VRK tuottaa ja vastaa Suomi.fi-viestit-palvelusta (https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/viestinvalitys/).
VRK kilpailuttaa nyt hankinta-asiakirjoissa tarkemmin kuvatun tulostus-, kuoritus- ja postituspalvelun Suomif.fi-viestit-palvelua hyödyntävien käyttäjäorganisaatioiden käyttöön.
Käyttäjäorganisaatiot on määritelty laissa hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) [ns. KaPA-laki]. Tällaisia ovat mm. valtion virastot ja kunnat. Käyttäjäorganisaatioista tarkemmin: https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/palveluita-koskeva-lainsaadanto/
Hankittava palvelu mahdollistaa loppukäyttäjälle lähetettyjen viestien tulostus-, kuoritus- ja postituspalvelun, mikäli loppukäyttäjä ei ole suostunut sähköiseen tiedoksiantoon ja mikäli käyttäjäorganisaatio päättää hyödyntää palvelua. Palvelun avulla käyttäjäorganisaatiot voivat halutessaan välittää Suomi.fi-viestejä kirjeitse loppukäyttäjille (kansalaisille tai yrityksille).
Tarkempi hankinnan kuvaus löytyy tarjouspyynnön liitteistä 3 (Palvelukuvaus) sekä liitteinä 1 ja 2 olevista sopimusluonnoksista (Sopimusluonnos liitteinen sekä Turvallisuussopimus liitteineen).
Yleisellä tasolla, palvelu sisältää seuraavat toiminnollisuudet:
* Suomi.fi-viestien palvelun välittämien viestien tulostuksen, kuorituksen ja postituksen Käyttäjäorganisaatioiden tekemien valintojen mukaisesti:
— Tulostuspalvelut määritellyn kuvaston mukaisista tuotteista ja palveluista (erilaiset tulosteet ja niihin liittyvät ominaisuudet).
— Kuorituspalvelut määritellyn kuvaston mukaisista tuotteista ja palveluista (erilaiset kuoret ja niihin liittyvät ominaisuudet).
— Postituspalvelut määritellyn kuvaston mukaisista tuotteista ja palveluista.
* Palautuneiden postitusten käsittely palvelukuvauksen mukaisesti.
* Yhteydenpito Tilaajan ja Käyttäjäorganisaatioiden kanssa.
* Laskutuspalvelut Käyttäjäorganisaatioille tehtävän laskutuksen osalta.
* Tilojen ja laitteiston sekä henkilöstön toiminta vaatimustenmukaisesti.
* Varautumistoimenpiteet ja varautumissuunnitelman ylläpito.
* Tilaajan määrittelemien tarvittavien lokien muodostuminen asianmukaisesti ja vaatimusten mukaisina.
* Raportointipalvelut Tilaajalla ja Käyttäjäorganisaatioille määritellyn mukaisesti.
* Tukipalvelut Tilaajalle ja Käyttäjäorganisaatioille
* Virheellisten aineistojen ja säilytysajan ylittäneiden aineistojen tuhoaminen ja tuhoamisilmoitusten tekeminen.
Palvelua tulee tuottaa kokonaisuudessaan tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät vaatimukset huomioiden. Vaatimukset on kuvattu tältä osin omissa dokumenteissaan (tietoturvavaatimukset, toimitilaturvallisuusvaatimukset sekä turvallisuussopimus).
Hankittavan palvelun tarkempi kuvaus löytyy tarjouspyynnön liitteistä sekä liitteinä olevista sopimusluonnoksista, jotka tarjoajan on huomioitava tarjousta tehdessään.
Hankinnan ennakoitua arvoa ei voida arvioida tarkasti etukäteen, koska se on riippuvaista; 1) palvelun käyttäjiksi liittyvien Käyttäjäorganisaatioiden määrästä; ja 2) käyttäjäorganisaatioiden tulostettavaksi, kuoritettavaksi ja postitettavaksi lähettämien viestin määrästä, jossa voi olla paljon vaihtelua Käyttäjäorganisaatioiden erilaiset tarpeet huomioiden; sekä 3) loppukäyttäjien määrästä, jotka haluavat viestit kirjeitse. Arvion mukaan hankintasopimuksen arvo vuositasolla voi olla n. 500 000 EUR – 20 000 000 EUR, jolloin hankinnan ennakoitu arvo neljän vuoden ajalta olisi n. 2 mEUR – 80 mEUR.
Hankintayksikkö varaa oikeuden hankkia tämän tarjouspyynnön perusteella tehtävällä sopimuksella valituksi tulleelta toimittajalta lisähankintana tarjouspyynnössä esitetyn Palvelun lisäksi palvelua, jolla Käyttäjäorganisaatioille voidaan tarjota tulostus-, kuoritus- ja postituspalvelua ehdoin, joka täyttää erityisesti tietoturvallisuuden osalta tiukempia vaatimuksia tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä sekä hankittavan palvelun tuottamisessa. Tämän tarjouspyynnön perusteella tehtävällä sopimuksella voidaan ostaa myös vaihtoehtoisia tulostus-, kuoritus- ja/tai postitus-/toimituspalveluja valitulta toimittajalta erikseen sovittavalla hinnalla.