Digitalisierung und Vernichtung von Akten des Auftraggebers (Scandienstleistungen)

Für die elektronische Aktenführung, welche die Digitalisierung der Bestandsakten zum Gegenstand hat, benötigt die Stadtverwaltung Calw ein Gesamtdienstleistungspaket. Die Papierakten sollen partienweise beim Auftraggeber abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig beim Auftraggeber anzuliefern, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem übernommen werden können.

Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim Auftragnehmer für einen Zeitraum von zwei Monaten sicher und datenschutzkonform aufbewahrt und später vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Übertragung der Akten an den Auftraggeber. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom Auftraggeber in Textform erteilt.

Insgesamt sollen ca. 7,6 Mio. Blatt in Akten, Registern oder Einzelfallakten verarbeitet und digitalisiert werden, wobei weitere Akten und Dokumente nach Abarbeitung des Kernbestands hinzukommen können. Die Vergabe erfolgt als Abrufkontingent während der Kalenderjahre 2023-2026 mit einer jährlichen Budget-Obergrenze von 200.000 EUR brutto. Im Anschluss soll der Vertrag weitere zwei Jahre optional zu denselben Konditionen verlängert werden können. Die Preiskalkulation soll für den erhobenen Kernbestand erstellt werden. Über den Kernbestand hinausgehende Scandienstleistungen sind optional, entweder im Rahmen des Abrufkontingents 2023-2026 oder während der darüberhinausgehenden Verlängerungen.