elle rendra compte au chef de projet compétent chez Swissmedic, à savoir le chef de la division Submissions.

Le contrat doit être conclu pour une durée de 14 mois, pour une prise d'effet le 2.5.2014 et une expiration le 30.6.2015 et contenir une option de prolongation de 4 mois.