Dokumentenmanagement System.

Das Fraunhofer-Institut für Chemische Technologie ICT forscht und entwickelt in den Bereichen Energetische Materialien, Energetische Systeme, Angewandte Elektrochemie, Umwelt Engineering und Polymer Engineering. Unsere Expertise reicht von der Konzeption und Auslegung von Prozessen, über Materialentwicklung, -charakterisierung und -verarbeitung, bis hin zu Konzeption, Aufbau und Betrieb von Pilotanlagen.

Das Fraunhofer ICT beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Insgesamt stehen 25 000 m² gut ausgestattete Labors, Technika und Büros für die Bearbeitung der Forschungsaufträge zur Verfügung.

Das Fraunhofer ICT schreibt ein institutsweites DMS aus. Herausforderung sind hierbei die dezentrale Struktur und die Einbindung von Externen. Das System soll in einem ersten Schritt die Ablage und Suche im Institut vereinfachen. Hierfür wird ein dediziertes Berechtigungskonzept benötigt. Die Hauptarbeitsumgebung ist eine Microsoftumgebung ergänzt um spezifische Fachanwendungen und zentrale Systeme.

Ziel ist es die verschiedenen Ablagestrukturen umzusetzen und das Arbeiten mit den Strukturen sowie die Suche zu vereinfachen.

In einem Piloten soll der Einsatz des Systems im Hinblick auf einen umfassenden Einsatz im Haus erprobt werden.

Ziel ist die Auswahl und Einführung einer einheitlichen Software für die Dokumentenprozesse:

— Arbeiten mit Dokumenten,

— Einlesen von Dokumenten,

— Ablegen und Archivieren von Dokumenten,

— Suchen und Finden von Dokumenten.

Die Softwarelösung muss einen hohen Grad an Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Arbeitsprozesse haben.

In einem 2. optionalen Schritt ist der Einsatz von Workflow und speziellen Lösungen für z. B. Vertragsverwaltung und Qualitätsmanagement angedacht.