Gegenstand der Vergabe war der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Leistungen der Veranstaltungs- und Versandlogistik. Die Logistik betrifft im weiteren Sinne die Lagerung, den Transport und das Abwickeln weiterer Value Added Services in Bezug auf Print-, Werbe- und Messematerialien, die deutschlandweit für diverse Veranstaltungen von Engagement Global bzw. Messen benötigt werden. Die Transportprozesse umfassen den Speditionsversand, den Paketversand und auch den Briefversand. Die Auftragsabwicklung zwischen Engagement Global und dem Auftragnehmer bezogen auf die Auslieferungsprozesse soll über ein vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellendes und zu betreibendes Online-Bestell- und Logistikportal erfolgen. Speditions-, Paket- und Briefversendungen werden im Bestellportal von Engagement Global angekündigt und über dieses Portal abgewickelt. Die Lagerung der Veranstaltungsmaterialien (Print-, Werbe- und Messematerialien) hat in einem vom Auftragnehmer zu stellenden zentralen Lager in einem Umkreis von 120 Kilometern vom Standort von Engagement Global in Bonn (Deutschland) zu erfolgen.
Das Leistungsspektrum der Rahmenvereinbarung umfasst die Übernahme der Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands und Transports von Print-, Werbe- und Messematerialien von Engagement Global aus einem vom Auftragnehmer zu stellenden Lager (ca. 100 Quadratmeter Freifläche, 40 Fachbodenregale und 38 Palettenstellplätze mit Erweiterungsoption) im Umkreis von 120 Kilometern um Bonn zu diversen Veranstaltungen/Messen deutschlandweit.
Zu Beginn der Rahmenvereinbarung hat der Auftragnehmer alle Materialien von Engagement Global, die sich derzeit in dem Lager des bisherigen Auftragnehmers in Köln befinden, in das von ihm zur Verfügung zu stellende Lager einzulagern. Der Transport der Print-, Werbe- und Messematerialien zu dem neuen Lager des Auftragnehmers erfolgt durch den bisherigen Auftragnehmer. Zudem hat der Auftragnehmer vor Beginn des Regelbetriebes, der ab dem 16.12.2021 aufgenommen werden soll, ein internetfähiges Bestell- und Logistikportal nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung funktionsfähig und betriebsbereit zur Verfügung zu stellen, über das die Logistik, Organisation und Bewerkstelligung für alle Print-, Werbe- und Messematerialien abgewickelt wird.
Zu den transportorientierten Aufgaben des Auftragnehmers gehören insbesondere die fristgerechte Lieferung, Übergabe, Abholung und Überprüfung bundesweit an die Veranstaltungsorte von Engagement Global (maximal 231 bis maximal 321 Veranstaltungen abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr). Zu den lagerorientierten Aufgaben gehören insbesondere die Einlagerung, Lagerhaltung, Kommissionierung, Verpackung und Versendung der Materialien von Engagement Global.
Ferner umfasst das Leistungsspektrum des Auftragnehmers die Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands und Transports von nationalen Paketversendungen von Print- und Werbematerial über 2 Kg bis 31,5 Kg (maximal 700 bis maximal 850 Pakete abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr) sowie Briefversendungen (Maxibrief plus bis 2 Kg - maximal 1500 Briefversendungen pro Vertragsjahr).
Darüber hinaus leistet der Auftragnehmer weitere Aufgaben im Bereich Value Added Services, wie beispielsweise die Reklamationsbearbeitung und die Reparatur ausgewählter Messeartikel.
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung soll mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich 29.10.2021) beginnen und zunächst mit Ablauf des 15.12.2023 - nach zwei Vertragsjahren im Regelbetrieb - enden. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), die Rahmenvereinbarung zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung endet somit spätestens am 15.12.2025.