CVBA De Waalse Krook wenst de exploitatie van het De Krook leescafé in concessie te geven voor een periode van 3 jaar. Deze termijn kan twee maal met een periode van telkens 3 jaar worden verlengd op voorwaarde dat de concessieverlener de concessiehouder positief heeft geëvalueerd en dat beide partijen akkoord gaan.

De exploitatie omvat in hoofdzaak de exploitatie van het leescafé minimum tijdens de openingsuren op maandag, dinsdag, woensdag, vrijdag en zaterdag (10 tot 19 uur) en op donderdag (10 tot 21 uur). In de loop der jaren kan dit wijzigen. Daarnaast verwacht CVBA Waalse Krook dat het leescafé ook geopend is wanneer er 's avonds of op zondag activiteiten plaats vinden.

De concessieverlener stelt hiervoor het De Krook leescafé en het terras, inclusief meubilair (zie artikel 3 van de modelovereenkomst), ter beschikking van de concessiehouder.

Het De Krook leescafé wil een breed publiek aanspreken, zowel individuele bezoekers als groepen en scholen. Ook niet-bezoekers behoren tot het cliënteel: passanten, personeel, studenten, toeristen…. de ligging van De Krook en het café laat het toe om een eigen trouw publiek uit de nabije omgeving aan te trekken. Dit publiek is niet altijd een bibliotheekbezoeker. Denk aan werknemers van de omliggende werkplekken. Deze verschillende groepen willen we op een harmonieuze, gastvrije manier ontvangen.

Het De Krook leescafé moet een gezellige en laagdrempelige ontmoetingsplek worden, uniek in haar eenvoud en aanbod. Het aanbod is kwalitatief, eigenzinnig en toch democratisch. (zie verder gunningscriteria).

Naast de exploitatie van het De Krook leescafé staat de exploitant ook in voor de koffiebuffetten of andere cateringvragen voor groepen die de zalen huren voor vergaderingen, seminaries of workshops. Voor de koffiebuffetten wordt een aparte eenheidsprijs opgegeven. De concessieverlener verbindt zich niet tot een vaste of minimale afname wat dit betreft.

De exploitant kan ook instaan voor drankjes voor schoolgroepen aan verminderd tarief.

De kandidaat-exploitant kan, door in te spelen op de vele events die De Krook organiseert, het publieksbereik van het café verbeteren en de publiekservaring bij deze events verder optimaliseren.

De concessiehouder kan evenementen door derden, zoals nocturnes verzorgen, maar dat is niet noodzakelijk zo. Externe event-organisatoren die ruimtes in het gebouw willen huren, zijn vrij van cateraar.

Voor een meer gedetailleerde omschrijving van de opdracht, wordt verwezen naar het vervolg van Deel 2 en Deel 3. Rechten en verplichtingen van de concessiehouder en de concessieverlener — modelexploitatie- overeenkomst.