Die LWL.IT Service Abteilung ist der zentrale Dienstleister des LWL. In einer zentral organisierten, an ITILProzessen orientierten IT stellt er den Einrichtungen leistungsfähige IT-Systeme zur Verfügung. Hierbei werden umfangreiche Administrations- und Managementwerkzeuge in einer komplexen Betriebsführungsumgebung eingesetzt. Die Kunden der LWL.IT, also die Einrichtungen des LWL, beauftragen diese per Online-Verfahren u.a. mit der Neuinstallation von Endgeräten und deren Peripherie für Störungsmeldungen und Fragen zu eingesetzten Verfahren ist ein zentraler User-Help-Desk erster Ansprechpartner der Anwender Ansprechpartner der Anwender.
Zur Erfüllung der Aufgaben, die von zentraler Stelle aus nicht leistbar sind (Hardware-Installationen am Platz des Anwenders, Störungsanalyse vor Ort, etc..), sind 15 von ca. 150 Mitarbeitern der LWL.IT als sog. „Vor-Ort-Service-Kräfte“ tätig, die ihren ständigen Arbeitsplatz nicht in der Zentrale in Münster haben, sondern in den verschiedenen Außenstellen/Einrichtungen im Verbandsgebiet des LWL (hauptsächlich LWL-Kliniken) vor Ort sind. Die Steuerung der Vor-Ort-Tätigkeiten erfolgt von zentraler Stelle aus.
Die LWL.IT Service Abteilung beabsichtigt zur personellen Unterstützung dieser Vor-Ort Service-Kräfte.
Dienstleistungen im Umfang von ca. 440 Personentagen pro Jahr (Abweichungen von bis zu 35 % hiervon sind möglich) zu vergeben. Der Vertrag hat zunächst eine Laufzeit von 24 Monaten (1.1.2012 bis 31.12.2013). Eine automatische Vertragsverlängerung bei Nichtkündigung zweimal um je 12 weitere Monate ist vorgesehen. Bei diesen Dienstleistungen handelt es sich im wesentlichen um IMAC-Leistungen, also das Aufstellen, den Auf- und Abbau und den Umzug der Hardware (PCs, ThinClients, Monitore, Drucker, Scanner oder Zubehör wie Tastatur oder Maus) beim Endanwender oder in einem Installationsraum in den Einrichtungen des LWL. Weiterhin muss die initiale Installation eines PCs zur weiteren Bearbeitung durch das nahezu flächendeckend verteilte Software-Verteilungs-Werkzeug gestartet werden.
Gesteuert durch einen zentralen Disponenten und angewiesen durch einen der genannten Vor-Ort-Mitarbeiter der LWL.IT gilt es, die von den Einrichtungen an die LWL.IT gestellten Änderungsaufträge, die IMAC-Tätigkeiten beinhalten, umzusetzen.
Darüber hinaus wird die Übernahme eines Bereitschaftsdienstes für Vor-Ort-Einsätze auf Abruf in den abendlichen.
Servicezeiten, sowie an Samstagen und Sonn- und Feiertagen erwartet. Das Auslösen eines Vor-Ort-Einsatzes erfolgt durch den LWL-UHD. Diese Dienstleistung umfasst dann die Entsendung eines Mitarbeiters zur Vor-Ort-Diagnose und Ausführung standardisierter Tätigkeiten anhand geeigneter Checklisten.
Der Abruf der Unterstützungsleistungen sollte kontinuierlich laufen, kann in Spitzenzeiten den Abruf von bis zu ca. 3 Mitarbeitern, aber auch Leerzeiten von einzelnen Tagen oder Wochen bedeuten. Das benötigte Volumen bestimmt sich nach der Auftragslage der LWL.IT Service Abteilung.