Espoon kaupunki, Espoo Catering Oy, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (kaikki erikseen myös Tilaaja) pyytää tarjouksia Valokuvaus-, videotuotanto- ja suoratoistopalvelujen hankinta 2021 -hankinnasta.

Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen:

1. Valokuvaus

2. Videokuvaus

3. Tapahtumien suoratoistot ja tallennukset

4. Valtuustokokousten suoratoistot ja tallennukset

Osa-alueille 1., 2. ja 3. muodostetaan kilpailutuksen perusteella puitejärjestely, johon valitaan osa-alueittain korkeintaan 5 Palveluntuottajaa ja kullekin osa-alueelle erikseen yksi (1) varatoimittaja. Puitejärjestelyn ja osa-alueiden 1., 2. ja 3. sopimuksen kesto on neljä vuotta. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja valitun Palveluntuottajan välinen Sopimus on voimassa 31.12.2023 asti. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on kuitenkin oikeus jatkaa Sopimuksen voimassaoloaikaa 31.12.2025 saakka ilmoittamalla tästä kirjallisesti Palveluntuottajalle ennen 31.12.2023.

Hankinnan tarkempi kuvaus on osa-alueittain tarjouspyynnön liitteillä ”Liite 1A Hankinnan kohteen kuvaus, valokuvaus”, ”Liite 1B Hankinnan kohteen kuvaus, videokuvaus” ja ”Liite 1 C Hankinnan kohteen kuvaus, tapahtumien suoratoistot ja tallennukset”.

Osa-alueeseen 4. valitaan yksi (1) Palveluntuottaja ja kaksi (2) varatoimittajaa ja sopimus on voimassa toistaiseksi. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja Palveluntuottajan välinen Sopimus on voimassa 31.12.2023 asti. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on kuitenkin oikeus jatkaa Sopimuksen voimassaoloaikaa toistaiseksi voimassa olevaksi ilmoittamalla tästä kirjallisesti Palveluntuottajalle ennen 31.12.2023.

Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteellä ”Liite 1D Hankinnan kohteen kuvaus, Valtuustokokousten suoratoistot ja tallennukset”.

Espoon kaupunki tekee yllä mainittujen konserniyhteisöjen sekä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen puolesta hankintapäätöksen, ja konserniyhteisöt sekä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulevat allekirjoittamaan omat samansisältöiset sopimukset kuin Espoon kaupunki. Konserniyhteisöt osallistuvat hankinnan osa-alueisiin 1., 2. ja 3 ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue osa-alueille 1., 2., 3. ja 4. Konserniyhteisöt tulevat solmimaan sopimukset valittujen Palveluntuottajien kanssa seuraavista hankinnan osa-alueista: Osa-alue 1., Osa-alue 2. sekä Osa-alue 3. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee solmimaan sopimukset valittujen Palveluntuottajien kanssa seuraavista hankinnan osa-alueista: Osa-alue 1., Osa-alue 2., Osa-alue 3. ja Osa-alue 4.

Jäljempänä kohdassa ”II. 1.5) Arvioitu kokonaisarvo” ilmoitettu hankinnan ennakoitu arvo on laskettu hankintalain 30 § 3 momentin 2 kohdan mukaisesti neljälle vuodelle. Hankinnan ennakoitu arvo on 1 932 000 euroa, josta Espoon kaupungin osuus on noin 920 000 €, Espoo Catering Oy:n osuus 32 000 €, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian osuus noin 60 000 € ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen osuus noin 920 000 €.

Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteellä ”Liite 1A Hankinnan kohteen kuvaus, valokuvaus”.

Palveluita hankitaan arviolta 93 tilausta vuosittain, joista Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen osuus on noin 60 tilausta. Tilaaja tilaa Palveluja kuitenkin tarpeen mukaan eikä Tilaaja sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön

liitteellä ”Liite 1B Hankinnan kohteen kuvaus, videokuvaus”.

Palveluita hankitaan arviolta 49 tilausta vuosittain, joista Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen osuus on noin 20 tilausta. Tilaaja tilaa Palveluja kuitenkin tarpeen mukaan eikä Tilaaja sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön

liitteellä ”Liite 1 C Hankinnan kohteen kuvaus, tapahtumien

suoratoistot ja tallennukset”.

Palveluita hankitaan arviolta 22 tilausta vuosittain, joista Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen osuus on noin 10 tilausta. Tilaaja tilaa Palveluja kuitenkin tarpeen mukaan eikä Tilaaja sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Hankinnan tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteellä ”Liite 1D Hankinnan kohteen kuvaus, Valtuustokokousten suoratoistot ja tallennukset”.

Valtuustokokouksia järjestetään 11 kertaa vuodessa. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on arvioinut järjestävänsä vastaavanlaisia aluevaltuustokokouksia 12 kertaa vuodessa. Valtuustokokousten lisäksi Tilaaja järjestää vuosittain yhden talousarviokokouksen joulukuussa, sekä mahdollisesti ylimääräisen valtuustoseminaarin tai -kokouksen noin kerran vuodessa, josta sovitaan Palveluntuottajan ja Tilaajan kesken lähempänä kokouksen ajankohtaa.

Tilaaja tilaa Palveluja kuitenkin tarpeen mukaan eikä Tilaaja sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.