Økonomistyrelsen udbyder en kontrakt om tilrådighedsstillelse af et fællesstatslig system (også benævnt KIF) til understøttelse af, kontrastyrings-, indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Systemet skal erstatte Økonomistyrelsens nuværende indkøbs- og faktureringsløsning. Systemet skal indgå som en del af Økonomistyrelsens system-portefølje på økonomiområdet.

Økonomistyrelsen vil være direkte kontraktpart med leverandøren. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af systemet skulle indgå tilslutningsaftaler med Økonomistyrelsen.

Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Økonomistyrelsen tilrådighedstillelse af et etableret, moderne og brugervenligt standardsystem, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet.

Systemet skal kunne udvikles til og implementeres hos alle statslige institutioner, der er omfattet af den til enhver tid gældende regnskabsbekendtgørelse (på kontraktindgåelsestidspunktet bekendtgørelse nr. 116 af 19.2.2018 med senere ændringer - eller regler som supplerer eller helt eller delvist erstatter denne). På tidspunktet for udbudsbekendtgørelsen er identificeret 450 statslige eller selvejende institutioner, der er omfattet af regnskabsbekendtgørelsen. Systemet skal kunne understøtte anvendelsen af fællesstatslige indkøbsaftaler, brug af elektroniske varekataloger, elektronisk håndtering af indkøbsordrer og fakturaer samt understøtte en effektiv organisering af forretningsgangene på området i henhold til Økonomistyrelsens best practice for digitale indkøb. Systemet skal blandt andet kunne integreres med Navision Stat samt Statens datavarehus ØSLDV. Systemet skal endvidere kunne anvende NemHandel og de relevante OIO-standarder på e-handelsområdet, og kunne understøtte anvendelsen af de fælles europæiske PEPPOL-standarder. Derudover skal Systemet kunne understøtte tværgående konsolidering i administrative fællesskaber, der varetager administrative opgaver på tværs af organisatoriske enheder både inden for det enkelte ministerområde og på tværs af ministerområder, samt på tværs af Navision Stat installationer.

Økonomistyrelsen ønsker at indgå en kontrakt, der i hovedtræk forventes at omfatte følgende ydelser.

— Indkøbsmodul, hvor brugerne kan søge i kataloger, oprettelse og godkendelse af rekvisitioner, oprettelse af indkøbsordre, varemodtagelse og benytte sig af E-handels funktionalitet.

— Kontrakt- og leverandørstyringsmodul, hvor kontrakter kan oprettes, fornyes, godkendes mv. Leverandører skal kunne oprettes og vedligeholdes i modulet, ligesom kataloger og andre services vedligeholdes i dette modul. Der vil også være behov for at dette modul kan håndtere miniudbud og internetauktioner.

— Faktureringsmodul, hvor brugerne kan oprette og modtage fakturaer, hvad enten det er elektronisk eller indscannet og efterfølgende gennemføre en godkendelse og betalingsworkflow. Kreditnota og rykkere skal også kunne håndteres af dette modul. Ligeledes skal dette modul kunne matche faktura og indkøbsordre og gøre workflowet smidigt og nemt at håndtere for de enkelte brugere og minimere arbejdsgange.

— Styrings- og kontrolfunktionalitet, der muliggør ledelsesinformation og produktionsstyring samt sikrer tæt opfølgning på og styring af transaktioner såvel som adgange, herunder i forhold til funktionsadskillelser, godkendelseshierarkier og brugerrettigheder

— En række integrationer, der blandt andet muliggør validering af stamdata, leverandør og bruger data og integration med Navision stat, Microsoft Dynamics Nav system tilpasset til den danske stat. mv.

Leverandørens ydelser vedrører især:

A) Software-as-a-Service:

— Tilrådighedsstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, som drives og hostes af leverandøren (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke skal foretages væsentlige tilpasninger udover de nødvendige integrationer.

— Systemet skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå Systemet med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i Systemet på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.

B) Videreudvikling:

— Ved videreudvikling forstås bl.a. ændring af etablerede integrationer og videreudvikling af systemet uden for leveranceprojektet.

C) Andre ydelser:

— Implementeringsværktøjer og uddannelses- og vejledningsmaterialer vedrørende systemet.

— Konsulentydelser i tilknytning til systemet, f.eks. til rådgivning af Økonomistyrelsen og uddannelse af Økonomistyrelsens ansatte.

— Analyse, design, udvikling, opsætning, konfiguration og implementering af systemet

D) Drift:

— applikationsdrift

— netværksdrift

— infrastrukturdrift

E) Vedligehold og support:

— vedligeholdelse af systemet

— support til brugere