Monetra Oulu Oy hankintapalvelut pyytää tarjoustanne viestinnän ja markkinoinnin palveluista asiakkailleen (jäljempänä myös tilaajat) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankinta on jaettu seuraaviin osa-alueisiin:

1. Strateginen kumppani

2. Mainostoimistot/Markkinointiviestintäpalvelut

3. Kansalliset ja kansainväliset viestintäpalvelut

4. Sosiaalinen media

5. Valokuvaus

5.1. Arkkitehtuuri- ja maisemakuvaus (sis. myös ilmakuvaus, ei pakollinen)

5.2. Henkilökuvaus

5.3. Mainoskuvaus

5.4. Dokumentaarinen kuvaus (Tilannekuvaus, tapahtumakuvaus, Ilmakuvaus (ei pakollinen))

6. Videotuotanto

6.1. Esittelyvideot (esim. video esittelemään palvelun käyttöä)

6.2. Imago-/Mainostuotanto/videot (sis. drone)

6.3. Tapahtumakuvaus (kevyt ENG-tuotanto)

6.4. Animaatiovideot.

Kaikki tilaajat eivät ole mukana jokaisessa osa-alueessa. Osa-alueiden kuvauksessa on ilmoitettu osa-alueittain tilaajien mukaolo asiakasryhmittäin, jotka voivat olla sisällöltään erit eri osa-alueissa.

Pohjois-Pohjanmaan liitto:

Pohjois-Pohjanmaan liiton toteuttamien hankkeiden osalta Pohjois-Pohjanmaan liitto pidättää itsellään oikeuden hankkia viestintä- ja markkinointipalveluja myös muualta, mikäli se on tarpeen projektin sisällön kannalta.

Kainuun liitto:

Kainuun liiton toteuttamien hankkeiden osalta Kainuun liitto pidättää itsellään oikeuden hankkia viestintä- ja markkinointipalveluja myös muualta, mikäli se on tarpeen projektin sisällön kannalta.

Osa-alue 5 sisältää vain irrallisia valokuvauspalveluita.

Tässä osa-alueen pienryhmissä kysytään tuntihintaa asiakasryhmittäin (5.A—5.C) seuraavasti:

Asiakasryhmä 5.A:

— Oulun kaupunki

— Oulun Vesi

— Pohjois-Pohjanmaan liitto

Asiakasryhmä 5.B:

— Kajaanin kaupunki

— Kainuun liitto

— Paltamon kunta

— Hyrynsalmen kunta

Asiakasryhmä 5.C:

— Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä RAS.

Osa-alue 5 on jaettu seuraaviin pienryhmiin:

5.1. Arkkitehtuuri- ja maisemakuvaus (sis. myös ilmakuvaus, ei pakollinen)

5.2. Henkilökuvaus

5.3. Mainoskuvaus

5.4. Dokumentaarinen kuvaus (Tilannekuvaus, tapahtumakuvaus, Ilmakuvaus (ei pakollinen)).

Jokaiseen pienryhmään valitaan asiakasryhmittäin (5.A—5.C) viisi (5) palveluntuottajaa.

Hankinta ei sisällä koulukuvausta.

Oulun kaupungin, Oulun Veden ja Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän (RAS) osalta hankinta ei sisällä hämärä / pimeä kuvausta (esim. Oulun kaupungin Lumo-valofestivaali).

Tilaajalla on valokuviin jatkuva ja vapaa käyttöoikeus. Kuvia saa muunnella tai muuttaa, ja tilaaja saa luovuttaa kuvia myös kolmannelle osapuolelle (ei kaupalliseen tarkoitukseen).

Kuvat tallennetaan tilaajan organisaation omaan mediapankkiin (esim. verkkosivustolle).

Tarjoajalla tulee olla tilaajien toimintaympäristön ja tilaajien tuottamien palvelujen kohdeyleisön tuntemus.

Kuvia tulee voida käyttää laajasti missä julkaisukanavissa ja tilanteissa tahansa, esim. verkkosivuilla.

Tilaajalla on oikeus käyttää kuvia ilman erillistä luvan kysymistä. Valokuvaajan tulee olla varmistanut kuvattavilta henkilöiltä, että heiltä on lupa, että tilaaja saa käyttää kuvaa jatkossakin ilman erillistä luvan kysymistä. Kuvia voidaan käyttää esim. julkaisuissa, nettisivuilla, somessa jne.

Oulun kaupunki ja Oulun Vesi:

Kuvat tilataan aina Oulun kaupungin käyttöön vaikka tilaaja olisi esim. BusinessOulu.

Tilaukset:

Alle kynnysarvon (60 000 EUR) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa.

Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan.

Minikilpailutus:

Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksissa tilaaja itse päättää, mihin pienryhmään hankinta kuuluu. Tilaaja saa kilpailuttaa hankinnan myös kahden (2) tai useamman eri pienryhmän palveluntuottajan kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan.

Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Osa-alue 6 sisältää videotuotannon.

Tässä osa-alueessa ja sen pienryhmissä kysytään tuntihintaa asiakasryhmittäin (6.A–6.C) seuraavasti:

Asiakasryhmä 6.A:

— Oulun kaupunki

— Oulun Vesi

— Pohjois-Pohjanmaan liitto

Asiakasryhmä 6.B:

— Kajaanin kaupunki

— Kainuun liitto

— Paltamon kunta

— Hyrynsalmen kunta

Asiakasryhmä 6.C:

— Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä RAS.

Osa-alue 6 on jaettu seuraaviin pienryhmiin:

6.1. Esittelyvideot (esim. video esittelemään palvelun käyttöä)

6.2. Imago-/Mainostuotanto/videot (sis. drone)

6.3. Tapahtumakuvaus (kevyt ENG-tuotanto)

6.4. Animaatiovideot.

Vertailu suoritetaan Hankinnan kohteen kriteereissä ilmoitetuin perustein, jonka perusteella tarjoajat laitetaan paremmuusjärjestykseen.

Jokaiseen pienryhmään valitaan asiakasryhmissä 6.A ja 6.C kolme (3) parhaiten sijoittunutta palveluntuottajaa.

Jokaiseen pienryhmään valitaan asiakasryhmässä 6.B neljä (4) parhaiten sijoittunutta palveluntuottajaa.

Tarjoajalla tulee olla tilaajien toimintaympäristön ja tilaajien tuottamien palvelujen kohdeyleisön tuntemus.

Palveluntuottajan tulee säilyttää alkuperäismateriaalit koko tämän sopimuksen voimassaoloajan sekä viimeisen kahden (2) sopimusvuoden aikana tuotetut materiaalit vähintään kaksi (2) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.

Tilaajalla on ikuinen käyttöoikeus materiaaliin. Materiaalia tulee voida versioida. Tilaajalla on oikeus ottaa käyttöön valmiista materiaalista esim. pätkiä muuhun tarkoitukseen ilman erillistä kustannusta.

Videoita tulee voida käyttää laajasti missä julkaisukanavissa ja tilanteissa tahansa, esim. verkkosivuilla.

Tilaajalla on oikeus käyttää videoita ilman erillistä luvan kysymistä. Kuvaajan tulee olla varmistanut kuvattavilta henkilöiltä, että heiltä on lupa, että tilaaja saa käyttää videoita jatkossakin ilman erillistä luvan kysymistä.

Tilaukset:

Alle kynnysarvon (60 000 EUR) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa.

Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan.

Minikilpailutus:

Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksissa tilaaja itse päättää, mihin pienryhmään hankinta kuuluu. Tilaaja saa kilpailuttaa hankinnan myös kahden (2) tai useamman eri pienryhmän palveluntuottajan kesken. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan.

Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Osa-alue 1 sisältää strategisen markkinoinnin yhteistyökumppanuuden.

Tässä osa-alueessa on mukana asiakasryhmä 1.A:

— Oulun kaupunki

— Oulun Vesi.

Tähän osa-alueeseen valitaan yksi (1) kumppani/palveluntuottaja.

Valittu palveluntuottaja toimii viestinnän ja markkinoinnin ammattilaisten työparina tekemällä tulevaisuutta ennakoivaa, proaktiivista ja tiivistä yhteistyötä aina suunnittelusta ja konseptoinnista toteutukseen sekä raportointiin saakka.

Valittu palveluntuottaja tekee yhteistyötä osana tilaajan kumppaniverkostoa.

Palveluntuottajan tulee osallistua palavereihin paikan päällä, koska strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää avainhenkilöiden läsnäoloa. Palveluntuottajalla tulee olla valmius matkustaa tilaajan määrittelemällä tavalla ja ajankohtina tilaajan tiloihin. Matkustamisesta aiheutuvia kustannuksia ei korvata, ja niiden tulee aina sisältyä palveluntuottajan hintoihin.

Palveluntuottajan tulee käydä vähintään yhden (1) kerran kuussa (tai muussa tilaajan määrittelemässä ajassa) tilaajan luona tapaamassa ja keskustelemassa meneillään olevista sekä mahdollisista tulevista asioista. Palveluntuottajalta halutaan tilaajan tasolla strategisesti merkittävien viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suunnittelua ja toteutusta, joiden sisällöt määräytyvät vuosi- ja toimintasuunnitelmista, jotka tehdään yhteistyössä esim. yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan.

Kilpailutuksessa määritellyn sopimuskauden aikana ostetaan strategisen tason kumppanuutta ja sparrausta. Oman tekemisen osuus määritellään toimenpidekohtaisesti suunnitelmia tehtäessä.

Mikäli tilaaja kokee, ettei yhteistyö strategisen kumppanin kanssa toimi (esim. brändikäsikirjan mukainen toteuttaminen tms.), voi tilaaja perustellusta syystä irtisanoa sopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla ja kilpailuttaa sopimuksen uudelleen.

Tarjoajan tulee nimetä tarjouspyynnössä pyydetyn mukaisesti avaintiimi. Katso Hankinnan kohteen kriteerit.

Vastuutiimin tulee koostua tilaajan ilmoittaman mukaisesti mm. projektipäälliköstä, joka hoitaa yhteydenpidon asiakkaaseen sekä luovaa työtä tekevistä henkilöistä (ml. vähintään graafinen suunnittelu, sisällöntuottaja ja digitaalisen median asiantuntija, luova johtaja). Strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää avainhenkilöiden fyysistä läsnäoloa.

Tämä osa-alue voi sisältää osia muista osa-alueista, jolloin niitä ei tarvitse kilpailuttaa erikseen. Esim. verkkosivut, some, valokuvaus.

Tällä hetkellä Oulun kaupungilla on sopimus strategisen kumppanin kanssa 10/2021 asti. Uusi sopimus Oulun kaupungin kanssa voi alkaa aikaisintaan 1.11.2021.

Osa-alue 3 sisältää kansalliset ja kansainväliset viestintäpalvelut.

Tässä osa-alueessa on mukana asiakasryhmä 3.A:

— Oulun kaupunki

— Oulun Vesi

— Limingan kunta

— Kajaanin kaupunki

— Kainuun liitto

— Pohjois-Pohjanmaan liitto

— Hyrynsalmen kunta.

Tähän osa-alueeseen valitaan kaikki soveltuvuus ja pakolliset vaatimukset täyttäneet palveluntuottajat (jotka eivät ole tulleet valituiksi palveluntuottajiksi osa-alueisiin 1 tai 2).

Tähän osa-alueeseen ei valita niitä palveluntuottajia, jotka ovat tulleet valituksi joko osa-alueeseen 1. Strateginen kumppani tai 2. Mainostoimisto ja markkinointipalvelut.

Valintajärjestyksen kuvaus on esitetty kohdassa Päätöksen teon perusteet.

Osa-alue sisältää:

— Mediasuhteet ja mediayhteydet, lehdistötilaisuuksien ja mediavierailujen järjestäminen

— Tiedotteiden ja erilaisten viestintämateriaalien tuottaminen ja jakelu eri kanavissa, mm. advertoriaali-artikkelit, blogit, web-tekstit ja kampanjat

— PR-, yhteiskunta- ja vaikuttajaviestintä.

Tämä hankinta ei koske journalististen artikkelien kirjoittamista eikä kansainvälistä messujulkisuutta, joissa mediakontaktit ovat tarjolla messujärjestäjän kautta.

Tilaukset:

Alle kynnysarvon (60 000 EUR) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa.

Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan.

Minikilpailutus:

Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan.

Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Osa-alue 2 sisältää mainostoimistoja/markkinointiviestintäpalveluja.

Tässä osa-alueessa palveluntuottajien valinta tehdään asiakasryhmittäin (2.A–2.B) seuraavasti:

Asiakasryhmä 2.A:

— Oulun kaupunki

— Oulun Vesi

— Monetra Oy

— Pohjois-Pohjanmaan liitto

Asiakasryhmä 2.B:

— Kajaanin kaupunki

— Kainuun liitto

— Paltamon kunta

— Hyrynsalmen kunta.

Osa-alueeseen valitaan Asiakasryhmittäin (2.A–2.B) neljä (4) palveluntuottajaa.

Tähän osa-alueeseen ei valita mukaan osa-alueeseen 1. Strateginen kumppani valittua palveluntuottajaa.

Valintajärjestyksen kuvaus kohdassa on esitetty Päätöksen teon perusteet.

Osa-alueen sisältö:

Osa-alue sisältää mm.:

— Ideointi

— Kampanjasuunnittelu ja toteutus sekä arviointi

— Graafinen suunnittelu

— Sisältösuunnittelu ja tekstityöt (copy writing)

— Infografiikka

— Verkkosivujen suunnittelu ja toteutus sekä käyttöönotto ja ylläpito

— Viestinnän sparraus, kehittäminen ja suunnittelu

— Muu markkinointiviestintäpalvelu (esim. brändisuunnittelu ja toteutus sekä messuosastojen suunnittelu)

— Taitto.

Hankinnat ovat kokonaisuudeltaan pienempiä kuin osa-alueen 1. Strategisen kumppanuuden sisäiset hankinnat.

Tässä osa-alueessa toimeksiannot ovat operatiivisen tason tekemistä, luonteeltaan yksittäisten toimenpiteiden toteutusta, jatkuvaa tuotantoa tai ajallisesti rajatumpien kampanjoiden suunnittelua ja toteutusta. Palveluntuottajat toteuttavat toimeksiannot yhteistyössä tilaajan markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijoiden kanssa.

Toimeksiannot voi olla esim:

— Yksittäisiä töitä esim. graafinen sisällöntuotanto

— Erilaisia kampanjoita

— Yksittäisiä verkkosivuja esim. hankkeelle

— Pidemmän ajanjakson mittainen sopimus viestinnän sparrauksesta, kehittämisestä ja suunnittelusta.

Kampanjat tai muut kokonaisuudet voivat sisältää osia muista osa-alueista, jolloin niitä ei tarvitse kilpailuttaa erikseen. Esim. verkkosivut, some, valokuvaus.

Tilaukset:

Alle kynnysarvon (60 000 EUR) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa.

Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan.

Minikilpailutus:

Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan.

Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.

Osa-alue 4 sisältää sosiaalisen median palvelut.

Tässä osa-alueessa palveluntuottajien valinta tehdään asiakasryhmittäin (4.A–4.B) seuraavasti:

Asiakasryhmä 4.A:

— Oulun kaupunki

— Oulun Vesi

— Kajaanin kaupunki

— Kainuun liitto

— Hyrynsalmen kunta.

Asiakasryhmässä 4.A vertailu suoritetaan Hankinnan kohteen kriteereissä ilmoitetuin perustein, jonka perusteella tarjoajat laitetaan paremmuusjärjestykseen.

Oulun kaupungille ja Oulun Vedelle valitaan neljä (4) parhaiten sijoittunutta tarjoajaa.

Kajaanin kaupungille, Kainuun liitolle ja Hyrynsalmen kunnalle valitaan kuusi (6) parhaiten sijoittunutta tarjoajaa.

Asiakasryhmä 4.B:

— Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä RAS.

Asiakasryhmässä 4.B vertailu suoritetaan Hankinnan kohteen kriteereissä ilmoitetuin perustein, jonka perusteella tarjoajat laitetaan paremmuusjärjestykseen.

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymälle valitaan neljä (4) parhaiten sijoittunutta tarjoajaa.

Osa-alueen sisältö:

Osa-alue pitää sisällään sosiaalisen median suunnitelman laatimisen yhdessä tilaajan kanssa, sosiaalisen median konsultoinnin ja sparrauksen, sisällöntuotannon sosiaalisen median eri kanaviin ja sosiaalisen median kampanjoiden suunnittelun, toteuttamisen sekä arvioinnin ja analytiikan.

Palveluntuottamiseen kuuluu mm.:

— Sosiaalisen median suunnitelman ja ohjeistuksien laatiminen yhdessä tilaajan kanssa sekä suunnitelmaan liittyvät konsultoinnit

— Sosiaalisen median sisältösuunnitelma / julkaisukalenteri ja sisältöjen tuottaminen eri kanaviin (ml. kuvat, somevideot ja live-lähetykset)

— Jatkuva sisällöntuotanto tai ajallisesti rajatumpien kampanjoiden suunnittelu, toteutus ja arviointi

— Sparraus tilaajan organisaation omille viestinnän asiantuntijoille somen hyödyntämisessä ja käytössä, muun muassa sosiaalisen median suunnitelman laadinta ja mittaaminen

— Sosiaalisen median koulutukset

— Konsultointitapaamiset, joissa tutustutaan palveluntuottajan johdolla edellisten kuukausien tuloksiin ja ideoidaan uusia sisältöjä

— Seuranta ja raportointi sekä tavoiteasetanta (kokonaisuutena ja kampanjakohtaisesti).

Sosiaalisen median palveluntuottajilta odotetaan osaamista verkkoviestinnän ja sosiaalisen median monipuolisessa kehittämisessä (ml. luovuus, visuaalisuus ja asiakaskokemuksen kehittäminen).

Palveluntuottajan tiimissä tulee olla osaamista erilaisten sosiaalisen median sisältöjen (sisällöntuotanto: artikkelit, valokuvaus ja some-videot) tuottamisesta eri kanaviin (mm. sosiaalisen median eri kanavat, verkkosivut ja verkkojulkaisut) ja mittaamisesta.

Palveluntuottajilla tulee olla valmius toteuttaa palvelua joustavasti kaikkina viikonpäivinä ja vuorokauden aikoina.

Palveluntuottajan läsnäolo on välttämätöntä kanavien sisällöntuotannon kannalta. Matkustamisesta aiheutuvia kustannuksia ei korvata, ja niiden tulee aina sisältyä palveluntuottajan hintoihin.

Tarjoajalla tulee olla tilaajien toimintaympäristön ja tilaajien tuottamien palvelujen kohdeyleisön tuntemus.

Tilaukset:

Alle kynnysarvon (60 000 EUR) tilaukset tehdään vapaasti sopimuksella mukana olevilta palveluntuottajilta. Tilaaja voi myös halutessaan tehdä minikilpailutuksen alle kynnysarvon alle jäävissä hankinnoissa.

Kynnysarvon ylittävät hankinnat minikilpailutetaan.

Minikilpailutus:

Tilaaja määrittelee minikilpailutuksessa/hintatiedustelussa hankinnan sisällön ja vaatimukset sekä tekee vertailun ja valinnan niiden perusteella. Minikilpailutuksessa tilaaja erikseen määrittelee tarjottavat hinnat, esim. matkakulujen kuulumisen tarjoushintaan.

Minikilpailutus voidaan tehdä hintavertailuna, kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuna, käänteisenä kilpailutuksena, neuvottelumenettelynä tai muulla tilaajan määrittelemällä menettelyllä tai tavalla.