Das Vergabeverfahren erfolgt mit dem Ziel, einen kompetenten und erfahrenen Anbieter für die umfangreichen Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Corporate Publishing Produkten in der Abteilung Kommunikation der Generalverwaltung zu finden.
Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen Grundlage entsprechende Einzelleistungen im Zusammenhang mit der Erstellung von Corporate Publishing Produkten über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung vergeben werden. Wesentlicher Teil der Leistung ist das Refresh des Corporate Designs der MPG inklusive der Erstellung eines Corporate Design Manuals sowie die Erstellung der Jahresberichte und Jahrbücher (ab dem Jahr 2019). Ebenso umfasst ist die Einholung von Angeboten von Druckaufträgen für die entwickelten Corporate Publishing Produkte.
Das bestehende Corporate Design Manual deckt bisher nur den Bereich Print ab. Vor kurzem fand ein Relaunch der MPG-Website statt. Dabei wurde auch ein neues Farbsystem definiert. Mit den dort neu eingeführten Elementen muss das Corporate Design harmonisieren, um einen einheitlichen Außenauftritt aller Institute und Einrichtungen der MPG zu erreichen bzw. beizubehalten. Bei der MPG mit ihren Instituten handelt es sich um eine renommierte, internationale Forschungseinrichtung, deren Erscheinungsbild seriös, aber auch innovativ und modern sein soll. Daher muss der Außenauftritt und damit einhergehend das gewählte Corporate Design sowie die sprachliche Ausarbeitung der Corporate Publishing Produkte diesen Anforderungen entsprechen. Bei der Auftragsausführung ist eine direkte, unkomplizierte und effektive Kommunikation mit den direkt beteiligten Mitarbeitern erforderlich. Dadurch soll unter anderem gewährleistet werden, dass im Falle einer kurzfristigen Beauftragung des Auftragnehmers, die Aufträge schnell und effektiv, unter Einhaltung der Qualitätsanforderungen, fristgemäß ausgeführt werden. Während der Vertragslaufzeit kann es immer wieder zu kleineren kurzfristigen Aufträgen kommen.
Insbesondere folgende Aufgaben ergeben sich im Zusammenhang mit der Erstellung der Corporate Publishing Produkten:
— Refresh des Corporate Designs der MPG inklusive Erstellung eines neuen Corporate Design Manuals,
— Erstellung der Jahresberichte (2019-2022) in einem hochwertigen Layout inkl. Neukonzeption im ersten Jahr,
— Erstellung der Jahrbücher (2019-2022) in einem hochwertigen Layout inkl. Neukonzeption im ersten Jahr,
— Erstellung von Imageflyern, Broschüren, Postern und ähnlichen Corporate Publishing Produkten, einschließlich PowerPoint-Vorlagen (darunter Corporate Slides),
— die Erstellung von Indesign-Templates und Musterseiten für Printprodukte (Poster, Plakate etc.),
— Unterstützung bei der grafischen Aufbereitung wissenschaftlicher Daten (Infografiken, Illustrationen, Diagramme etc.),
— Erstellung von Imageanzeigen (Print und Digital, z. B. gif-Banner),
— Aktualisierung oder Änderungen von bereits vorhandenen Layout-Dateien im Rahmen von Nachdrucken (Austausch von Bildern, Ausführen von Textkorrekturen; Layoutänderungen,
— allgemeine Beratungsleistungen, z. B. Beurteilung vorhandener Produkte der MPG im Hinblick auf Corporate-Design-Kriterien (dazu notwendige Präsentationsarbeiten u. ä.),
— Einholung von mind. 3 Vergleichsangeboten für den Druck der entwickelten Corporate Publishing Produkte unter Beachtung der erforderlichen vergaberechtlichen Vorgaben der MPG für nationale Ausschreibungen mit einem entsprechenden Auftragswert (vgl. Kap. 5.3.; https://www.gwk-bonn.de/themen/foerderung-von-ausseruniversitaeren-wissenschaftseinrichtungen/wissenschaftseinrichtungen-in-der-gemeinsamen-foerderung/max-planck-gesellschaft-mpg/). Die Qualitätssicherung des Drucks ist durch den Auftragnehmer vorzunehmen,
— Erstellung von Illustrationen zur Auflockerung sehr Text-lastiger Printprodukte,
— Visuelle Aufbereitung von Grafiken wissenschaftlichen Ursprungs,
— Unterstützung bei der Beschaffung, ggf. Erstellung von Fotoserien, Grafische Überarbeitung von PowerPoint-Präsentationen,
— Konvertierungen bereits vorhandener Daten in andere Dateiformate (u. a. auch Erstellung von Word-Dateien aus Layouten-Dateien),
— Flexible Bereitstellung von Ressourcen bei kleineren grafischen Aufträgen,
— Überlassung einer Archiv-CD/DVD mit den erstellten offenen Grafikdaten (Indesign-Dateien als IDML) sowie mit den verwendeten, überarbeiteten Bilddaten in den verwendeten Dateiformaten (ai, eps, psd, png etc.) sowie als jpg-Dateien für unsere interne Bilddatenbank,
— Abwicklung der Bildbearbeitung & Lithographie für sämtliche Druckprodukte entweder inhouse oder in eigenständiger Zusammenarbeit mit einer Lithoanstalt,
— ggf. Anpassungen der Geschäftsausstattung (Briefpapier, Visitenkarten),
— alle Leistungen sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen zu erbringen.