1.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu obejmujące:

1) zakwaterowanie senatorów, pracowników zamawiającego lub wskazanych przez zamawiającego osób, niebędących pracownikami zamawiającego, w ramach krajowych i zagranicznych podróży służbowych, z wyłączeniem delegacji na szczeblu Marszałka Senatu RP;

2) zakwaterowanie gości krajowych i zagranicznych zamawiającego na terenie kraju, z wyłączeniem wizyt delegacji zagranicznych na szczeblu przewodniczących parlamentów lub innych osób objętych ochroną Służby Ochrony Państwa;

3) zakwaterowanie innych osób wskazanych przez zamawiającego na terenie kraju i za granicą.

1.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia z załącznikami nr 1a i nr 1b do opisu przedmiotu zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą na potrzeby komórek organizacyjnych Kancelarii Senatu, przez 18 miesięcy od następnego dnia po podpisaniu umowy lub do wyczerpania kwoty brutto umowy.

2. Usługa obejmuje:

1) zakwaterowanie senatorów, pracowników zamawiającego lub wskazanych przez zamawiającego osób niebędących pracownikami zamawiającego w ramach krajowych i zagranicznych podróży służbowych, z wyłączeniem delegacji na szczeblu Marszałka Senatu RP;

2) zakwaterowanie gości krajowych i zagranicznych zamawiającego na terenie kraju, z wyłączeniem wizyt delegacji zagranicznych na szczeblu przewodniczących parlamentów lub innych osób objętych ochroną Służby Ochrony Państwa;

3) zakwaterowanie innych osób wskazanych przez zamawiającego na terenie kraju i za granicą.

3. Do zadań wykonawcy należy w szczególności:

1) wyszukiwanie oraz rezerwacja i zakup miejsc noclegowych oraz innych dodatkowych usług w hotelach w kraju i za granicą;

2) dostarczanie potwierdzeń rezerwacji hotelowych do siedziby zamawiającego lub miejsca wskazanego przez zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną;

3) zapewnienie gwarancji płatności (np. kartą kredytową) za noclegi i usługi rezerwowane w hotelach krajowych i zagranicznych;

4) zapewnienie płatności należnych hotelom za rezerwowane usługi wraz z wszelkimi dodatkowymi opłatami typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne;

5) reprezentowanie zamawiającego w sprawach odwołań i reklamacji wynikających z rezerwacji i zakupu usług hotelowych dokonywanych za pośrednictwem wykonawcy.

4. Realizowane przez wykonawcę usługi obejmują następujące kategorie:

1) rezerwacje usług hotelowych w kraju:

a) dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego;

b) dokonywane przez wykonawcę, w części obciążające zamawiającego, a w części zakwaterowanych w hotelu gości zamawiającego;

c) dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zakwaterowanych w hotelu gości zamawiającego;

2) rezerwacje usług hotelowych za granicą:

a) dokonywane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego;

b) dokonywane w obiektach wskazanych przez gospodarza lub organizatora wydarzeń (dalej „gospodarz lub organizator”), w których biorą udział osoby delegowane przez zamawiającego w podróż służbową, potwierdzane przez wykonawcę, w części obciążające zamawiającego, a w części gospodarza lub organizatora;

c) dokonywane przez gospodarza lub organizatora, potwierdzane przez wykonawcę, w całości obciążające zamawiającego.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SIWZ – opis przedmiotu zamówienia z załącznikami nr 1a i nr 1b do opisu przedmiotu zamówienia.