Przedmiotem zamówienia jest zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania PROW na lata 2014–2020 odbywającej się w terminie 27–28 maja 2015 r.

W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji i Promocji projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu:

W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:

1) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań Biura,

2) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny,

3) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura.

Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zapewni co najmniej:

1. Nabór uczestników.

Wykonawca zapewni nabór uczestników projektu minimalnie – 120 osób

a maksymalnie 130 osób spośród przedstawicieli: młodych rolników, przedstawicieli grup producenckich, przedstawicieli instytucji rolniczych i około rolniczych.

2. Salę konferencyjną w dniach 27 i 28 maja 2015 r.:

1) sala w miejscu zakwaterowania uczestników konferencji wyposażona minimalnie w:

a) krzesła w ustawieniu konferencyjnym – dla minimalnie 120, a maksymalnie 130 osób,

b) mównicę,

c) mikrofony bezprzewodowe – 2 szt.,

d) zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do Internetu;

2) umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku;

3) z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla minimalnie 120, a maksymalnie 130 osób;

4) Wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl;

Wykonawca zapewni salę w godzinach od 7:00 do 19:00 w każdym dniu konferencji.

3. Obsługę organizacyjno – techniczną tj.:

— obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego,

— obsługę rejestracji uczestników w dniu konferencji,

4. Zakwaterowanie w jednym obiekcie dla wszystkich uczestników konferencji.

Wykonawca zapewni zakwaterowanie w Krakowie lub w odległości nie większej niż 50 km od granic administracyjnych miasta Krakowa.

Zakwaterowanie uczestników konferencji w jednym obiekcie – hotelu min. 3 gwiazdowym, w terminie 27 – 28 maja 2015 r (1 nocleg), w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych lub trzyosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju.

Liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających

z zakwaterowania.

5. Wyżywienie.

Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w dniach

27 – 28 maja 2015 r, składające się minimalnie z:

a) około godziny 8:00 śniadanie – 28 maja 2015 r. – bufet szwedzki – menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składające się co najmniej z:

— napojów gorących w tym: kawy (rozpuszczalnej, parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (cytryny, mleka oraz cukru),

— 2 rodzajów soków naturalnych,

— gorących przekąsek (parówek, jajecznicy, smażonego bekonu, żurku

z białą kiełbasą),

— zimnych przystawek (wyboru wędlin minimalnie 3 rodzajów, wyboru serów

i twarogów minimalnie 3 rodzajów, dżemu oraz miodu),

— pieczywa białego i razowego,

— warzyw świeżych (pomidorów oraz ogórków),

— masła;

b) około godziny 13:30 trzydaniowy obiad, menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z:

— w dniu 27 maja 2015 r.:

— zupa krem z borowików,

— rosół z makaronem,

— karkówka z pieczonymi ziemniakami,

— placek po zbójnicku,

— tarta ze szpinakiem, brokułami i serem,

— zestaw surówek – z białej kapusty, z czerwonej kapusty,

— zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków);

— w dniu 28 maja 2015 r.:

— krem z brokułów z grzankami,

— krem z pomidorów,

— filet z kurczaka,

— ziemniaki z wody,

— frytki,

— schab ze śliwkami z grillowanymi warzywami,

— bakłażan faszerowany z serem mozarella,

— zestaw surówek – z białej kapusty, z czerwonej kapusty,

— zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków);

c) około godziny 19:00, w dniu 27 maja 2015 r – uroczystej zasiadanej kolacji, menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającej się co najmniej z:

— strogonowa,

— polędwiczek wieprzowych w sosie z pieczonymi ziemniaczkami,

— devolay z piersi kurczaka,

— panierowanych cukinii w sosie czosnkowym,

— sałatek warzywnych (tradycyjna, pomidory z mozarellą),

— śledzie (w oleju i po kaszubsku),

— deski serów tradycyjnych min. 3 rodzaje,

— półmiska wędlin tradycyjnych min. 4 rodzajów,

— pikli (grzybów marynowanych, ogórków kwaszonych),

— smalcu tradycyjnego,

— pieczywa białego i razowego,

— zimnych napojów (z wody gazowanej i niegazowanej, co najmniej 2 rodzajów soków),

— gorących napojów w tym: kawy (rozpuszczalnej i parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (mleka, cukru i cytryny);

d) całodziennych (dwukrotnie uzupełnianych) dwóch serwisów kawowych w każdym dniu konferencji – menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z:

— dwóch rodzajów ciast,

— dwóch rodzajów ciastek,

— napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzajów soków),

— napojów gorących w tym: kawy (rozpuszczalnej oraz parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) i dodatków (cytryny, mleka oraz cukier);

e) suchego prowiantu na drogę (w dniu 28 maja 2015 r.) dla wszystkich uczestników konferencji składającego się co najmniej z:

— 2 kanapek (z wędliną i wegetariańskie) z pieczywa jasnego i ciemnego,

— 1 owocu krajowego,

— małej wody gazowanej i niegazowanej.

Liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających

z wyżywienia.

Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 9 do SIWZ.