Opbygning af udbudsmateriale der bygger på erfaringerne fra de seneste 4 års fraflytninger og tidligere
erfaringer inkl. møde med repræsentanter for de i udbuddet omfattede afdelinger. Ordregiver anser det for
essentielt i processen, at boligorganisationens repræsentanter igennem her beskrevne møde inddrages i
såvel udvælgelse af behandlinger som udformning af udbudsmaterialet så der tages højde for lokale synssædvaner.
Tilbudsgiver skal på baggrund af sine erfaringer fra lignende udbud, kunne rådgive de enkelte
boligorganisationer om konsekvenserne af de foretagne valg.
2. Kvalitativ analyse af behandlingers faktiske anvendelse indarbejdes i oplæg til ny tilbudsliste.
3. Udbudsmøde hos boligorganisationen, hvor oplæg til revideret udbudsmateriale samt behandlingsstatistik og
oplæg til revideret behandlingsliste og vægtning fremlægges til godkendelse/drøftelse.
4. Indbydelse af entreprenører, igennem projektweb, på baggrund af entreprenørliste fra boligorganisationen.
Projektweb skal overholde kravene fastsat i IKT-bekendtgørelserne. Udgiften til driften af projektweb skal være
indeholdt i Tilbudsgivers ydelser.
5. Bidrage med input til sammensætning af entreprenørliste — hvis ønsket — baseret på Tilbudsgivers egen
landsdækkende erfaring med entreprenører inden for fraflytningsarbejder.
6. Udarbejdelse af komplet udbudsmateriale, analyser og drøftelser på udbudsmødet. Udbudsmateriale er
individuelt fra pulje til pulje for min. maler, rengøring og gulvslibningsentrepriserne.
7. Tilbudslister udfærdiges på baggrund af de forelagte analyser og medtager behandlinger i forhold til aftaler
fra udbudsmødet. I tilbudslister skal indgå vægtning af faktisk anvendelse af behandlinger, så det sikres, at ofte
anvendte behandlinger vægter forholdsmæssigt mere end behandlinger der sjældent anvendes. Tilbuddets
forsidesum skal, efter entreprenørernes udfyldelse, angive estimerede udgifter pr. fag pr. år på baggrund af
historik kombineret med reelle mængdedata. Tilbudslister udformes, så entreprenøren har mulighed for, at
differentiere behandlingernes enhedspriser på afdelingsniveau.
8. Tilbudsgiver skal kombinere de af boligorganisationen ønskede behandlinger med alle tilsvarende mængder,
således at retvisende beskrivende mængdefortegnelse kan lægge til grund for tilbudsgivningen. Tilbudslistens
udformning skal derfor på bygningsdels- og behandlingsniveau, indeholde konkrete mængder af den
pågældende behandling, således at der på tilbudslistens forside, kan angives én samlet tilbudssum svarende til
estimatet for entreprisens samlede udgift for en 1-årig periode.
9. Komplet revision af afdelingsoversigt i forhold til revideret lejemålsliste.
10. Indarbejdelse af nyeste paradigmer for eks. entreprenørhåndtering, udenlandsk arbejdskraft og sociale
klausuler.
11. Udsendelse af udbudsmateriale på projektweb.
12. Tilbudsgiver skal facilitere og afholder udgift til anvendelse af projektweb til håndtering af udbudsprocessen.