VASO:lle hankittavien järjestelmien on tarkoitus korvata nykyiset asumisoikeusasuntojen toiminnanohjaus- ja taloushallinnonjärjestelmä ja toimia kiinteistöjen, hakijoiden, asukkaiden, asumisoikeus- ja vuokrasopimusten, vastike-, asumisoikeus- ja vakuusreskontran sekä taloushallinnon, budjetoinnin, lainahallinnan ja maksuliikenteen hallintajärjestelmänä sekä VASO:n prosesseja tukevana järjestelmänä.
Tavoitteena on löytää valmisohjelmisto(t) täyttämään tarve, mutta hankinta voidaan jakaa toiminnanohjaus- ja taloushallinnon järjestelmiin.
Näistä lähtökohdista on kuvattu VASO:n prosessit ja toimintamallit ja niitä tukeva tietojärjestelmäkokonaisuus, jonka keskeiset kokonaisuudet ovat toiminnanohjausjärjestelmä, sen liittymät verkkosivuihin, sähköisiin asiointipalveluihin ja muihin tietojärjestelmiin sekä taloushallinnonjärjestelmä – pääkirjanpito, osto- ja myyntireskontra, ostolaskujen käsittelyprosessi, lainahallinta, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito.
Taloushallinnon järjestelmä, jolla hoidetaan Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:n pääkirjanpito, osto- ja myyntireskontrat sekä myyntilaskutusta.
Lainahallintajärjestelmä, jolla hallinnoidaan Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:n erilaisia lainoja – mm. yhtenäislainoja, korkotuki- ja rahalaitoslainoja.
Monipuolinen budjetointijärjestelmä Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:n kohdekohtaiseen ja yhtiötason budjetointiin.
Monipuolinen maksuliikenneohjelmisto Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy:n käyttöön.
Monipuolinen käyttöomaisuuskirjanpito, jolla Varsinais-Suomen Asumisoikeus Oy hallitsee käyttöomaisuuttaan ja tehdä kirjaukset pääkirjanpitoon.
Keskitetty, joustava hierarkinen järjestelmä kohde-, kiinteistö-, tontti-, rakennus- ja huoneisto- sekä tilatietojen hallinta. Yhtenäinen käyttöliittymä kaikissa toiminnoissa, ja sujuva siirtyminen eri osioiden välillä työtehtävien ja roolien mukaan.
Yritys- ja henkilörekisterit ovat erillisiä – roolien ja osapuolitietojen yhdistämänä kiinteistötietoihin.
Ajantasainen ja joustava huoneisto-, hakemus-, sopimus-, asumisoikeus- ja vuokralaistietojen välitys eri sopimusosapuolien välillä.
Kattavat työkalut kiinteistöjen ylläpitotehtäviin VASOlle, huoltoyhtiöille ja urakoitsijoille.
Ylläpidon suunnittelu, tilausten, hankintojen ja kustannusten käsittely kiinteistö- ja huoneistokohtaisesti.
Vason määritysten mukaisten muutostyöilmoitusten ja -lupien hallinta ja valvonta.
Kohteiden PTS-suunnitelmien ja -budjetoinnin hallinta.
Asuntojen asumisoikeusmyynnin ja vuokrauksen vastike- ja vuokranvalvonta.
Johdon ja esimiesraportointi (BI) järjestelmästä.
Asiakkaan ja hakijan on mahdollista asioida VASOn kanssa sähköisesti VASOn omien www-sivujen kautta.
Joustava dokumenttien-/asianhallinta järjestelmän toimintojen osana.
Tarkemmat kuvaukset vaatimusluettelossa.
Asianhallintajärjestelmä, joka on liitettävissä tai osana kiinteistönhallintajärjestelmää.
Sähköinen asiointijärjestelmä, joka voi olla itsenäinen tai osa kiinteistönhallintajärjestelmää.