Confection, édition et livraison de titres-repas et autres chèques en version électroniques.

III.1.1 Généralités

Les offres des soumissionnaires préciseront les modalités pratiques d'exécution du marché, tenant compte des exigences du présent cahier des charges. Une brochure explicative claire est souhaitée à cet effet.

Le prestataire s’engage à communiquer avec le pouvoir adjudicateur exclusivement en français. De même, les fiches techniques, modes d'emploi ou tout autre document utile à la bonne utilisation des produits du marché seront transmis en n français.

Le réseau d'acceptation de la carte doit être précisé dans l’offre et consultable en ligne.

III.1.2 Interface employeur

L’interface employeur doit être claire et facile d’utilisation. Celle-ci doit être sécurisée et permettre une gestion simple des commandes (cartes, titres-repas ou autres) et de la facturation.

III.1.3 Carte

Le support pour les titres repas sous forme électronique devra prendre la forme d'une carte magnétique rigide semblable à une carte bancaire.

Chaque carte électronique doit être nominative. Elle reprendra un numéro de référence, le nom et prénom du travailleur ainsi que la date d'expiration.

Les commandes doivent pouvoir se faire en ligne de manière simple et rapide par le Département des Ressources Humaines du pouvoir adjudicateur.

Elles doivent être valable au minimum 5 ans à compte de leur activation. Il s’agit d’une exigence substantielle.

III.1.4 Activation/désactivation

Les cartes devront pouvoir être activées/désactivées à la demande du Département des Ressources Humaines du pouvoir adjudicateur via un système en ligne, en plus du système card-stop (si celui-ci est d’application ; à préciser).

En cas de perte, de détérioration ou de vol, la carte doit pouvoir être bloquée et débloquée d'une manière simple, rapide et gratuite via un service en ligne.

III.1.5 Consultation

La consultation des données personnelles pour chaque travailleur, dont notamment le solde, la durée de validité des titres-repas, l’historique des paiements effectués, devra être possible par un moyen électronique sécurisé (ex : site internet), par moyen téléphonique (application smartphone) et/ou par terminal de paiement.

Le code PIN de la carte doit pouvoir être facilement changé par le travailleur, le procédé sera décrit dans l'offre.

Au plus tard une semaine avant la date d'expiration des titres-repas, les travailleurs en seront avertis par un procédé que le soumissionnaire décrira dans l’offre.

Les données personnelles des travailleurs seront sécurisées.

III.1.6 Annulation/remplacement

Une note explicative sera jointe à l'offre reprenant la méthodologie appliquée en cas d'annulation d'une carte ou d'un remplacement à la suite d’un dysfonctionnement, d’une perte, d’un vol, d’une vétusté ou autre, comprenant entre autres tous les détails relatifs aux démarches à effectuer tant par l'employeur que le travailleur. Il est souhaitable que le tarif comprenne la livraison, l'offre le précisera.

III.1.7 Utilisation

Le montant disponible sur la carte peut être utilisé sans limite minimale ou maximale autre que celle du solde disponible.

La possibilité de regrouper le compte du conjoint qui est chez le même opérateur avec celui du travailleur sur une même carte sera décrit.

III.2 Planning

Les cartes chargées seront distribuées par l'employeur à partir du 1er avril 2022.

L'offre précisera les dates butoirs de la procédure à suivre en amont, en sachant que la commande du chargement des cartes ne pourra pas avoir lieu avant 3 semaines à dater de la réception des cartes et codes, le temps de les distribuer au personnel.

Ces dates sont indicatives.

III.3 Livraison

III.3.1 Cartes

Le délai d'émission et de livraison des cartes après commande du pouvoir adjudicateur sera précisé dans l'offre.

Les cartes électroniques et les enveloppes avec code secret doivent parvenir au Département des Ressources Humaines du pouvoir adjudicateur sous pli scellé, triées par ordre alphabétique et accompagnées d'un bordereau de distribution sur lequel le nom des travailleurs sera classé par ordre alphabétique.

III.3.2 Recharges

Les fréquences des recharges seront d’au moins une fois par mois. Celles-ci doivent être effectives au plus tard 4 jours ouvrables après la commande.

Durant la durée du contrat aucune interruption du service ne pourra être acceptée.

Le fournisseur ne peut exiger par commande une quantité minimale. Le pourcentage - correspondant à la prestation de services - établi dans la soumission sera respecté même en cas de petites commandes.

III.4 Montant

La valeur faciale d'un titre-repas électronique sera de 8 €. A titre informatif, il est précisé que 86.786 titres-repas ont été commandés en 2020.

Toute modification relative à la valeur sera transmise au moins un mois avant la date d'émission.

La durée de validité des titres-repas électroniques doit être de 1 an minimum à compter le leur émission.

III.5 Nombre de membres du personnel

Le pouvoir adjudicateur compte, au 30 septembre 2021, 489 membres du personnel (base : 09/2021). Ce nombre est susceptible d’évoluer.

III.6 Logiciel informatique

In BW travaille actuellement avec deux logiciels de paie :

- ARNO, fourni par la société ACERTA ;

- PRESTA, fourni par la société Group S.

L'interface standard de communication avec les fournisseurs de gratifications sera respectée, afin d'optimaliser les commandes avec les logiciels. L'offre décrira la compatibilité du système de rechargement avec les logiciels ARNO et PRESTA.

Le soumissionnaire doit également fournir la garantie d’une compatibilité avec tout autre système de paie tenant compte que le Département RH sera éventuellement amené à changer de système de paie en 2022. Le soumissionnaire renseignera le délai dans lequel il pourra rendre compatible le futur système de paie compatible avec sa propre interface.

III.7 Formation/information

Un support attractif expliquant dans un langage simple les modalités d'utilisation de la carte doit être à disposition des membres du personnel et du Département RH via support électronique.

Par ailleurs, à minima, il sera prévu une séance de questions/réponses, d’une heure à minima, pour les membres du département RH du pouvoir adjudicateur (6 personnes maximum).

III.8 Avantages supplémentaires

L’opérateur économique précisera dans son offre les avantages et offres (bons de réduction, avantages exclusifs) octroyés. Ceux-ci doivent être accessibles via une plateforme web. Les tarifs seront précisés dans l’offre.

III.9 Autres types de titres/titres supplémentaires

Le soumissionnaire informera également des modalités de facturation supplémentaire en cas de commande d’autres types de chèques tels que chèque-cadeau, éco-chèque, etc.

En tout état de cause, il est nécessaire que la livraison de ces autres types de chèques puisse se faire sur une seule carte, à savoir la carte dont dispose déjà le travailleur afin de ne pas multiplier les supports de paiement.