Le CHNWL souhaite se faire assister par un prestataire de service externe pour son projet de migration et d’intégration de son DPI.
L’attribution du marché se fera en l’absence de décision sur la future solution. Les soumissionnaires doivent donc être expérimentés dans le déploiement de DPI en milieu hospitalier et indépendants des fournisseurs présents sur le marché belge.
Le CHNWL doit finaliser le déploiement de sa nouvelle solution DPI pour juin 2020 au plus tard. Cette échéance rapprochée nécessitera de la part du soumissionnaire une grande disponibilité des ressources expérimentées mises à disposition du pouvoir adjudicateur.
Le cas échéant, le présent marché couvrira également l’assistance à la maîtrise d’ouvrage pour la migration et l’intégration de la «suite administrative» (comptabilité, facturation, gestion de la pharmacie, achats et logistique, etc.
Le périmètre définitif du marché sera déterminé au terme de la procédure de sélection du futur DPI.
L’assistance à la maîtrise d’ouvrage reprendra les missions suivantes sans que cela soit exhaustif:
— apporter un appui dans les différentes phases du projet,
— assurer un accompagnement dans le pilotage et le suivi du projet:
—— spécifications des besoins fonctionnels,
—— accompagnement à la maîtrise d'ouvrage dans la conception de la solution (participation atelier, relecture spécification, challenge éditeur...),
—— mise en place d’outils et d’indicateurs de suivi et de gestion,
—— identification des risques du projet...,
— apporter un appui lors de la migration des données entre les anciens systèmes et le nouveau,
— apporter une aide à la définition, la conception et les tests des éventuelles interfaces,
— apporter une assistance lors de l’analyse d’éventuelles propositions de l’éditeur,
— assurer la formation des utilisateurs à l’utilisation du DPI, selon les préconisations du fournisseur,
— apporter un soutien à l’accompagnement du changement: actions de formation, de communication...
— accompagner aux vérifications et validations fonctionnelles et la réception métier: tests...
— assurer un reporting régulier au PA de l’état d’avancement du développement de la solution, et des difficultés ou risques éventuels.
Elle peut également porter sur des projets connexes en accompagnement de la maîtrise d'œuvre (ateliers de conception détaillés d’interface, conception de solutions, etc.).
L’adjudicataire est, entre autre, tenu aux obligations suivantes:
— mettre en œuvre les moyens humains nécessaires conformément à son offre,
— indépendance vis-à-vis de l’éditeur,
— obligation de conseil et de confidentialité sur l’organisation et le déroulement des projets,
— exercice de son devoir d’alerte et de conseil des instances du projet,
— analyse continue des risques,
— recueillir l’accord express et écrit du PA:
—— avant de procéder à toute modification des prestations faisant l’objet du présent marché,
—— avant de déléguer tout ou partie des prestations faisant l’objet du contrat à un tiers, ou de conclure avec un tiers un contrat de prestation de services ou de sous-traitance touchant à ces activités. Ce contrat devra inclure l’ensemble des engagements résultant de la présente clause.
Une approche métier, de solides connaissances techniques, ainsi que de bonnes aptitudes en gestion de projet sont attendues afin de pouvoir encadrer, vérifier et challenger le travail de l’éditeur qui sera retenu et de piloter le projet en interne.
L’adjudicataire fera le lien au niveau fonctionnel et technique entre le PA et l’éditeur retenu.
À cette fin, il devra suivre au fur et à mesure l’avancement du projet afin de s’assurer du bon déroulement général de la prestation dans le respect des spécifications fonctionnelles et des délais établis.
Dès sa désignation l’adjudicataire réalisera, sur base des éléments connus, un plan de projet, un rétroplanning ainsi qu’une estimation la plus précise possible de la charge de travail afin de détermine le coût indicatif global du projet.
Ce cadre validé par les 2 parties servira de référence tout au long du projet.