De opdracht betreft een raamovereenkomst voor de levering, implementatie, het beheer en het onderhoud van een HRM-softwarepakket ten behoeve van Familiehulp. Deze raamovereenkomst wordt tussen Familiehulp en 1 deelnemer gesloten.

Deze overheidsopdracht is een samengevoegde opdracht tussen Familiehulp VZW, De Speelboom VZW, De Speelbomen VZW en Goed Wonen VZW waarbij Familiehulp optreedt als penhouder (art. 38 van de wet van 15.6.2006). De opdracht zal voorzien in afzonderlijke betalingen voor elk van deze entiteiten.

De aanbestedende overheid beschouwt een HRM-softwarepakket als een softwarepakket dat ervoor zorgt dat de personeelsdienst efficiënter en effectiever kan werken. Hiermee wordt zowel de ondersteuning betreffende CoreHR als SoftHR taken bedoeld. Het pakket moet bovendien gebruiksvriendelijk en gemakkelijk consulteerbaar zijn. Bovendien moet het mogelijk zijn op alle onderdelen te rapporteren.

Onder CoreHR verstaat de aanbestedende overheid minstens de volgende functionaliteiten:

— registratie van personeelsgegevens,

— opstellen en bijhouden van personeelsdossiers,

— correcte voorbereiding en opvolging payroll en communicatie van en naar het sociaal secretariaat,

— organisatiestructuur en arbeidsplaatsbeheer.

Onder SoftHR verstaat de aanbestedende overheid minstens de volgende functionaliteiten:

— werving en selectie met o.m. beheren van vacatures, koppelen met carrière website, beheer van sollicitanten en indiensttreding,

— plannen en beheer van vormingen met o.m. beheer van een catalogus van vormingen en vormingsleveranciers, vormingen inplannen en administratie rond vormingen, competentiebeheer.

Een uitgebreidere beschrijving is terug te vinden in bijlage 1 van deze selectieleidraad.

Deze opdracht beoogt het aanschaffen van parametriseerbare standaardsoftware. De aanbestedende overheid gaat er evenwel van uit dat bepaalde aanpassingen aan deze standaardsoftware noodzakelijk zullen zijn. Daar waar dergelijke aanpassingen door de diverse entiteiten die prestaties zullen afnemen onder deze opdracht zouden kunnen worden gebruikt, is het de bedoeling dat:

— dergelijke aanpassingen slechts eenmaal worden besteld;

— de diverse entiteiten allen rechten krijgen op deze aanpassingen;

— de kosten van deze aanpassingen door de diverse entiteiten worden gedeeld.

In het bestek zal hieromtrent verdere toelichting worden verstrekt.

De raamovereenkomst beslaat het gehele Vlaamse grondgebied, inclusief Brussel. De bedoeling is om gedurende de duurtijd van de raamovereenkomst implementaties in het kader van de individuele opdrachten te realiseren voor de Personeelsdienst van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt zich bijkomend het recht voor om het gebruik van de nieuwe applicatie uit te breiden naar andere en/of nieuwe divisies en/of diensten van de betreffende aanbestedende overheid (wat aldus tevens het voorwerp van de raamovereenkomst zou kunnen uitmaken; de opdrachtnemer kan weliswaar geen rechten doen gelden op dergelijke uitbreiding).

Voor de aanbestedende overheid kadert deze opdracht in een ruimer ICT vernieuwingsprogramma dat de aanbestedende overheid de volgende jaren wenst te implementeren.

De opdracht wordt voor doeleinden van deze selectiefase verder in bijlage 1 bij deze selectieleidraad toegelicht.