Der DB-Konzern beabsichtigt im Rahmen einer anstehenden Modernisierung die aktuell verwendete technische Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch ein standardisiertes SAP Add-on abzulösen. Die zu erwerbende Softwarelösung muss eine externe Workflowkomponente zur Rechnungsklärung beinhalten.

Der DB-Konzern beabsichtigt im Rahmen einer anstehenden Modernisierung die aktuell verwendete technische Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch ein standardisiertes SAP Add-on abzulösen. Die zu erwerbende Softwarelösung muss eine externe Workflowkomponente zur Rechnungsklärung beinhalten. Die Rechnungsklärung kann ohne SAP-Zugriff erfolgen.

Der DB-Konzern beabsichtigt im Rahmen einer anstehenden Modernisierung die aktuell verwendete technische Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch ein standardisiertes SAP Add-on abzulösen. Die zu erwerbende Softwarelösung muss eine externe Workflowkomponente zur Rechnungsklärung beinhalten. Die Rechnungsklärung kann ohne SAP-Zugriff erfolgen.

Der Prozess deckt die folgenden Schritte ab:

— Empfang der ausgelesen Daten von Eingangsrechnungen von externen Scandienstleistern;

— Bearbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Anlage- und Sammelrechnungen sowie Gutschriften und Anzahlungen;

— Automatische Prüfung der rechtlichen Anforderungen sowie der kalkulatorischen Richtigkeit der Rechnung;

— Abgleich mit bestehenden Bestellungen in unterschiedlichen Bestellsystemen;

— Klärung bei Abweichungen mit dezentralen Mitarbeitern bzw. die sachliche Richtigzeichnung (falls ohne Bestellbezug);

— Automatische Buchung im SAP ERP-System;

— Datenübergabe für eine prüfungssichere Archivierung aller Prozessschritte, Genehmigungsprotokolle sowie buchungsbegleitenden Unterlagen an die bestehende Archivlösung;

— Erstellung von Berichten.

Der Prozessschritt des Rechnungsempfangs inklusive des Scannens und Auslesens der Rechnung ist an zwei externe Dienstleister (Deutschland und International) vergeben, dies wird beibehalten. Um die Prozesse der Rechnungsverarbeitung zu unterstützen, wird eine entsprechende Software gesucht. Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen erfolgt langfristig in drei Shared-Service-Centern, teilweise muss auch die verteilte Verarbeitung unterstützt werden.

Ziel ist es, dass der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung weitgehend automatisch und hoch effizient durchgeführt werden kann. Manuelle Prozessschritte sind zu vermeiden. Die IT-Lösung muss in die bestehende IT-Landschaft des DB Konzerns eingebunden werden können (SAP R/3K). Insbesondere das zentrale SAP-ERP-System für Einkauf und Finanzbuchhaltung und das damit verknüpfte Dokumentenarchivsystem muss weiterverwendet werden.

Die Ausschreibung bzw. Vergabe beinhaltet die Beschaffung der Software und optional Beratungsdienstleistungen für die Implementierung. Der aktuelle Zeitplan sieht vor, bis Ende 2018 ein Pilotprojekt abzuschließen und in 2019 mit dem Länder-Roll-out zu starten.