Moderniseringsstyrelsen ønsker at anskaffe en fællesstatslig HR-Løsning til organisationsstyring og personaleadministration for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner. Den udbudte kontrakt vedrører etablering, tilrådighedsstillelse og implementering af Løsningen i en række statslige myndigheder og selvejende institutioner. Tilrådighedsstillelsen omfatter bl.a. drift, support og vedligeholdelse. Organisationsstyring og personaleadministration håndteres i nogle ministerområder via koncernfælles administration for en del eller alle institutioner på ministerområdet. Moderniseringsstyrelsen ønsker en tidsvarende og brugervenlig standardløsning, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og bedste praksis på markedet. Løsningen skal understøtte organisationsstyring, personaleadministrative processer og håndtering af effekter. Løsningen er nærmere beskrevet i punkt II.2.4).

1. Baggrund og formål:

Formålet med løsningen er at øge kvaliteten i den statslige organisationsstyring og i de personaleadministrative processer samt at effektivisere opgavevaretagelsen. Løsningen skal sikre et effektivt kontrol- og godkendelsesflow for personaleadministrative processer.

Løsningen vil blive anvendt obligatorisk af ca. 130 statslige institutioner samt 9 selvejende institutioner, svarende til ca. 60 000 aktive medarbejdere. Det samlede antal aktive medarbejdere, som Moderniseringsstyrelsen forpligter sig til at tilslutte løsningen, er imidlertid ca. 80 000. De ca. 80 000 aktive medarbejdere anses for at udgøre den væsentligste del af kontraktens værdi. Herudover kan selvejende institutioner, som ikke er forpligtede til at anvende løsningen, frivilligt tilslutte sig løsningen gennem en option om op til yderligere 85 000 aktive medarbejdere.

2. Kontrakten omfatter følgende ydelsesområder:

A) Software-as-a-Service:

En tidssvarende og brugervenlig standardløsning, som drives af tilbudsgiveren (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke foretages væsentlige tilpasninger udover de nødvendige integrationer.

Løsningen skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå løsningen med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i løsningen på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.

Løsningen skal understøtte strategiske HR-opgaver som organisationsstyring samt core HR-opgaver som tiltrædelse, administration og fratrædelse.

Løsningen skal understøtte administration på tværs af ministerier og styrelser, herunder understøtte overholdelsen af de særlige krav, der stilles til sikkerhed i forbindelse med persondata, inkl. datahåndtering.

Løsningen skal sikre integrationer til andre systemer og data. Løsningen skal således integrere til bl.a. Statens Lønsystem (SLS), Navision Stat og Active Directory samt kunne integreres til en stor variation af lokale fagsystemer, herunder sikre de nødvendige integrationsflader med henblik på at indhente eller eksportere data fra de relevante kildesystemer eller lokale systemer.

Løsningen skal kunne håndtere gældende regler og offentlige aftaler i Danmark, herunder lovgivning, fællesoverenskomster, overenskomster og organisationsaftaler samt rolle- og rettighedsstyring, workflow og rapportering.

B) Implementering:

Tilbudsgiveren skal levere implementeringsværktøjer og -processer, således at Moderniseringsstyrelsen i videst muligt omfang bliver i stand til at implementere løsningen, og som også senere sætter styrelsen i stand til selv at kunne lave nye opsætninger eller ændringer af de eksisterende opsætninger med mindst muligt tidsforbrug.

Tilbudsgiveren skal levere uddannelses- og vejledningsmaterialer, som indebærer, at Moderniseringsstyrelsen er i stand til at undervise institutionerne, samt at brugere i løbet af kort tid er i stand til at anvende løsningen, fx via e-learning eller andre let tilgængelige værktøjer.

C) Tilrådighedsstillelse:

Tilbudsgiveren skal levere drift, vedligeholdelse og support af løsningen, herunder forebyggende vedligehold, fejlretning og 2. level support.

D) Konsulentydelser og videreudvikling:

Tilbudsgiveren skal levere videreudvikling af løsningen, som bl.a. omfatter etablering af yderligere integrationer og ændringer i etablerede integration samt konsulentydelser, f.eks. i form af hjælp med tilpasninger af løsningen.

Tilbudsgiveren skal i mindre omfang tilbyde andre konsulentydelser i tilknytning til løsningen, f.eks. til rådgivning og uddannelse af styrelsens ansatte.